销售订单管理模板标准订单格式及审核流程覆盖版

销售订单管理模板标准订单格式及审核流程覆盖版一、适用业务范围二、订单处理全流程操作指引1.销售订单创建操作人：销售专员*操作内容：根据客户需求（口头/邮件/合同等），在订单管理系统中录入订单基本信息，包括客户名称、客户编号、联系人、联系方式、收货地址、订单日期、期望交货期等；逐项添加产品明细：输入产品编码、产品名称、规格型号、单位、数量、单价（不含税）、含税单价（若适用），系统自动计算金额（数量×单价）及税额（若适用）；填写费用信息：如运费、包装费等附加费用，及客户申请的折扣金额（需注明折扣原因）；补充备注信息：如特殊交货要求、付款条件、发票类型（若适用）等。注意事项：客户信息需与客户档案完全一致，产品编码和名称需准确无误，避免因信息错误导致后续发货或结算问题。2.客户信息与信用审核操作人：客户经理*操作内容：核对订单中的客户名称、联系人、地址等基本信息是否与客户档案一致，保证信息准确；查询客户信用档案，确认客户当前信用等级、信用额度及历史回款记录（如是否有逾期未付款、坏账等）；对于信用额度不足或存在逾期记录的客户，需与客户沟通确认预付款或缩短账期，必要时上报销售经理*审批后处理。注意事项：信用审核是风险控制关键环节，严禁为信用不良的客户开通赊销权限，避免企业资金风险。3.产品明细与库存确认操作人：产品专员*操作内容：逐项核对订单中的产品编码、规格型号、数量是否与客户需求一致，保证产品信息无遗漏或错误；查询实时库存系统，确认所有产品库存是否充足：若库存充足，在订单系统中标注“库存确认通过”，并同步仓库备货；若库存不足，协调生产部门（制造业）或采购部门（贸易企业）确认补货周期，及时与客户沟通交货期调整，必要时更新订单中的期望交货期。注意事项：库存查询需以实时数据为准，避免因系统延迟导致超卖；对于定制化产品，需提前与生产部门确认产能。4.价格与折扣审批操作人：销售经理*操作内容：审核订单中的产品单价是否符合公司《产品价格管理制度》，是否在标准价格允许的浮动范围内；核查折扣金额的合规性：常规折扣需符合客户等级对应标准，特殊折扣（如超出权限的批量折扣、促销折扣等）需提交销售总监*审批，审批通过后方可生效；确认订单总金额（含产品金额、附加费用、折扣金额）计算准确无误。注意事项：价格审批需严格执行权限管理，严禁未经审批擅自给予特殊折扣，保证企业利润不受损失。5.财务审核操作人：财务主管*操作内容：审核订单金额与价格审批结果是否一致，确认折扣、附加费用计算准确；核对客户付款方式（如预付款、账期、现款等）是否符合公司财务制度，账期客户需确认信用额度已审批通过；对于大额订单或首次合作订单，需确认客户是否已支付定金（若要求），定金到账后方可审核通过；审核通过后，在订单系统中标注“财务审核通过”，并同步财务部门进行后续应收账款管理。注意事项：财务审核是订单生效的最后关卡，需保证资金安全与财务合规，避免因付款方式不当导致坏账。6.订单生效与分发操作人：销售专员*操作内容：所有审核环节通过后，系统自动唯一订单号，订单状态更新为“已生效”；将生效订单分发给相关部门：仓库：作为备货、发货依据，仓库根据订单信息安排拣货、包装、物流；财务：作为开票、收款依据，财务部门根据订单跟踪回款情况；销售专员：及时将订单号、交货期、发货信息同步给客户，确认收货安排。注意事项：订单生效后，任何信息变更（如数量、交货期）需通过订单变更流程重新审批，严禁直接修改已生效订单。三、标准订单模板表格结构模块字段名称说明订单基本信息订单号系统自动，唯一标识订单日期订单创建日期客户名称与客户档案一致客户编号客户档案中的唯一编号联系人客户对接人姓名联系方式客户联系人有效电话收货地址详细到省、市、区、街道、门牌号付款方式如“预付款”“账期30天”“现款”等订单状态如“草稿”“审核中”“已生效”“已发货”“已完成”“已取消”产品明细序号产品项顺序编号产品编码公司内部产品唯一编码产品名称产品标准名称规格型号产品具体规格（如尺寸、材质、版本等）单位如“件”“台”“千克”等数量客户订购数量不含税单价单位产品不含税价格含税单价（若适用）单位产品含税价格（税率需注明）不含税金额数量×不含税单价税额（若适用）不含税金额×税率价税合计（若适用）不含税金额+税额费用信息运费订单产生的物流费用其他费用如包装费、装卸费等折扣金额客户享受的折扣总额（需注明折扣原因）订单总金额（含税）所有产品价税合计+运费+其他费用-折扣金额审核信息销售审核人销售经理*姓名销售审核时间销售审核完成的日期和时间财务审核人财务主管*姓名财务审核时间财务审核完成的日期和时间最终审批人（若适用）销售总监*姓名（仅特殊订单需）最终审批时间（若适用）最终审批完成的日期和时间审核意见审核过程中的备注（如“同意”“需修改交货期”等）其他信息备注特殊要求（如“急单”“需分批发货”“指定物流公司”等）四、使用过程中的关键提示信息完整性要求：订单创建时，所有带“*”的必填字段（如客户名称、产品编码、数量、单价等）必须填写完整，避免因信息缺失导致审核中断或发货错误。客户信用动态管理：客户经理*需每季度更新客户信用档案，对回款异常的客户及时调整信用等级，必要时暂停其赊销权限。库存实时同步：产品专员*在审核订单时需查询实时库存，若库存不足，需第一时间与客户沟通，避免承诺无法实现的交货期。审批时效控制：各部门需在收到订单后1个工作日内完成审核，特殊情况（如领导出差）需在订单系统中备注说明，最长不超过3个工作日。订单变更规范：客户变更订单（如增减数量、修改交货期）需提交《订单变更申请单》，经原审核流程审批通过后，方可更新订单信息，严禁口头或私自修改。数据保