合同审批流程及条款审查工具

合同审批流程及条款审查工具模板一、工具概述本工具旨在为企业合同管理提供标准化流程指引及条款审查框架，通过规范审批环节、明确审查要点，帮助合同发起人、业务部门、法务及管理层高效协作，降低合同签订风险，保障企业合法权益。工具适用于采购合同、服务合同、合作协议、劳动合同等各类业务场景，可根据企业实际情况调整具体细节。二、适用场景与价值（一）典型使用场景采购业务：企业与供应商签订原材料采购、设备采购合同时需审查供应商资质、交付标准、付款条款及违约责任。合作项目：与合作伙伴开展联合研发、市场推广等项目时，需明确双方权责、成果分配、保密义务及退出机制。服务外包：委托第三方提供技术支持、物流服务、咨询服务等，需审查服务范围、质量标准、验收流程及服务期限。劳动人事：与员工签订或变更劳动合同时需保证条款符合《劳动合同法》规定，明确岗位职责、薪酬福利、竞业限制等内容。其他重要协议：如知识产权许可、房屋租赁、借款合同等，需针对协议特性重点审查专项条款。（二）核心价值风险防控：通过多环节审查，识别合同主体不适格、条款歧义、法律冲突等潜在风险。效率提升：标准化流程减少审批推诿，明确各环节时限，加速合同签订周期。合规保障：保证合同内容符合法律法规及企业内部制度要求，避免合规纠纷。三、操作流程详解（一）第一步：合同发起与材料准备发起主体：由业务部门经办人（如采购专员、项目经理）发起，填写《合同审批申请表》（见模板一）。提交材料：合同草案（需包含双方基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款）；对方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人身份证明，涉及特殊行业需提供资质许可证）；相关附件（如技术参数、验收标准、会议纪要等支撑性文件）；《合同条款审查清单》（见模板二，由发起人初步填写自查情况）。（二）第二步：初步审查（业务部门）审查主体：业务部门负责人*担任初审人，必要时可邀请经办人配合。审查要点：业务可行性：合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价格是否与业务目标一致；基础信息准确性：双方名称、地址、联系方式、开户行等信息是否完整无误；附件完整性：技术协议、图纸等附件是否与合同匹配，是否加盖公章或签字确认；内部审批：是否涉及预算审批、上级部门批准等前置流程（如单笔采购金额超过10万元需附《预算审批单》）。输出结果：初审通过后，在《合同审批申请表》“初审意见”栏签字确认，连同材料流转至下一环节；初审不通过，退回经办人修改并重新提交。（三）第三步：多部门协同审核审核主体：根据合同类型，由财务部门、法务部门、风控部门（如有）依次或并行审核。各部门审查重点：财务部门（审核人：财务经理*）：价款及支付方式是否符合财务制度，是否涉及税费、汇率等风险；付款节点与履约进度是否匹配，预付款、质保金比例是否合理；对方发票信息、账户信息是否合规。法务部门（审核人：法务专员*）：主体资格：对方是否具备签约主体资格（如企业是否存续、个体工商户是否登记）；条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”）；权利义务对等性：双方责任、违约责任是否明确且对等，避免单方免责条款；争议解决：管辖法院、仲裁机构约定是否明确、有效（如优先选择企业所在地法院）。风控部门（审核人：风控主管*，可选）：合同是否涉及重大经营风险（如担保、抵押、关联交易等）；是否符合企业风险管理政策，是否需补充风险应对措施。输出结果：各部门在《合同审批申请表》对应栏位签署意见，无异议后流转；若有异议，注明修改意见并退回业务部门协调。（四）第四步：最终审批审批主体：根据合同金额及重要性，由不同层级管理者审批（示例）：金额≤5万元：部门总监*审批；5万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；金额＞50万元：总经理*审批。审批要点：综合各部门意见，合同整体是否符合企业战略及利益；重大风险是否已有效控制，审批权限是否符合规定。输出结果：审批通过后，在《合同审批申请表》“最终审批”栏签字确认，合同进入用印及签署环节；审批不通过，退回业务部门终止流程或重新协商。（五）第五步：合同签署与归档用印管理：凭最终审批通过的《合同审批申请表》，到行政部门申请加盖企业公章或合同专用章，严禁“未批先印”或“超范围用印”。签署规范：合同文本需为最终审批版本，若有修改需重新履行审批流程；双方签字/盖章需完整（企业公章需清晰，法定代表人或授权代表人需签字并注明日期）；若涉及多页合同，需加盖骑缝章。归档管理：签署完成后，原件由行政部门统一归档（电子版同步存档），业务部门留存复印件，归档资料需包含：合同文本、审批申请表、对方主体资格证明、附件等。四、核心工具模板模板一：合同审批申请表合同名称合同编号甲方（我方）信息单称名称：______________________统一社会信用代码：______________________地址：______________________乙方（对方）信息单称名称：______________________统一社会信用代码：______________________地址：______________________合同标的合同金额人民币________元（大写：______________________）履行期限______年_月_日至_年_月____日付款方式□一次性□分期（请注明节点）□其他：________附件清单1.____________________________2.____________________________3.____________________________初审意见业务部门负责人签字：__________日期：____年_月_日财务审核意见财务经理签字：__________日期：____年_月_日法务审核意见法务专员签字：__________日期：____年_月_日风控审核意见（可选）风控主管签字：__________日期：____年_月_日最终审批□部门总监□分管副总□总经理审批人签字：__________日期：____年_月_日备注模板二：合同条款审查清单审查类别审查项目审查标准常见问题处理建议主体资格乙方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的超范围经营、执照过期要求乙方提供最新执照，必要时变更合同主体法定代表人/授权代表授权委托书是否载明授权范围、期限，签字是否与身份一致无授权委托书、超权限签约补充授权文件或由法定代表人直接签署核心条款标的物描述明确、具体（如型号、规格、技术参数），避免“优质”“合格”等模糊表述描述不清，易产生质量争议附件列明技术参数，或引用国家标准数量与价格数量单位明确，价格包含税费、运费等所有费用数量单位未标注（如“吨”vs“短吨”）统一计量单位，列明价格构成履行期限与地点期限具体到日，地点明确（如“甲方工厂所在地”vs“乙方指定地点”）履行时间模糊，地点不明确明确“X年X月X日前交付”“交货地点：市区”权利义务甲方义务是否按时付款、提供资料、验收等义务约定缺失（如未约定验收期限）补充甲方义务条款，明确时限乙方义务是否按时交付、保证质量、售后服务等义务不对等（如乙方需承担全部违约责任）平衡双方责任，明确违约情形违约责任违约情形列明具体违约行为（如逾期交货、质量不符）违约情形笼统（如“乙方违约需赔偿损失”）细化违约情形，如“每逾期1日，按合同总额0.05%支付违约金”违约金/赔偿金是否合理，是否超过法定上限（LPR的4倍）违约金过高（如约定“合同总额30%违约金”）调整至合理范围，明确实际损失计算方式争议解决管辖机构优先选择企业所在地法院或仲裁机构，避免约定“由乙方所在地法院管辖”约定无效（如约定基层法院管辖涉外合同）选择有管辖权的法院或仲裁机构仲裁条款需明确仲裁机构全称（如“市仲裁委员会”而非“仲裁委员会”）仲裁机构名称错误核实仲裁机构准确名称其他条款保密条款明保密范围、期限、违约责任未约定保密期限（如“保密义务至合同终止后”）补充具体期限（如“保密期限为合同终止后3年”）通知送达约定有效送达地址（如电子邮箱、邮寄地址），视为送达的后果未约定送达地址增加通知与送达条款，明确法律效力合同生效明生效条件（如“双方法定代表人签字并盖章之日起生效”）约定矛盾（如“签字后生效，但需盖章”）统一生效条件，避免歧义五、关键注意事项与风险提示（一）主体资格审查“三查三看”查执照：看营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含合同标的；查授权：看签约人是否为法定代表人，若为授权代表，需核对授权委托书及身份证件；查资质：涉及特殊行业（如食品、建筑），需对方提供相应资质许可证（如食品经营许可证、建筑施工总承包资质）。（二）条款审查避免“三大陷阱”模糊陷阱：避免使用“大概”“优质”“尽快”等模糊词汇，需量化、具体化（如“优质”改为“符合GB/T19001-2016标准”）；责任陷阱：警惕“乙方承担全部责任”“甲方不承担任何责任”等单方免责条款，保证违约责任对等；管辖陷阱：避免约定“由乙方所在地法院管辖”，优先选择“甲方所在地有管辖权的人民法院”或明确仲裁机构。（三）流程管理坚持“两个严禁”严禁越权审批：严格按照合同金额及