企业人事档案管理规范指南

企业人事档案管理规范指南一、适用情境与目标本指南适用于企业内部人事档案的规范化管理，覆盖员工从入职到离职全生命周期的档案处理环节。通过明确管理标准与操作流程，保证档案材料的完整性、真实性与安全性，为企业人力资源规划、员工异动、薪酬调整、劳动争议处理等提供可靠依据，同时规避因档案管理不当引发的法律风险与运营问题。具体适用情境包括：新员工入职建档、在职期间档案动态更新、员工岗位/职级变动记录、离职档案交接与保存、内部档案查询与借阅等。二、标准化操作流程（一）新员工入职档案建立材料收集员工入职时，需提交以下材料（原件核对后留存复印件，复印件需注明“与原件一致”并由员工签字确认）：证件号码复印件；学历/学位证书、职业资格证书复印件；入职登记表（含个人基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等）；体检合格证明（参照企业岗位健康要求）；与原单位解除/终止劳动合同的证明（应届毕业生提供就业推荐表）；一寸免冠照片2张（存入纸质档案）；企业要求的其他材料（如保密协议、竞业限制协议等）。分类与编号按员工所在部门+入职年份+流水号进行档案编号（示例：市场部2024年001号编号为“MKT2024001”），编号规则需在企业内部统一，便于检索。将材料按“基础信息类、学历资格类、劳动关系类、考核奖惩类、其他类”分类排序，使用档案袋或文件夹分装，并在档案袋封面标注员工姓名、编号、部门、入职日期。电子档案同步将纸质档案关键信息（如证件号码号、学历、入职日期等）录入企业人事管理系统，扫描所有材料电子档案（PDF格式），与纸质档案同步存储，电子档案命名规则与纸质档案编号一致。（二）在职期间档案动态更新材料变更触发当员工出现以下情况时，需在发生之日起3个工作日内更新档案：个人信息变更（如联系方式、住址、紧急联系人等）；岗位/职级调整（提供调岗通知、任免文件等）；培训经历（培训合格证书、考核结果等）；奖惩记录（奖惩通知、表彰文件、处分决定等，需经相关部门负责人签字确认）；薪酬调整（薪酬变更审批单）；合同续签/变更（劳动合同续订书、变更协议）。更新流程员工或所在部门提交变更材料至人力资源部，人力资源部核对材料原件与复印件，确认无误后归入档案，同时在电子档案中更新对应信息，标注变更日期及内容。（三）档案借阅与查阅管理借阅申请因工作需要查阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人姓名、部门、借阅事由、档案编号、借阅材料名称、预计归还时间，并经部门负责人审批（特殊情况需经分管人力资源负责人审批）。借阅与归还人力资源部核对申请表与审批权限，确认无误后提供档案，借阅人需当场核对材料完整性并签字确认。档案原则上应在借阅后2个工作日内归还，如需延长，需重新申请。归还时，人力资源部检查材料是否完好、有无缺失，确认无误后登记归还日期。查阅限制涉及员工隐私的敏感信息（如家庭背景、薪酬明细等），仅限人力资源部授权人员因工作需要查阅，查阅过程需有监督人在场，严禁复制或摘抄。（四）员工离职档案处理离职材料整理员工离职时，人力资源部需整理其完整档案，包括：劳动合同解除/终止证明；离职申请表、工作交接清单；在职期间所有奖惩、培训、考核材料；企业要求的其他离职相关材料。档案转递与保存对于离职后需转移档案的员工（如入职新单位），人力资源部应凭员工提供的《档案转递申请》及新单位接收函，通过机要渠道或专人递送档案，并留存回执。员工自行保管档案的，需签署《档案保管承诺书》，企业不再承担保管责任。离职员工档案保存期限：未转递的档案自离职日起保存不少于2年，到期后经鉴定无保存价值的按规定销毁（销毁需履行审批手续，记录销毁清单并由监销人签字）。三、核心表单模板（一）员工基本信息表项目内容（示例）项目内容（示例）员工编号MKT2024001入职日期2024年3月1日姓名*某三性别男出生日期1995年6月15日证件号码号110（复印件）学历大学本科所学专业市场营销部门市场部岗位市场专员劳动合同期限2024年3月1日-2027年2月28日紧急联系人*某四（父亲）紧急联系人电话5678（虚拟号码）现居住地址市区路号（二）档案材料归档记录表归档日期员工编号材料名称材料来源份数归档人备注2024-03-02MKT2024001入职登记表员工提交1张某原件留存2024-03-05MKT2024001学历证书复印件员工提交1张某注“与原件一致”2024-07-10MKT2024001市场专员晋升审批表市场部提交1李某部门负责人签字（三）档案借阅登记表借阅日期借阅人部门借阅人姓名员工编号档案材料名称借阅事由审批人归还日期备注2024-08-15人力资源部王某MKT2024001在职培训考核记录表年度绩效考核赵某2024-08-16无2024-09-01市场部孙某MKT2024002奖惩通知单评优材料准备周某2024-09-03复印件四、关键管理要点（一）材料真实性管控所有档案材料需经人力资源部核对原件与复印件一致性，复印件需由员工签字确认“与原件一致”，虚假材料一经发觉，企业有权依据规章制度处理。（二）保密与权限管理人事档案属于企业内部机密，仅人力资源部专职人员及经授权的管理人员可接触，严禁无关人员查阅、复制或泄露档案内容，电子档案需设置访问权限，定期更新密码。（三）存储环境保障纸质档案存放于专用档案柜，具备防火、防潮、防虫、防盗功能，由人力资源部指定专人负责管理；电子档案存储于企业内部服务器，定期进行备份（每月一次），防止数据丢失。（四）定期核查机制人力资源部每半年对档案进行一次全面核查，检查材料完整性、编号准确性及电子档案与纸质档案的一致性，对缺失或错误信息及时补充、修正，并记录核查结果。（五）合规性要求