2025年建筑施工企业合同管理制度

2025年建筑施工企业合同管理制度一、总则1.1目的为规范建筑施工企业合同管理行为，明确合同管理职责，优化合同管理流程，防范合同法律风险，保障企业合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，结合建筑施工行业特点，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司及所属分支机构、项目部所有以公司名义签订、变更、履行及终止的各类建设工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料设备采购合同、租赁合同及其他经济合同。1.3管理原则合同管理遵循合法合规、风险可控、流程规范、权责明确、全程监督的原则。所有合同活动均应确保内容真实、程序完备、档案齐全。二、组织与职责2.1合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由总经理担任主任，分管副总经理、总工程师、总经济师、总会计师及法务、经营、工程、财务、成本等相关部门负责人组成。其主要职责包括：审议重大合同管理制度；审批标的额超过500万元的重大合同；协调解决合同履行过程中的重大争议；监督合同管理体系的运行有效性。2.2合同管理部门公司经营部是合同归口管理部门，负责组织合同谈判、文本起草、合规性审查、合同用印、原件归档、合同履行情况跟踪、合同纠纷初步处理、合同管理信息系统维护，并定期向合同管理委员会报告合同管理情况。2.3相关职能部门法务部负责合同法律风险审查，提供法律意见，参与重大合同谈判及纠纷处理。工程部负责审核合同技术条款、施工方案可行性。成本部负责审核合同价款、计价原则、成本控制条款。财务部负责审核合同支付条款、税务条款、资金安排。安全质量部负责审核合同中安全、质量、环保相关条款。各项目部负责具体合同的履行执行，及时报告履行异常情况。三、合同分类与分级授权3.1合同分类根据合同性质和金额，将合同分为重大合同、一般合同和小额合同。重大合同指建设工程施工主合同、标的额超过500万元的合同、涉及公司重大战略或声誉的合同。一般合同指标的价值在50万元至500万元之间的常规业务合同。小额合同指标的价值在50万元以下的即时性、辅助性合同。3.2审批权限重大合同由合同管理委员会审批，报总经理签发。一般合同由分管副总经理审批，涉及多个部门的需会签。小额合同由部门负责人审批，经营部备案。所有合同最终用印前均需经法务部进行合法性审查。四、合同订立管理4.1资信调查订立合同前，业务主办部门应对合同相对方的主体资格、资质等级、商业信誉、履约能力、财务状况等进行必要调查，形成书面资信调查报告。与首次合作的相对方签订标的额超过100万元的合同，资信调查应更加审慎。4.2谈判与文本起草合同谈判应由经营部组织，相关业务部门、法务部人员参加。合同文本应优先使用国家或行业制定的标准合同范本。自行起草的合同应条款完备、表述清晰，核心条款包括但不限于：工程范围、质量标准、合同价款与支付方式、工期、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。4.3审查与审批合同文本起草完成后，应依次送交业务部门审查业务条款、成本部审查造价条款、财务部审查支付条款、法务部审查法律风险，最后按审批权限报相应领导审批。审查审批流程原则上不超过5个工作日。4.4签订与用印合同经审批后，由法定代表人或其授权委托人签订。合同签订应使用公司合同专用章，严禁在空白合同上用印。合同签订应确保页面完整、字迹清晰、签章齐全。合同签订后正本由经营部统一归档，副本分送财务、工程等相关部门。五、合同履行管理5.1履行台账经营部应建立合同履行台账，动态记录合同价款、支付节点、变更情况、履约问题等关键信息。各项目部应指定合同履约负责人，定期向经营部报送履行情况。5.2过程控制工程部应监督施工进度、质量是否符合合同约定。成本部应审核工程计量、变更签证的真实性与合理性。财务部应严格按照合同约定办理支付手续，对不符合支付条件的款项有权拒付。5.3合同变更合同履行过程中确需变更的，应由双方协商一致，签订书面补充协议。变更涉及工程范围、价款、工期等核心内容的，应按原合同审批程序重新报批。严禁口头变更或事后补办。5.4履行异常处理发现对方违约或可能违约时，项目部应立即报告经营部和法务部。经营部应组织相关部门评估风险，采取协商、催告、索赔等应对措施。重大履约风险应及时上报合同管理委员会。六、合同风险管理6.1风险识别合同管理部门应定期组织对各类合同范本、履约案例进行风险排查，识别常见风险点，如：黑白合同风险、垫资施工风险、工期延误风险、价款结算风险、质量保修风险等，并制定针对性防范措施。6.2风险预警建立合同履行风险预警机制。当出现工期延误超过合同约定10%、工程款支付逾期超过30天、发生重大质量安全事故、对方出现重大经营困难等情况时，系统应自动预警，经营部应立即启动风险处置预案。6.3纠纷处理发生合同纠纷，应首先争取协商解决。协商不成的，可根据合同约定采取调解、仲裁或诉讼方式解决。诉讼仲裁案件由法务部牵头处理，相关业务部门配合。重大纠纷处置方案需报合同管理委员会批准。七、合同档案与信息管理7.1档案管理合同档案包括合同正本、审批单、资信调查报告、补充协议、履行过程中形成的往来函件、会议纪要、变更签证、验收报告、结算书、纠纷处理材料等。所有合同档案应在合同履行完毕后30日内整理成册，移交公司档案室统一保管，保管期限不少于15年。7.2信息系统公司建立合同管理信息系统，实现合同录入、审批、查询、统计、预警等功能。所有合同信息应及时准确录入系统，确保线上线下一致性。系统设置分级权限，保障信息安全。八、检查与考核8.1监督检查合同管理委员会每半年组织一次合同管理专项检查，检查内容包括：合同审批流程合规性、合同文本规范性、合同履行情况、档案管理完整性、风险防范有效性等。检查结果形成报告，通报相关部门。8.2考核评价将合同管理纳入部门及员工绩效考核体系。对在合同管理中表现突出、避免或挽回重大损失的单位和个人给予表彰奖励。对违反制度规定、造成经济损失或声誉损害的行为，视情节轻重给予通报批评、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。九、附