企业行政办公标准化手册

企业日常行政办公标准化手册一、总则（一）手册目的为规范企业日常行政办公流程，提高工作效率，统一工作标准，保障行政管理工作有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业各部门及全体员工的日常行政办公行为，旨在通过标准化操作减少沟通成本，降低管理风险。（二）适用范围本手册涵盖企业会议管理、文件与档案管理、办公用品管理、访客接待、差旅与费用报销、办公环境维护等核心行政办公场景。（三）管理职责行政部：负责本手册的制定、修订、培训及监督执行；统筹会议、办公用品、办公环境等行政管理工作。各部门：配合行政部落实标准化流程，规范本部门员工的行政办公行为，保证流程执行到位。全体员工：严格遵守本手册规定，主动参与标准化建设，反馈流程优化建议。二、会议管理规范（一）应用场景适用于企业内部各类会议，包括但不限于：周例会、月度总结会、项目启动会、跨部门协调会、外部对接会等。（二）操作流程1.会前准备（1）会议发起：由需求部门填写《会议申请单》（详见附件1），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及预期目标，提前2个工作日提交至行政部。（2）会议审批：行政部审核会议申请的必要性及资源冲突（如会议室占用），部门负责人及以上级别会议需报请分管领导审批。（3）会议通知：审批通过后，行政部通过企业/邮件发送会议通知，包含会议基本信息及需提前准备的资料（如PPT、议程表），紧急会议可提前1个工作日通知。（4）物料准备：行政部负责会议室布置（调试投影仪、麦克风、空调等），摆放会议资料、饮用水、文具；如需茶歇，提前1天与行政部对接需求。2.会中执行（1）签到入场：参会人员提前5分钟到达会议室，在《会议签到表》（详见附件2）上签字；迟到10分钟以上需向会议主持人说明原因。（2）会议主持：主持人按议程推进会议，控制各环节时间（如发言时长、讨论时间），避免偏离主题；指定专人记录会议要点（形成《会议纪要》初稿）。（3）纪律要求：会议期间将手机调至静音或震动，非紧急情况不接听电话；禁止吸烟、随意走动或处理与会议无关的工作。3.会后跟进（1）纪要整理：会议结束后24小时内，由记录人整理《会议纪要》（详见附件3），明确会议决议、待办事项、责任部门及完成时限，经主持人审核后发送至参会人员及相关部门。（2）事项跟踪：责任部门需按会议纪要要求推进工作，行政部每周汇总待办事项完成情况，向分管领导汇报进度。（3）资料归档：会议资料（申请单、签到表、纪要、演示文稿等）由行政部统一归档，保存期限不少于2年。（三）相关表单附件1：《会议申请单》附件2：《会议签到表》附件3：《会议纪要》（四）关键提示重要会议（如年度总结会、战略研讨会）需提前3天确认参会人员availability，避免临时缺席影响会议效果。涉密会议需在会议通知中标注“保密等级”，禁止携带手机等电子设备进入会议室，资料按保密规定管理。会议纪要需客观记录讨论内容及决议，避免主观表述，待办事项需明确“可量化、可检查”的完成标准。三、文件与档案管理规范（一）应用场景适用于企业各类文件（包括收文、发文、内部文件、合同等）的起草、审核、签发、流转、归档及借阅管理。（二）操作流程1.文件分类与编号（1）分类标准：文件分为“收文”（外部单位发至企业的文件）、“发文”（企业对外或对内发布的文件）、“内部文件”（部门间流转的请示、报告等）、“合同类文件”（业务合同、协议等）。（2）编号规则：发文采用“部门简称-年份-序号”格式（如“行管-2024-001”），收文采用“收文-年份-序号”格式，由行政部统一编号。2.文件起草与审核（1）起草要求：文件内容需逻辑清晰、数据准确、格式规范（字体、字号、行距等参照企业《公文格式模板》），关键内容需经部门负责人确认。（2）审核流程：一般文件：起草人→部门负责人→行政部审核→分管领导签发；重要文件（如合同、制度类）：需增加法务部审核环节，报总经理签发。3.文件流转与分发（1）纸质文件：签发后的文件由行政部加盖公章，按分发范围登记领取（《文件分发登记表》详见附件4），接收人签字确认。（2）电子文件：通过企业OA系统或指定邮箱流转，发送时需注明“文件标题、密级、接收人”，重要文件需加密并设置阅读权限。4.档案归档与借阅（1）归档范围：已办结的文件、合同、会议纪要、审批单等均需归档；归档时间为次月10日前，由各部门将文件移交至行政部。（2）归档要求：纸质文件需按“分类-年度-编号”顺序整理，装订成册，标注档案名称、日期、密级；电子文件存储至企业服务器指定文件夹，定期备份。（3）借阅流程：因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》（详见附件5），经部门负责人及行政部审批后，在档案室借阅；涉密档案需经分管领导批准，借阅期限不超过3天。（三）相关表单附件4：《文件分发登记表》附件5：《档案借阅申请表》（四）关键提示文件内容需符合国家法律法规及企业制度，避免使用模糊表述（如“尽快”“原则上”），需明确具体时间、数量、标准等。涉密文件（如财务数据、商业合同）的起草、流转、归档需严格遵守保密规定，严禁通过私人邮箱、传输。档案保存期限：永久保存（如公司章程、重要合同）、10年（如财务凭证、会议纪要）、5年（如一般发文、内部通知），到期后由行政部统一鉴定销毁。四、办公用品管理规范（一）应用场景适用于企业各部门及员工日常办公所需的消耗品（如笔、纸、文件夹）、设备（如U盘、计算器）、劳保用品（如口罩、消毒液）等的申购、领用、库存管理。（二）操作流程1.申购与审批（1）需求提报：每月25日前，各部门填写《办公用品月度需求表》（详见附件6），列明物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人审核后提交至行政部。（2）审批与采购：行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，报财务部审核后，由行政部统一采购（金额超过5000元的需公开询价）。2.入库与登记（1）入库验收：采购物品到货后，行政部对照采购清单核对数量、质量，合格后填写《办公用品入库登记表》（详见附件7），标注入库日期、保管人。（2）分类存放：办公用品按“易耗品、设备、劳保用品”分类存放于仓库，标注区域标识，定期检查保质期（如食品、消毒液）。3.领用与归还（1）领用流程：员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（详见附件8），注明领用日期、物品名称、数量；领用设备（如U盘、移动硬盘）需登记设备编号，使用后及时归还。（2）领用限制：一般办公用品实行“按需领用，每月限量”（如笔每月2支、纸每月1包），超额领用需部门负责人签字说明；贵重物品（如打印机、投影仪）需提交《贵重物品领用申请表》，经行政部及分管领导审批。4.库存盘点与报废（1）定期盘点：行政部每月末对办公用品进行盘点，核对库存数量与登记表是否一致，编制《库存盘点表》（详见附件9），盘盈或盘亏需说明原因并报财务部备案。（2）报废处理：损坏或过期的办公用品，由行政部填写《物品报废申请表》（详见附件10），经鉴定后统一销毁（涉密设备需彻底销毁数据），并做好登记。（三）相关表单附件6：《办公用品月度需求表》附件7：《办公用品入库登记表》附件8：《办公用品领用登记表》附件9：《库存盘点表》附件10：《物品报废申请表》（四）关键提示办公用品采购需优先选择性价比高、质量合格的品牌供应商，建立《供应商评估表》，每季度对供应商进行评价。员工领用办公用品需本着“节约使用”原则，杜绝浪费（如随意丢弃纸张、滥用文具）；私自外拿办公用品按企业《奖惩管理制度》处理。库存办公用品需保持通风、干燥，避免受潮、虫蛀；电子设备需定期通电检查，延长使用寿命。五、访客接待规范（一）应用场景适用于外部单位（如客户、合作伙伴、部门、应聘者等）到访企业的接待流程管理。（二）操作流程1.接待预约（1）预约登记：访客需提前1天通过电话、企业或邮件向对接部门提出预约，说明到访时间、人数、事由、对接人及联系方式；对接人填写《访客预约登记表》（详见附件11），提交至行政部。（2）信息确认：行政部提前1天与访客确认到访信息，如遇行程变动需及时通知对接人及相关部门。2.接待准备（1）环境布置：行政部提前30分钟清理接待区（会议室、前台），保证桌面整洁、茶水充足（根据访客需求准备矿泉水、茶水、咖啡），空调温度调至22-26℃。（2）物料准备：根据访客类型准备相关资料（如产品手册、合同草案、应聘登记表），调试投影仪、麦克风等设备；重要访客需准备公司宣传视频或PPT。3.迎接与引导（1）迎接：前台人员在访客到达后主动起身问候（“您好，请问您是预约来见部门的先生/女士吗？”），核对身份信息（《访客登记表》详见附件12），引导访客至接待区或会议室。（2）介绍：对接人到达后，向访客介绍双方人员（“这位是我们公司的总，这位是贵公司的经理”），引导双方入座（主宾坐主位，主人坐客位）。4.接待与送别（1）接待服务：接待过程中，行政部人员适时为访客添加茶水，避免随意打断谈话；如需用餐，提前对接餐厅预订（标准参照《商务招待费用管理规定》）。（2）送别：会谈结束后，对接人及行政部人员送访客至电梯口或公司门口，礼貌道别（“感谢您的到访，期待下次合作””）；重要访客需安排车辆接送。5.访客记录与反馈（1）信息登记：访客离开后，前台人员填写《访客登记表》，记录访客姓名、单位、事由、到访时间、离开时间及接待人，当日录入企业访客管理系统。（2）反馈跟进：对接人需在2个工作日内将会谈结果反馈至相关部门，如需后续跟进，制定《访客跟进计划表》（详见附件13），明确责任人与完成时限。（三）相关表单附件11：《访客预约登记表》附件12：《访客登记表》附件13：《访客跟进计划表》（四）关键提示接待访客需注意仪表整洁（着商务正装或工装），态度热情、专业，避免过度承诺或泄露企业机密。涉密会谈需提前安排独立会议室，禁止无关人员进入，会谈资料需收回或销毁。应聘者到访需由HR部门对接，引导至面试室，提供应聘登记表及公司介绍，面试结束后及时反馈结果。六、差旅与费用报销规范（一）应用场景适用于员工因公出差（如客户拜访、项目考察、参加会议）的交通、住宿、补贴等费用的申请、报销管理。（二）操作流程1.差旅申请（1）提交申请：员工出差前需填写《差旅申请单》（详见附件14），注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通方式及预估费用，经部门负责人审核后提交至行政部。（2）审批权限：国内出差：部门负责人审批；出境出差或单次费用超5000元：需报分管领导及总经理审批。2.交通与住宿安排（1）交通标准：员工需优先选择公共交通（高铁、飞机经济舱、汽车），紧急情况可乘坐网约车（需备注事由）；陪同客户出差可根据客户需求调整交通方式，但需提前申请。（2）住宿标准：按地区级别执行住宿限额（如一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚），超标部分需由分管领导签字说明。3.费用报销（1）票据收集：出差归来后7个工作日内，员工整理差旅票据（发票、行程单、住宿清单等），在发票上注明“出差事由、日期、地点”，粘贴在《费用报销单》（详见附件15）上。（2）报销审批：《费用报销单》经部门负责人审核后，提交至财务部，财务部核对票据真实性、合规性及报销标准，无误后安排付款。（3）补贴发放：出差补贴按天计算（如境内100元/天，境外200元/天），补贴天数含出发日与返程日，无需提供发票。（三）相关表单附件14：《差旅申请单》附件15：《费用报销单》（四）关键提示差旅费用需“一事一报”，严禁拆分报销或虚开发票；遗失票据需提供情况说明，经部门负责人及财务部审批后，按金额的50%报销。出差期间需保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展；如需延长出差时间，需提前申请并报批。费用报销需在出差后1个月内完成，超期未报需说明原因，最长不超过3个月。七、办公环境管理规范（一）应用场景适用于企业办公区域（包括工位、会议室、公共区域、茶水间等）的卫生、安全、秩序维护管理。（二）操作流程1.工位管理（1）整洁要求：员工需保持工位整洁，文件资料分类摆放，私人物品（如背包、水杯）统一收纳于抽屉；禁止在工位堆放杂物、张贴与工作无关的图片。（2）设备维护：电脑、打印机等设备需定期清理（每周1次），下班后关闭电源（除服务器等特殊设备外），避免长时间待机。2.公共区域管理（1）会议室：使用后需关闭投影仪、空调、灯光，清理桌面垃圾，将座椅归位；如需预订，通过企业OA系统提前1天预约，使用后取消预订。（2）茶水间：使用后清理台面，将厨余垃圾倒入垃圾桶，禁止将茶水、食物残渣倒入水槽；微波炉、冰箱每周由行政部清洁1次。（3）卫生间：便后及时冲水，保持地面干燥，禁止将纸巾、卫生巾等丢入马桶；使用后及时关闭灯光、换气扇。3.安全与秩序（1）门禁管理：员工需刷工卡进入办公区域，严禁外借工卡；外来访客需在前台登记，由对接人陪同进入。（2）消防安全：禁止在办公区域吸烟、使用明火，消防通道需保持畅通，灭火器、消防栓前禁止堆放物品；员工需熟悉消防器材位置及逃生路线。（3）节能降耗：节约用水用电，随手关闭水龙头、灯光；夏季空调温度不低于26℃，冬季不高于20℃。（三）相关表单附件16：《办公区域卫生检查表》（行政部每日检查使用）（四）关键提示每周五下午为“办公大扫除”时间，各部门员工需清理本区域卫生，行政部进行检查并通报结果。发觉安全隐患（如电线裸露、消防设施损坏）需立即报告行政部，严禁私自处理。办公区域禁止大声喧哗、播放音乐，接听电话需到走廊或会议室，避免影响他人工作。八、附则（一）手册修订本手册由行政部负责修订，每年末根据企业运营情况及员工反馈进行优化，修订后报总经理审批生效。（二）培训与执行行政部需定期组织员工学习本手册（新员工入职培训、老员工年度复训），保证全员掌