行政文件归档与管理制度执行检查表

行政文件归档与管理制度执行检查工具一、适用应用场景本工具适用于企业行政管理部门、内部审计部门或专项检查组对各部门文件归档工作的执行情况进行系统性核查，具体场景包括：常规季度/年度检查：定期评估各部门文件归档制度的落实情况，保证管理规范持续有效；新制度推行后评估：在《行政文件归档管理制度》更新或实施后，验证各部门对新增要求的执行效果；专项问题核查：针对文件丢失、归档延迟、借阅混乱等具体问题，开展针对性检查与溯源；审计配合场景：为内部或外部审计提供文件归档合规性的检查依据，保证档案管理符合审计要求。二、详细操作步骤步骤1：明确检查范围与依据范围界定：根据检查目标，确定需覆盖的部门（如综合管理部、财务部、人力资源部等）、文件类型（如请示报告、会议纪要、合同协议、制度文件等）及时间周期（如近1年、某季度等）；依据梳理：收集公司现行《行政文件归档管理制度》《档案管理办法》等文件，明确归档范围、分类标准、保管期限、移交流程等核心要求，作为检查判定标准。步骤2：组建检查小组并分工小组构成：至少3人，包括组长（负责统筹协调，通常为行政部负责人）、检查员（负责具体检查执行，可由档案专员或内审人员担任）、记录员（负责问题记录与资料整理）；职责分工：组长提前制定检查计划，明确检查时间、部门及人员；检查员熟悉制度要求，准备检查工具（如检查清单、档案目录样本等）；记录员准备检查记录表、问题整改跟踪表等材料。步骤3：制定检查计划并沟通计划内容：包括检查时间（避开部门业务高峰期）、检查对象（部门及文件范围）、检查方式（现场查阅、访谈、抽样等）、人员分工及输出成果（检查报告、整改清单）；沟通通知：提前3个工作日向被检查部门发送《检查通知》，明确检查目的、内容及需配合的事项（如准备指定时间段文件、安排对接人等），保证检查工作顺利开展。步骤4：实施现场检查文件归档规范性检查：抽取各部门已归档文件（按10%-20%比例抽样），核对文件是否在“归档范围清单”内，有无应归档未归档情况；检查文件分类是否符合《文件分类规范》（如按“年度-部门-问题”分类），档号、题名、页码等要素是否完整；核对归档时间是否满足“文件办理完毕后30个工作日内归档”的要求，有无长期积压未归档文件。管理制度执行情况检查：查阅部门《文件归档台账》，检查台账与实际归档文件的一致性（如数量、名称、归档日期等）；检查文件借阅登记簿，核对借阅流程是否符合“借阅申请-审批-登记-归还”闭环，有无超期未还或无借阅记录的情况；检查档案保管环境（如文件柜是否加锁、温湿度是否符合要求、消防设施是否齐全等），保证物理安全。人员访谈：随机抽取1-2名部门员工，知晓其对文件归档制度的熟悉程度及实际操作流程（如“新形成的文件如何处理？”“归档需提交哪些材料？”），验证制度宣贯效果。步骤5：记录检查结果并初步判定记录问题：对检查中发觉的不符合项，详细记录问题描述（如“2023年Q4人力资源部培训记录未归档”“销售合同借阅超期30天未归还”）、涉及文件/部门、违反的制度条款（如“《归档管理制度》第5.2条”）；初步判定：根据制度标准，对问题进行分类（如“归档延迟”“分类错误”“借阅违规”“保管不当”），并标注严重程度（一般/严重，严重问题指可能导致文件丢失、泄密或违反法规的情况）。步骤6：汇总问题并反馈整改汇总分析：检查小组汇总所有问题，分析共性问题（如“多数部门归档不及时”）及个性问题，形成《检查问题汇总表》；反馈沟通：与被检查部门负责人及对接人召开沟通会，反馈检查结果，确认问题事实（避免歧义），听取部门说明；制定整改要求：针对每个问题，明确整改责任部门、责任人（如*主管）、整改措施（如“补充归档2023年Q4培训记录，完善台账”）及整改期限（一般问题7个工作日内，严重问题15个工作日内）。步骤7：跟踪整改并归档检查记录整改跟踪：记录员定期跟踪整改进度，在整改期限前3天提醒责任部门；整改完成后，检查小组对整改结果进行复查（如核对已归档文件、检查借阅记录等），确认问题是否闭环；资料归档：将《检查计划》《检查记录表》《问题汇总表》《整改跟踪表》《复查报告》等资料整理成册，按“检查-整改-复查”流程归档保存，作为后续管理优化的依据。三、行政文件归档与管理制度执行检查表（模板）检查项目检查内容检查标准检查方式检查结果（符合/不符合）问题描述（不符合项填写）整改要求责任部门责任人整改期限复查情况（已完成/未完成）文件归档范围是否将应归档文件（如请示、报告、会议纪要、合同等）纳入归档范围符合《归档范围清单》要求，无应归档未归档文件抽查文件、核对清单文件分类与编目文件分类是否符合规范，档号、题名、页码等要素是否完整按“年度-部门-问题”分类，档号唯一，题名准确，页码连续无遗漏查阅档案目录、抽查文件样本归档及时性文件是否在办理完毕后30个工作日内完成归档无超期归档文件（特殊情况需有审批记录）检查文件形成日期与归档日期归档台账管理《文件归档台账》是否与实际归档文件一致，记录要素是否完整（文件名、数量、日期等）台账记录与实物一一对应，无漏记、错记核对台账与文件文件借阅管理借阅是否履行申请审批流程，登记簿记录是否完整（借阅人、时间、用途、归还日期等）流序合规，无超期未还，无借阅无记录查阅借阅登记簿、访谈借阅人档案保管条件档案柜是否加锁，存放环境是否干燥通风，温湿度是否符合要求（温度14-24℃，湿度45-60%）环境整洁，无虫蛀、受潮风险，消防设施齐全现场查看制度宣贯与执行部门员工是否熟悉文件归档流程，是否按制度操作员工能准确描述归档步骤，无违规操作访谈员工、观察实际操作档案鉴定与销毁超过保管期限的文件是否按规定鉴定、销毁，销毁记录是否完整有鉴定小组审批意见，销毁记录包含文件清单、监销人签字查阅销毁审批记录、销毁清单四、使用说明与注意事项检查前准备充分：检查小组需提前熟悉公司《行政文件归档管理制度》，明确检查标准；如遇制度不明确的条款，需与行政部沟通确认，避免主观判定。检查过程客观公正：以制度为唯一判定依据，避免因个人偏好或部门差异影响结果；问题记录需具体（如“2023年10月采购合同未归档”，而非“采购合同归档不及时”），保证责任可追溯。整改要求可执行：针对问题制定整改措施时，需明确具体行动（如“补充归档3份合同”而非“加强归档管理”），避免笼统表述；整改期限需合理，兼顾部门工作实际。注重