2025年办公自动化系统实施合同协议

2025年办公自动化系统实施合同协议甲方（委托方/用户方）：[甲方公司全称]法定代表人/授权代表：[姓名]职务：[职务]地址：[甲方公司注册地址或主要经营地址]联系电话：[电话号码]传真：[传真号码]电子邮箱：[电子邮箱地址]乙方（服务方/供应商方）：[乙方公司全称]法定代表人/授权代表：[姓名]职务：[职务]地址：[乙方公司注册地址或主要经营地址]联系电话：[电话号码]传真：[传真号码]电子邮箱：[电子邮箱地址]网址：[公司网址（如有）]根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，就甲方委托乙方实施办公自动化（OA）系统事宜，达成如下协议：第一条项目概述1.1本合同旨在明确甲乙双方在办公自动化系统实施项目中的权利与义务，确保乙方按照甲方需求完成OA系统的部署、配置、定制开发（如有）、数据迁移（如有）、测试、培训及上线等工作。1.2甲方拥有对办公自动化系统实施项目的决策权和监督权，乙方需按照甲方需求和本合同约定提供专业服务。第二条项目范围与内容2.1乙方需向甲方提供并实施[具体OA系统名称或描述，如“XX品牌企业版”]OA系统，版本号为[具体版本号（如有）]。2.2系统功能模块包括但不限于：(1)流程管理：实现各类业务审批流程的电子化，支持自定义流程设计。(2)公文管理：涵盖公文收发、流转、存档、查询等功能。(3)通知公告：发布公司内部通知、新闻公告等。(4)日程管理：提供个人和团队日程安排、预约等功能。(5)通讯录：建立组织架构和人员信息库，支持内外部联系人管理。(6)邮件集成：实现与现有邮箱系统的对接。(7)会议管理：在线申请、审批会议室及发布会议通知。(8)知识管理：搭建知识库，支持文档上传、分类、检索和分享。(9)报表中心：提供预设及自定义报表功能，支持数据统计分析。(10)移动办公APP：提供移动端访问OA系统核心功能的应用程序。2.3实施服务具体内容包括：(1)需求调研与分析：乙方指派专业人员对甲方现有办公流程及OA需求进行深入调研，形成并提交需求分析报告。(2)系统配置与定制开发：根据确认的需求，完成OA系统的参数配置，并为满足甲方特殊需求进行必要的定制开发工作，开发内容包括[具体定制开发需求描述（如有）]。(3)数据迁移：如甲方有现有相关数据（如联系人、历史公文记录等）需要迁移至新系统，乙方负责制定迁移方案并执行，确保数据准确、完整迁移。(4)系统部署与安装：在甲方指定部署环境（云端或本地服务器）完成OA系统的安装、配置和部署。(5)用户培训：为甲方提供系统操作培训和管理员维护培训，培训内容包括[具体培训内容概述]，培训方式为[现场或远程]，培训时间地点由双方协商确定。(6)系统测试：乙方负责进行系统功能测试、性能测试及集成测试，并邀请甲方参与用户验收测试（UAT），直至甲方确认系统符合要求。(7)系统上线与切换：制定详细的系统上线切换计划，并在甲方确认后执行上线操作，提供上线初期的现场或远程技术支持。(8)技术文档交付：向甲方交付必要的技术文档，包括但不限于系统架构说明、管理员操作手册、用户使用手册、系统维护手册等电子版或纸质版。2.4本合同项下的实施服务期限自本合同生效之日起至项目最终通过甲方验收合格之日止，预计服务周期为[具体天数或日期范围]。第三条双方权利与义务3.1甲方的权利与义务：(1)有权要求乙方按照本合同约定的范围、标准和时间完成OA系统实施服务。(2)有权对乙方的实施过程进行监督，并提出合理化建议。(3)有权在验收阶段对系统进行全面测试和评估，确认系统是否符合合同约定。(4)有权获得乙方提供的完整、合法授权的OA系统软件、相关文档和必要的用户培训。(5)应按时向乙方支付合同约定的款项。(6)应及时提供乙方实施项目所需的必要条件，包括但不限于满足系统运行要求的硬件环境、网络环境、授权账号等，并指定专门的项目联系人，积极配合乙方工作。(7)应及时、准确地反馈系统需求，并对需求变更提出书面申请。(8)应按照乙方提供的培训指导完成用户培训，并保障系统运行所需的数据安全与合规。3.2乙方的权利与义务：(1)有权按照本合同约定收取项目实施费用。(2)应组建专业的项目团队负责本合同项下的实施工作，并指派项目负责人与甲方对接。(3)应严格按照合同约定的服务内容和时间节点完成OA系统的实施服务，确保系统质量符合行业标准及甲方需求。(4)应保证所提供的OA系统软件为合法获取且授权使用的版本。(5)应向甲方交付符合合同约定的系统软件、配置文件、技术文档和培训材料。(6)在实施过程中，应向甲方提供及时有效的技术支持和问题解答。(7)应确保系统上线后能够稳定运行，并履行合同约定的售后服务责任。(8)应对在项目合作过程中接触到的甲方商业秘密和技术信息承担保密义务。第四条项目管理4.1双方各自指派项目负责人，负责本项目的日常沟通、协调和进度管理。4.2建立项目例会制度，原则上每周/每两周召开一次项目会议，讨论项目进展、解决问题，会议纪要由双方确认。4.3双方可根据项目实际情况，共同制定详细的项目实施计划，明确各阶段的任务、时间节点和责任人。关键里程碑包括需求确认、系统配置完成、系统测试通过、系统上线运行等，每个里程碑完成后需经双方确认。第五条费用与支付方式5.1本合同项下OA系统实施服务的总价款为人民币[具体金额]元（大写：[大写金额]整）。5.2该总价款包含但不限于OA系统软件费用、实施服务费（含配置、定制开发、数据迁移、测试、培训等）、现场工作费用（如有）等所有乙方为完成本合同约定服务内容所产生的费用。5.3支付方式如下：(1)本合同签订后[具体天数]日内，甲方向乙方支付合同总价款的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（大写：[大写金额]整），作为预付款。(2)系统主要功能模块配置完成并通过甲方初步验收后[具体天数]日内，甲方向乙方支付合同总价款的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（大写：[大写金额]整）。(3)系统通过甲方最终用户验收测试，并完成全部培训、上线切换工作后[具体天数]日内，甲方向乙方支付合同总价款中剩余的[百分比]%，即人民币[具体金额]元（大写：[大写金额]整）。5.4乙方应在收到每笔款项后，向甲方开具等额、合法的增值税[税率，如6%]专用发票或普通发票。5.5如因甲方需求变更或增加导致项目费用增加，双方应就增加的费用进行协商，并签订书面补充协议确认。第六条验收标准与程序6.1验收标准：(1)系统功能：系统各项功能模块必须按照合同第二条约定的内容完整实现，运行稳定，符合设计要求。(2)性能要求：系统响应时间、并发处理能力等性能指标满足约定或行业标准。(3)数据迁移：如涉及数据迁移，迁移后的数据应准确、完整，且符合系统要求。(4)用户培训：培训内容应覆盖合同约定的培训范围，培训材料应齐全。(5)文档交付：交付的技术文档应完整、清晰、准确。(6)用户体验：系统界面友好，操作便捷，基本满足甲方用户的实际使用习惯。6.2验收程序：(1)乙方完成全部实施服务后，应向甲方提交书面验收申请，并附上项目总结报告、测试报告、培训记录、交付文档等。(2)甲方在收到验收申请后[具体天数]日内，组织相关技术人员和业务部门代表进行测试和评估。(3)甲方在测试评估结束后[具体天数]日内，向乙方出具书面验收意见。若验收合格，签署《项目验收确认书》；若验收不合格，应详细列出不合格项、整改意见及整改要求。(4)乙方根据甲方提出的整改意见，在约定的整改期限内完成整改，并再次提交验收申请。甲方进行复验，直至验收合格。(5)若甲方在收到验收申请后[具体天数]日内未进行验收或未提出书面意见，视为验收通过。6.3验收地点：甲方指定地点或双方协商确定的地点。第七条售后服务与维护7.1自系统正式上线运行之日起，乙方为甲方提供为期[具体年数，如壹]年的免费售后服务（以下简称“免费服务期”）。免费服务期内，乙方需提供7x[具体小时数，如8]小时电话及远程技术支持。7.2售后服务内容包括：(1)故障响应：接到甲方故障报告后，在[具体小时数]小时内响应，并依据故障等级在约定时间内提供解决方案或修复措施。(2)技术支持：为甲方提供系统使用咨询、问题解答和远程故障排除。(3)系统维护：在免费服务期内，乙方负责进行系统的日常维护、版本补丁更新（不含重大版本升级）。(4)安全支持：协助甲方处理与系统相关的安全事件。7.3免费服务期届满后，乙方继续为甲方提供有偿售后服务与维护支持。具体服务内容、响应时间、收费标准等由双方另行协商确定，并签订书面服务协议。7.4甲方应自行负责系统运行所需的数据备份与恢复，乙方可提供相关技术指导。第八条知识产权8.1甲方购买的OA系统软件及其标准版本的所有知识产权（包括但不限于软件著作权）归乙方所有。甲方获得该软件在合同约定范围内的使用权，该使用权为不可转让、不可复制、不可分许可。8.2乙方为履行本合同而专门为甲方开发的定制化代码、配置或数据结构（如有）所产生的知识产权，在甲方付清全部合同款项后，归甲方所有。乙方保留在为其他客户提供服务时使用该技术方案中不涉及甲方商业秘密部分的权利。8.3甲方在使用本合同项下OA系统过程中产生或修改的数据及其形成的知识产权，归甲方所有。8.4双方均不得侵犯对方知识产权，如因一方原因导致知识产权纠纷，由该方承担全部责任。第九条保密条款9.1甲乙双方应对在本合同签订及履行过程中获悉的对方的商业秘密、技术信息、客户资料、财务数据等一切未公开信息（以下简称“保密信息”）承担保密义务。9.2保密信息包括但不限于：本合同内容、甲乙双方的经营策略、技术方案、源代码、系统架构、用户数据、财务信息等。9.3任何一方不得以任何方式（口头、书面、电子或其他形式）向任何第三方泄露、披露或使用对方的保密信息，但下列情况除外：(1)根据法律法规或有权机关的要求披露；(2)接收方为履行本合同需要了解该信息；(3)接收方证明在接收信息公开前已经合法知悉该信息；(4)该信息非因接收方过错而公开。9.4本保密义务不因本合同的终止而失效，双方应在合同终止后[具体年数，如贰]年内继续有效。9.5任何一方违反本保密条款，应赔偿因此给对方造成的全部损失。第十条违约责任10.1若甲方未按本合同第五条约定的时间和金额支付款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的[百分比，如万分之五]向乙方支付违约金。逾期超过[具体天数]日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付全部款项及违约金。10.2若乙方未能按本合同第二条约定的范围和标准完成服务，导致项目无法通过甲方验收，或甲方在使用过程中因乙方提供的产品或服务存在严重缺陷而造成甲方损失的，乙方应承担相应责任。乙方应采取补救措施直至满足要求，并可能需要减免部分服务费用或赔偿甲方损失。10.3若任何一方违反本合同第九条的保密义务，给对方造成损失的，应赔偿对方的全部直接损失和可预见的间接损失。10.4除不可抗力因素外，任何一方单方面解除本合同，应向对方支付合同总价款[百分比，如百分之十]的违约金。若违约金不足以弥补守约方损失的，守约方有权要求赔偿实际损失。第十一条不可抗力11.1本合同所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为、严重的流行病疫情等。11.2任何一方因不可抗力导致无法履行或延迟履行本合同义务的，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后[具体天数]日内通知对方，并提供相关证明文件。11.3双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。第十二条争议解决12.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。12.2协商不成的，任何一方均有权向[具体仲裁委员会名称，如中国国际经济贸易仲裁委员会]申请仲裁，并按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。12.3（或：协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。）第十三条合同的生效、变更与解除13.1本合同自甲乙双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。13.2对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，补充协议与本合同具有同等法律效力。13.3除本合同另有约定外，发生下列情形之一时，守约方有权书面通知违约方解除本合同：(1)一方严重违反本合同，经守约方书面催告后[具体天数]日内仍未纠正的；(2)一方进入破产、清算或解散程序的；(3)乙方提供的系统存在严重的安全漏洞或无法修复的缺陷，严重影响甲方业务运行的。13.4合同解除后，双方应妥善处理项目善后事宜，包括数据备份