投资集团业务档案管理规范

投资集团业务档案管理规范一、引言在投资集团运营中，业务档案作为记录股权投资、债权融资、并购重组等核心业务全流程的关键载体，既是合规运营的“凭证”，也是复盘决策、风险管控、资产保值增值的“智囊库”。为规范业务档案管理，保障档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，结合集团业务特性及《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，特制定本管理规范。二、总则（一）制定目的通过明确业务档案的管理流程、职责分工与操作标准，实现档案从“形成—归档—保管—利用”的全生命周期规范化管理，为集团战略决策、项目复盘、合规审计提供可靠支撑，助力提升投资管理的精细化水平。（二）适用范围本规范适用于集团及下属子公司在股权投资、债权投资、并购重组、基金管理、风险管理等业务活动中形成的各类档案（含纸质、电子、音频、视频等载体形式）。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容需如实反映业务开展的实际过程与结果，严禁篡改、伪造，确保每一份文件“有据可查、有源可溯”。2.完整性原则：涵盖业务全流程的关键文件，包括立项、尽调、决策、实施、投后管理、退出等环节的材料，做到“业务开展到哪里，档案记录就跟进到哪里”。3.安全性原则：通过物理防护、权限管控、备份机制等多维度保障档案安全，防止损毁、丢失或泄露，筑牢信息安全防线。4.可利用性原则：档案整理与存储需便于检索、借阅及数据分析，让档案“活起来”，真正服务于业务复盘与管理决策。三、管理职责（一）档案管理部门（集团综合管理部）作为档案管理的统筹中枢，需：牵头制定并动态修订档案管理制度，建立“一项目一档案”的全流程管控机制，从文件形成阶段介入指导，确保档案“应归尽归、应管尽管”；审核业务档案的归档质量，针对股权投资、并购等复杂项目，联合业务部门开展“档案合规性体检”；负责档案库房的日常运维，定期检查温湿度、防火防盗设备，对电子档案服务器进行“周备份、月校验、年归档”；搭建档案检索系统，通过“业务类别+项目编号+关键词”的多维检索方式，提升档案利用效率；每5年组织一次档案鉴定，联合业务、风控、法务等部门“会诊”档案价值，提出续存或销毁建议。（二）业务部门（如股权投资部、并购部等）作为档案形成的“第一责任人”，需：明确本部门档案管理员，实行“业务经办人+档案管理员”双岗负责制，确保文件“随办随归、日清月结”；针对股权投资项目，从立项申请到退出报告，按“时间轴+逻辑链”整理文件，确保尽调报告、投资协议、投后管理记录等关键材料“一个不落”；按要求向档案管理部门移交档案，移交前开展“自查自纠”，确保文件签字盖章齐全、页码连续、内容完整；提出档案利用需求，结合业务复盘场景，协助档案管理部门优化检索标签（如增加“行业类型”“投资阶段”等维度）。（三）分管领导审批档案管理制度及重大档案事项（如涉密档案借阅、超五亿元项目档案销毁等），把好“合规关”；协调跨部门档案管理工作，针对并购项目等跨部门协作场景，督促各部门“无缝衔接”，避免档案断档。四、档案分类与整理（一）分类体系：按“业务类别+项目周期”双维度划分结合集团业务特性，档案分为五大类，每类按项目周期细化：1.股权投资项目档案：涵盖项目立项申请、可行性研究报告、尽职调查报告（含财务、法律、行业分析）、投资协议、公司章程、投后管理报告（含季度运营分析、风险预警）、退出方案及实施记录等，完整记录“募、投、管、退”全流程。2.债权投资项目档案：含融资方尽调报告、借款协议、担保文件（抵质押合同、保证人承诺）、还款计划、风险监控记录（如资金流向追踪）、催收文件等，聚焦“风险防控+回款管理”。3.并购重组项目档案：含标的尽调报告（含历史沿革、潜在风险）、并购方案（估值模型、交易结构）、交易协议（股权转让、资产收购）、交割文件（工商变更、资产过户）、整合计划及执行记录（如团队融合、业务协同）等，服务于“并购—整合—增值”闭环管理。4.基金管理档案：含基金设立文件（合伙协议、备案回执）、募集协议、投资者档案（合格投资者证明、风险揭示书）、投资决策文件（投决会纪要、项目评审表）、基金清算报告等，保障基金运作“合规透明”。5.风险管理档案：含风险评估报告（如行业风险、信用风险）、合规审查文件（如关联交易审查）、纠纷处理记录（仲裁/诉讼材料）、内部审计报告（含整改要求）等，为“风险预判—处置—复盘”提供依据。（二）整理要求：“标准化+个性化”结合1.组卷规则：以单个项目或业务事项为单位组卷，同一项目的文件按“立项→尽调→决策→实施→投后/退出”的时间逻辑排列，确保“一卷看全一个项目的来龙去脉”。2.编号与编目：档案编号采用“业务类别代码+项目编号+卷号”（如“EQT-____”，EQT代表股权投资，“2301”代表23年1月），卷内文件需编制目录，注明序号、文件名称、形成时间、页数，方便“按号索骥”。3.载体管理：电子档案需与纸质档案“同步生成、同步归档”，电子文件转换为不可编辑的PDF格式，命名规则与纸质档案一致；录音、视频等特殊载体需标注内容摘要（如“23年X月X日并购项目尽调访谈”）与时间，确保“声像档案可听可看可追溯”。五、归档流程：“全程管控+节点把关”（一）形成与预归档：“业务开展到哪，档案跟到哪”业务部门在业务开展过程中，由档案管理员同步收集文件，每月末对当月文件进行“预整理”，重点检查：文件完整性：如尽调报告是否包含财务、法律、行业三个维度的分析；合规性：如投资协议是否经法务审核、签字盖章是否齐全；逻辑性：如投后管理报告是否与投资协议的业绩对赌条款对应。对于需跨部门协作的文件（如风控审查意见），由牵头部门负责收集，确保“文件不遗漏、责任不推诿”。（二）移交与审核：“双审双验，确保归档质量”1.移交周期：项目结束后30日内（或按业务周期，如基金季度报告每月10日前），业务部门向档案管理部门移交档案，做到“项目结项，档案收官”。2.移交清单：填写《档案移交清单》，注明项目名称、档案类别、卷数、载体类型、移交人、接收人及日期，实现“交接有痕、责任可溯”。3.审核要点：档案管理部门从“完整性、合规性、逻辑性”三方面审核，若发现缺失（如尽调报告缺少法律意见书），退回业务部门补充，直至“档案质量达标”。六、保管与利用：“安全存管+高效服务”（一）保管期限：“分级分类，精准存管”根据业务重要性与法规要求，分为：永久保管：涉及集团战略、重大投资项目（如金额超五亿元的并购）、股权结构变更的核心文件，如“公司章程（变更版）”“并购交易协议（标的额五亿元以上）”。定期保管：一般业务文件（如日常风控报告、普通借款协议），保管期限为10年或30年（参照《企业档案管理规定》），到期后启动“再鉴定”程序。（二）保管条件：“人防+技防，筑牢安全防线”纸质档案库房：防潮（湿度≤60%）、防火（配备灭火器、烟感报警器）、防盗（安装监控、门禁系统）、防磁（远离强磁场），定期开展“档案健康检查”，发现霉变、破损及时修复。电子档案：存储于专用服务器，每周备份至异地存储设备，每年进行一次“数据校验+格式转换”，防止因技术迭代导致档案无法读取。（三）利用流程：“按需授权，便捷高效”1.内部借阅：员工填写《档案借阅申请表》，注明用途、档案编号，经部门负责人审批后，到档案管理部门借阅。电子档案可通过权限系统“在线查阅”（需登录验证），纸质档案原则上“不外借”，确需借阅的需签订《保密协议》，并在指定场所查阅。2.外部利用：如审计、尽调需调阅档案，需经集团分管领导审批，由业务部门“陪同查阅”，严禁复制核心涉密文件（如未公开的标的尽调报告），确保“信息安全不泄露”。七、安全与保密：“分级管控，全程保密”（一）涉密档案管理：“专区存放，严限权限”涉密档案（如未公开的投资标的尽调报告、股东敏感信息）需单独存放于“涉密档案柜”，借阅需经集团总经理审批，且仅限在“涉密查阅室”查阅，全程“双人监督、操作留痕”。电子涉密档案需“加密存储+权限隔离”，访问权限仅开放给核心岗位人员（如投资总监、风控总监），操作记录“实时审计、永久留存”。（二）保密措施：“全员覆盖，长效监督”档案管理人员需签订《保密协议》，离职时需完成“档案交接+保密承诺签订”，确保“人走档安、秘密不泄”。定期开展“档案安全培训”，通过案例分析（如某企业因档案泄露导致并购标的估值泄露）提升全员保密意识，严禁通过微信、邮件等非加密渠道传输涉密档案。八、鉴定与销毁：“科学鉴定，合规销毁”（一）定期鉴定：“五年一评，去芜存菁”档案管理部门每5年组织一次“档案价值鉴定会”，由业务部门、风控部、法务部组成鉴定小组，从“业务价值、法律风险、合规要求”三方面评估档案：仍具利用价值的（如某行业投资案例可作为未来项目参考），延长保管期限；无保存价值的（如已结清的普通借款协议），列入“销毁清单”。（二）销毁流程：“审批+监督，全程留痕”1.审批：销毁清单经分管领导审批后，报集团董事会备案（涉及重大项目档案需董事会审议），确保“销毁有据可依”。2.实施：纸质档案由档案管理部门与安保部门“共同监督销毁”（如粉碎），电子档案需“彻底删除+数据擦除