合同审查流程与审批标准化手册

合同审查流程与审批标准化手册前言为规范公司合同管理，防范合同风险，保证合同内容合法合规、条款严谨可行，提高合同审查与审批效率，保障公司合法权益，特制定本手册。本手册旨在明确合同审查各环节职责、操作规范及标准，为各部门合同处理提供统一指引，保证合同全流程管理规范化、标准化。一、适用范围与业务场景本手册适用于公司及所属各部门、分支机构在业务开展中拟定的各类合同，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议、租赁合同等。典型业务场景包括但不限于：对外采购物资或服务、对外销售产品或提供技术支持、接受或提供第三方服务、合作项目开发、资产租赁、知识产权授权等需通过合同明确双方权利义务的业务活动。二、合同审查与审批全流程操作指引合同审查与审批流程分为合同发起、初步审查、专业审查、合规审查、审批决策、用印执行、归档七个环节，各环节责任主体、操作内容及输出成果（一）合同发起责任主体：业务部门（合同承办人）操作内容：需求梳理：明确合同交易背景、合作方基本信息、合同标的、数量、价款、履行期限、双方权利义务等核心要素。材料准备：收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等）、交易相关资质文件（如行业许可证、认证证书等）、previous合作记录（如有）及其他支撑材料。合同拟定：根据公司《合同示范文本库》（如有）或行业标准模板，结合交易需求拟定合同初稿，保证合同内容完整、条款清晰。输出成果：合同初稿、合作方主体资格证明材料、交易需求说明等。（二）初步审查责任主体：综合管理部（或指定行政岗）操作内容：形式审查：检查合同文本是否完整（含合同、附件、签署页等），合同编号是否符合公司编号规则（如“合同类型简称-年份-序号”，如采购-2024-001），材料是否齐全（如缺少合作方营业执照等，需退回业务部门补充）。基础信息核对：核对合同双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等基本信息与证明材料是否一致；合同金额大小写是否一致，计量单位、履行期限等是否明确。流程完整性检查：确认合同是否按公司规定流程发起，是否需前置审批（如重大合同需提前经部门负责人预审）。输出成果：《合同形式审查表》（附件1），注明审查意见（如“通过”“需补充材料”“条款需调整”），反馈至业务部门。（三）专业审查责任主体：业务部门负责人、相关技术/财务专家操作内容：业务条款审查：业务部门负责人审查合同标的、数量、质量标准、履行期限、交付方式、验收标准等业务条款是否符合公司实际需求，是否存在履约风险（如质量标准不明确可能导致验收争议）。技术条款审查：涉及技术服务的合同，由技术部门专家审查技术参数、服务内容、成果交付形式等是否科学可行，是否符合行业标准。财务条款审查：财务部门审查合同金额、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、开票信息、资金结算方式等是否符合公司财务制度，是否存在资金风险（如付款条件不明确可能导致资金占用）。输出成果：《合同专业审查意见表》（附件2），各部门签署明确审查意见（如“同意”“建议修改条款”“需补充内容”），反馈至业务部门修订合同。（四）合规审查责任主体：法务部（或指定合规岗）操作内容：主体资格合规性：审查合作方是否具备签订合同的民事行为能力（如是否为依法成立的企业，是否在有效经营期内），是否存在失信被执行人、经营异常等风险（可通过“信用中国”等公开渠道核实，但不得记录具体）。合法性审查：审查合同内容是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在无效条款（如违反法律强制性规定、损害社会公共利益）；合同标的、交易模式是否合法合规（如涉及特许经营业务是否具备相应资质）。权利义务对等性：审查双方权利义务是否对等，是否存在显失公平条款（如违约责任不对等、免责条款过于宽泛）；争议解决方式（仲裁/诉讼）、管辖法院是否明确且有利于公司。合规风险提示：对合同中存在的合规风险（如数据安全条款缺失、知识产权归属不明等）提出修改建议，并提示法律后果。输出成果：《合同合规审查意见表》（附件3），法务部签署审查结论（如“合规，通过”“需修改后再次审查”“存在重大风险，不建议签署”），反馈至业务部门。（五）审批决策责任主体：按合同金额、类型及公司《合同授权管理办法》规定的审批权限执行操作内容：权限划分：一般合同（金额≤10万元）：由业务部门负责人、分管副总审批；重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由业务部门负责人、分管副总、总经理审批；特殊重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务/战略合作）：除上述审批外，需提交总经理办公会集体审议。审批内容：审批人重点审查合同是否符合公司战略目标、经济效益是否合理、风险是否可控，结合前序审查意见签署最终审批意见（如“同意签署”“修改后同意”“不同意签署”）。审批时限：一般合同不超过2个工作日，重大合同不超过3个工作日，紧急合同可加急处理，但需注明“急件”字样。输出成果：《合同审批单》（附件4），各审批人签署意见及日期，形成最终审批结论。（六）用印执行责任主体：综合管理部（用印岗）、业务部门（合同承办人）操作内容：用印申请：业务部门凭最终审批通过的《合同审批单》、合同正本（一式X份，按合作方需求+公司存档份数准备）至综合管理部申请用印。用印审核：用印岗核对审批手续是否齐全、合同内容是否与审批版本一致，无误后加盖公司合同专用章或公章（严禁空白合同用印）。合同交付：用印后，业务部门按约定份数将合同正本交付合作方，并留存复印件或扫描件；同时将合同电子版归档至公司OA系统或指定档案管理系统。输出成果：已盖章的正式合同文本、《合同用印登记表》（附件5）。（七）归档管理责任主体：档案管理部门（或综合管理部）、业务部门操作内容：材料整理：业务部门在合同签署后5个工作日内，将合同正本、审批流程材料（含审查表、审批单等）、合作方主体资格证明、补充协议等附件整理成册，标注合同编号及名称。档案移交：将整理好的合同档案移交至档案管理部门，档案管理部门核对无误后办理入库手续，录入档案管理系统，保证档案可查询、可追溯。保管期限：根据合同类型及公司档案管理规定确定保管期限（一般合同保管不少于10年，重大合同保管不少于20年，涉及诉讼的合同保管至诉讼期满后3年）。输出成果：合同档案（纸质+电子）、《合同归档清单》（附件6）。三、标准化模板与表单附件1：合同形式审查表合同名称编号拟定部门审查内容审查意见处理结果合同文本完整性合同编号规范性基础信息一致性材料齐全性审查人日期附件2：合同专业审查意见表合同名称编号审查部门审查事项意见描述修改建议业务条款技术条款（如有）财务条款审查人（签字）日期附件3：合同合规审查意见表合同名称编号审查人审查要点审查结果风险提示主体资格合法性权利义务对等性争议解决审查结论□合规通过□修改后复审□不建议签署审查人（签字）日期附件4：合同审批单合同名称编号金额（万元）审批人职务审批意见业务部门负责人分管副总总经理总经理办公会（如有）最终审批结论□同意签署□修改后签署□不同意签署审批日期附件5：合同用印登记表合同名称编号用印份数用印人审批单编号用印日期领取人签字附件6：合同归档清单合同名称编号归档日期档案号正本份数副本份数附件数量经办人四、关键风险控制与注意事项（一）合同主体风险审查合作方营业执照、授权委托书等文件，保证合作方为合法存续企业，避免与分公司、分支机构（无法独立承担民事责任）签订合同，确需签订的需提供总公司授权文件。禁止与失信被执行人、被吊销营业执照的企业合作，可通过公开信息渠道核实合作方信用状况，但不得留存查询记录。（二）条款完整性风险合同必须包含核心条款：合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式，缺少任一条款可能导致合同无效或履行争议。附件（如技术协议、验收标准）需与具有同等法律效力，需在中明确附件名称及效力。（三）审批权限风险严禁越级审批或化整为零拆分合同金额规避审批，合同审批需严格按照《合同授权管理办法》执行，审批人对审批意见承担相应责任。涉及关联方交易的合同，需执行关联交易审批程序，关联方需回避表决。（四）用印与归档风险合同用印前需确认审批手续齐全，合同内容与审批版本一致，严禁在空白合同、未审批合同上用印。合同签署后需及时归档，严禁个人留存合同正本，