行政文件管理与归档规范

行政文件管理与归档规范一、规范适用场景本规范适用于各类企事业单位、社会团体及其他组织的行政管理部门，涵盖日常行政管理中产生的各类文件（如通知、请示、报告、会议纪要、合同、规章制度、外来函件等）从形成到最终销毁的全过程管理。无论是纸质文件还是电子文件，均需遵循本规范，保证文件管理有序、归档完整、利用高效，满足日常工作查考、审计监督、历史追溯等需求。二、文件全生命周期管理流程（一）文件收集与初步整理文件收集范围内部文件：包括但不限于公司红头文件、部门工作计划与总结、会议纪要、请示报告、审批单、人事任免通知、合同协议、财务凭证（相关部分）等。外部文件：接收的上级单位发文、平单位函件、客户/供应商往来函件、部门通知等。特殊文件：涉密文件、审计报告、重大事项决策文件等需单独标注并优先处理。收集责任分工各部门负责人为本部门文件收集第一责任人，需指定专人（如部门文秘*同志）负责本部门形成文件的日常收集。档案管理员*同志每月5日前前当月需归档文件清单，向各部门催收；重要紧急文件需在24小时内提交至档案室。初步整理要求检查文件完整性：保证、附件、签批手续齐全，缺项文件需及时联系补充。清理重复文件：内容相同的文件只保留最终版本（如带有正式签批意见的终稿）。初步分类：按“年度-部门-问题”初步划分，标注“待归档”标识。（二）文件分类与编号分类标准采用“年度-机构-问题”三级分类法：一级类目：按年份划分（如“2024年”）；二级类目：按部门或机构划分（如“行政部”“财务部”“综合办公室”）；三级类目：按文件问题或性质划分（如“综合管理”“会议管理”“合同管理”“外来函件”）。编号规则文件编号格式：年份-部门代码-文件类别代码-流水号部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）等，由各单位自行统一编码；文件类别代码：通知（TZ）、请示（QS）、报告（BG）、会议纪要（YJ）、合同（HT）、外来函件（WL）等；流水号：按文件形成顺序三位数编码（如001、002）。示例：2024-XZ-YJ-001表示2024年行政部会议纪要第1号文件。分类与编号操作档案管理员*同志根据收集的文件，对照《行政文件分类表》（见本文表1）确定三级类目，填写文件编号标签并粘贴于文件首页右上角；电子文件需在文件名中体现编号，如“2024-XZ-YJ-001_2024年度行政工作第一次会议纪要.docx”。（三）文件审核与签发审核要求内容审核：检查文件内容是否符合法律法规、公司制度，数据是否准确，逻辑是否清晰；格式审核：检查文件标题、主送/抄送单位、发文日期、字体格式（如标题二号宋体加粗、三号仿宋）等是否规范；签批审核：需经部门负责人审核、分管领导签发的文件，保证签批手续完整（电子文件需有电子签章或审批记录截图）。签发流程一般文件：部门负责人审核→分管领导签发；重要文件（如制度、合同、重大请示）：部门负责人审核→分管领导审核→总经理/单位主要负责人签发；外来文件：需经行政部*同志登记、核对原件后，标注“已登记”并分送至相关部门。（四）文件归档与登记归档时限年度归档：每年次年3月31日前完成上一年度所有文件的归档；专项归档：重大项目、重大活动文件在项目结束后1个月内完成归档；紧急文件：在事件处理完毕后5个工作日内归档。归档质量要求纸质文件：使用A4纸张，字迹清晰（禁止使用铅笔、圆珠笔书写），装订整齐（左侧装订，去除金属夹），破损文件需修补；电子文件：格式为PDF、DOC、XLS等常用格式，加密文件需提供密码说明，存储于指定服务器或加密移动硬盘；归档文件需一式一份（重要文件可保留两份，一份用于查阅）。归档登记操作档案管理员*同志核对文件编号、分类、完整性后，填写《文件归档登记表》（见本文表2），记录文件名称、文号、页数、归档日期、经办人等信息；纸质文件登记后按编号顺序放入档案盒，盒脊标注“年份-部门-类别-起止号”（如“2024-行政部-会议纪要-001-010”）；电子文件登记后至档案管理系统，建立电子目录，与纸质文件编号一一对应。（五）文件保管与维护保管场所要求纸质档案：存入专用档案柜，库房保持干燥（湿度45%-60%）、通风（温度14-24℃）、防火、防盗、防虫、防鼠，配备灭火器、温湿度计等设备；电子档案：存储介质定期检测（每半年一次），双备份存储（本地服务器+异地备份），防止数据丢失或损坏。保管期限划分永久保存：公司章程、年度工作报告、重大决策文件、历史沿革资料等；长期保存（10-30年）：重要合同、财务凭证、人事档案、会议纪要等；短期保存（3-10年）：一般通知、工作计划、临时性请示等。维护措施定期检查：每月检查档案柜密封性、防火设备状态，每季度抽查档案完整性，发觉问题及时处理；清点核对：每年12月底对档案进行全面清点，保证账物相符，形成《档案清点记录表》。（六）文件利用与借阅利用权限内部员工：因工作需要可查阅本部门文件，跨部门文件需经原发文部门负责人同意；外部单位：需持单位介绍信、身份证件，经行政部*经理批准后查阅，涉密文件需经总经理签字。借阅流程填写《文件借阅申请表》（见本文表3），注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日）；档案管理员*同志核对申请表无误后，提供档案（涉密文件需在指定阅览室查阅）；借阅人归还时，档案管理员需检查文件完整性，确认无误后登记归还日期。利用要求禁止涂改、勾画、抽取、撤换档案文件；复制档案需经批准，复制件需标注“复印件”字样及复制日期，与原件具有同等效力；涉密文件严禁复制、拍照，查阅后立即归还。（七）文件鉴定与销毁鉴定组织每年6月由行政部牵头，组织档案管理员、各部门负责人、法务人员（如有）组成档案鉴定小组，对到期档案进行鉴定。鉴定流程对照《档案保管期限表》，核查到期档案是否确无保存价值；对需延长保管期限的档案，重新划定保管期限并标注；对确无保存价值的档案，形成《档案销毁审批表》（见本文表4），经行政部经理、总经理签字批准。销毁操作纸质档案：由两人以上（含档案管理员同志、监销人同志）共同监销，采用粉碎或焚烧方式处理，监销人需在销毁记录上签字；电子档案：彻底删除存储介质数据（低级格式化），保证无法恢复，并记录销毁时间、方式、操作人。三、标准化表格模板表1：行政文件分类表一级类目（年度）二级类目（部门）三级类目（问题）类目说明2024年行政部综合管理包含通知、请示、报告等2024年行政部会议管理会议纪要、会议通知、会议记录等2024年财务部财务管理财务制度、报销凭证、审计报告等2024年人力资源部人事管理人事任免、劳动合同、培训记录等2024年综合办公室外来函件上级单位发文、平单位函件等表2：文件归档登记表归档年度文件编号文件名称文件类型页数归档日期经办人保管期限存放位置（盒号）备注20242024-XZ-YJ-0012024年度行政工作第一次会议纪要会议纪要52025-01-15*三10年A-2024-0120242024-CW-HT-005与公司采购合同合同122025-01-18*四长期B-2024-05含附件表3：文件借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期文件编号文件名称借阅用途部门负责人审批档案管理员签字备注*五行政部2025-03-012025-03-032024-XZ-TZ-002关于2024年清明节放假的通知通知各部门*经理（签字）*六（签字）表4：档案销毁审批表销毁年度销毁文件清单（编号及名称）数量（页/份）保管期限鉴定意见部门负责人审核行政部审批总经理审批监销人销毁日期20232023-XZ-BG-001_年度工作总结810年无保存价值，同意销毁*七（签字）*八（签字）*九（签字）六、十2024-06-20四、管理要点与风险规避（一）责任分工明确化建立“部门负责人-档案管理员-具体经办人”三级责任体系，各部门负责人对本部门文件真实性、完整性负责，档案管理员负责归档、保管、利用的规范性，具体经办人负责文件收集、初步整理；将文件管理纳入部门年度考核，对未按时归档、文件丢失等情况追究相关人员责任。（二）归档时限严格把控严格执行年度归档截止日期（次年3月31日），对逾期未归档的部门，暂停该部门文件借阅权限，直至完成归档；专项文件归档需在项目/活动结束后1个月内完成，行政部*同志定期跟踪项目进度，提前提醒相关部门准备归档材料。（三）电子文件特殊要求电子文件需形成“双套制”（纸质+电子），重要电子文件需定期备份数据（每月一次），并备份数据异地存放；电子文件管理系统需设置权限管理，仅授权人员可、修改、删除文件，操作日志需保存至少3年。（四）保密文件专项管理涉密文件需单独分类、编号、存放，库房配备“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、报警器），查阅需经单位主要负责人批准，全程记录查阅人、时间、用途；涉