供应链管理货物验收清单模板

供应链管理货物验收清单模板一、适用场景与对象二、货物验收全流程操作指南（一）验收准备阶段资料核对：采购专员提前1个工作日将采购订单（含订单号、品名、规格、数量、交付日期、质量标准等）、供应商送货单、质检要求文档（如国标、行标或企业内控标准）同步至仓管员和质检员*，保证三方信息一致。工具与场地准备：仓管员*根据货物特性准备验收工具（如电子秤、卷尺、质检仪器、扫码枪等），并清理验收场地，保证通道畅通、货物存放区域标识清晰（如“待检区”“合格区”“不合格区”）。（二）现场验收执行1.单据一致性核对仓管员首先核对供应商送货单与采购订单信息是否匹配，包括订单号、供应商名称、送货日期、货物清单（品名、规格、批次号、生产日期等），若有差异（如订单号错误、品名不符），立即联系供应商对接人确认，待信息一致后再进行下一步。2.数量清点整件货物：采用“点数+扫码”方式，逐箱清点数量，核对送货单标注的“件数”与实际到货件数是否一致；对带有条码/二维码的货物，需使用扫码枪扫描，系统自动记录数量，避免人工计数误差。散装/货物：使用校准后的计量工具（如电子秤）进行称重或测量，记录毛重、净重、体积等数据，与采购订单约定的数量标准（如“≥1000kg，误差±2%”）对比，判断是否在允许范围内。3.质量检验质检员*依据采购订单约定的质量标准（如外观、功能、包装、环保认证等）进行检验：外观检查：检查货物外包装是否破损、变形、受潮，标识（如生产日期、保质期、警示语）是否清晰完整；打开包装后，检查货物表面有无划痕、裂纹、变色等缺陷。功能测试：对需通电/运行的设备（如机械配件、电子元件），进行通电测试或功能验证，记录运行参数是否达标；对原材料（如钢材、塑料颗粒），需取样送检或使用专业仪器检测成分、硬度等指标。文件核查：核对货物附带的质量证明文件（如出厂检验报告、合格证、3C认证、海关报关单等）是否齐全，文件信息与实物是否一致。（三）异常处理数量不符：若实际数量少于订单数量，仓管员当场记录短缺数量（如“短缺5件，合计短缺数量：”），供应商对接人需在送货单上签字确认短缺事实，采购专员根据合同约定启动追责流程（如要求补货、扣除相应货款）；若数量超出订单数量，需联系采购专员确认是否接收，超出部分按“暂收”处理，后续补签订单。质量问题：若检验不合格（如外观破损、功能不达标、文件缺失），质检员填写《货物不合格报告》，注明不合格项、检验标准、严重程度（轻微/严重/致命），仓管员将货物移至“不合格区”，悬挂“不合格”标识，并通知供应商对接人在24小时内响应（如退换货、返工），同时同步至采购部和财务部*，暂停该批次货款的支付流程。（四）验收结果确认与归档合格货物：仓管员在送货单和验收清单上标注“合格”字样，签字确认；质检员在验收清单“质量结论”栏加盖“质检合格章”，随后将货物移至“合格区”，录入仓储管理系统（WMS），更新库存数据。不合格货物：仓管员、质检员、供应商对接人三方共同在《货物不合格报告》和验收清单上签字确认，验收清单备注栏注明“不合格，已退回/待处理”，后续由采购专员跟进异常处理结果，处理完成后更新验收清单状态。资料归档：验收完成后，采购专员*将采购订单、送货单、验收清单、质检报告、《货物不合格报告》等资料按“订单号+日期”分类归档，保存期限不少于3年，以备后续追溯或审计。三、货物验收清单模板表格基本信息订单号供应商名称收货日期年月日收货地点验收人员仓管员：*质检员：*供应商对接人*联系电话（虚拟）货物明细验收记录序号货物品名规格型号批次号/生产日期订单数量实收数量123质量检验结果序号检验项目质量标准实际结果结论（合格/不合格）不合格项说明（如有）1外观包装2功能参数3文件完整性验收结论□合格□不合格（详见不合格报告）备注签字确认仓管员：*质检员：*供应商对接人：*采购专员：*四、验收关键注意事项时效性要求：货物送达后需在24小时内完成验收，生鲜、易腐货物需在8小时内验收，避免因延误导致货物变质或风险扩大。单据一致性：验收前必须保证采购订单、送货单、供应商信息三者一致，严禁“无单收货”或“订单与送货单不符”时强行验收。异常记录规范：数量不符或质量问题时，需当场记录、三方签字确认，避免事后争议；不合格报告需明确不合格项、处理责任方及时限，保证问题可追溯。沟通协作：验收过程中若遇争议（如质量标准模糊、数量争议），需第一时间通知采购专员和部门负责人协调，避免影响供应链效率。资料归档完整：验收相关资料（订单、送货单、验收清单、质检报告等）需按订单号分类存档，电子