会议纪要编写标准化模板及使用指南

会议纪要编写标准化模板及使用指南一、适用会议类型与典型场景会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类需留存记录、明确责任、推动工作的会议场景，具体包括但不限于：项目类会议：项目启动会、周/月度进度会、阶段复盘会、结题评审会等，用于同步项目进展、明确阶段任务、解决跨部门协作问题。管理类会议：公司/部门例会、年度/季度工作部署会、专题研讨会（如战略规划、流程优化），用于传达决策、分配工作、跟踪落实。协调类会议：跨部门对接会、资源调配会、客户/供应商沟通会，用于明确职责边界、统一行动方案、协调各方资源。事务类会议：制度评审会、问题整改会、培训动员会，用于固化共识、规范流程、推动执行。二、会议纪要编写全流程操作步骤（一）会前准备：明确夯实基础确认会议核心要素与会议组织者（如主持人、发起部门）沟通，明确会议目的（如“确定Q3产品迭代方案”“解决项目资源瓶颈”）、预期成果（需形成决议/行动项/待办事项）及参会人员范围。提前获取会议议程（如有），梳理议题逻辑，标注需重点记录的关键环节（如决策点、争议点、负责人分配）。准备记录工具与模板根据会议类型选择记录形式：常规会议可使用Word或Excel模板；复杂议题会议建议提前梳理议题清单，预留讨论要点、决议、行动项等记录模块；线上会议可开启会议录制（需提前告知参会者）作为补充记录依据。准备参会人员签到表（含姓名、部门、联系方式，用于会后核对信息）。收集背景材料（可选）若会议涉及特定议题（如项目方案、数据报告），提前查阅相关材料，熟悉核心内容，避免记录时因信息不足遗漏关键点。（二）会中记录：聚焦核心，准确捕捉动态记录关键信息会议基本信息：准确记录会议名称（如“项目Q3进度推进会”）、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（会议室/线上会议）、主持人（经理）、记录人（专员）、参会人员（含主参会人及列席人员，用“部门姓名”格式，如“产品部、研发部”）、缺席人员及原因（如“市场部*：因客户拜访请假”）。议程与讨论要点：按议程顺序记录，每个议题需包含：讨论背景（如“当前用户反馈功能操作复杂”）、各方观点（用“部门认为……”“提出……”，避免主观评价，如“研发部表示：技术实现需2周，涉及底层架构调整”）、争议焦点（如“是否延迟上线时间”）。决议与行动项：重点标注会议形成的决议（如“同意方案按原计划推进”），行动项需包含“具体任务+负责人+完成时限+交付物”（如“完成用户调研报告——产品部*——8月15日前——提交PDF版报告”），避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。区分优先级与责任主体对决议和行动项进行标注（如用“【决议】”“【行动项】”标签），明确“必须执行”与“参考建议”类内容；涉及多部门协作时，需明确第一负责人，避免职责模糊。实时核对与补充对关键数据（如时间、数量、负责人姓名）当场与参会者确认，避免记录误差；对未明确的待办事项，及时提醒主持人或相关方补充细节。（三）会后整理：规范结构，完善细节初稿撰写与信息核对按模板结构整理记录，保证信息完整：会议基本信息→会议议程→各议题讨论要点→决议事项→行动项清单→其他说明（如“下次会议时间：8月20日14:00”）。24小时内完成初稿，与主持人核对关键内容（特别是决议和行动项），保证无遗漏、无歧义；对存疑信息（如未明确的完成时限），及时联系相关方确认。语言精炼与格式规范删除冗余表述（如重复的讨论过程），用简洁、客观的语言总结（如“会议达成共识：优先优化功能，下阶段启动用户测试”），避免口语化、情绪化描述（如“强烈反对”改为“提出不同意见”）。统一格式：标题用二号黑体，一级标题用三号黑体，用宋体小四，行距1.5倍；行动项建议用表格呈现（详见第三部分模板），清晰标注“任务/负责人/时限/状态”。审核与定稿初稿经主持人审核确认后，形成正式会议纪要；涉及敏感信息（如未公开的战略决策、人员调整）需按公司规定脱敏处理（如用“部门”代替具体部门名称）。（四）分发与归档：保证落地，留存追溯分发范围与时效正式纪要在会后1个工作日内分发至所有参会人员、相关领导及需配合的部门；分发时注明“请各负责人按行动项时限推进工作”，并抄送行政/档案部门备案。跟踪与反馈记录人需在行动项截止日前2天提醒负责人，保证任务按时完成；后续会议中需同步上次会议行动项落实情况，形成“闭环管理”。归档管理会议纪要（含初稿、审核稿、最终版）按“会议名称-日期”格式命名，存储至公司指定共享文件夹或档案系统，保存期限不少于3年（项目类纪要需保存至项目结束后2年）。三、标准化会议纪要模板结构会议纪要会议基本信息项目内容会议名称项目Q3进度推进会会议时间2023年8月10日14:00-16:00会议地点公司3楼第一会议室（线上会议：xxx）主持人*经理（项目管理部）记录人*专员（行政部）参会人员产品部、研发部、测试部赵五、市场部周六、运营部*吴七缺席人员及原因市场部*：因客户拜访请假（已同步会议纪要）会议议程及讨论要点议程序号议题名称讨论要点1Q3产品迭代方案评审1.产品部介绍方案核心：优化用户登录流程、新增数据导出功能，预计9月底上线。2.研发部反馈：登录流程优化需10个工作日，数据导出功能涉及接口开发，需增加5天。3.测试部*赵五建议：需预留3天回归测试时间，避免影响上线质量。2项目资源调配1.当前研发人力紧张，申请增派2名开发工程师。2.经理决议：从项目组临时调配1名工程师，剩余1名由下周协调，优先保障核心功能开发。3用户反馈问题整改1.运营部吴七反馈：近期收到20条关于“APP闪退”的投诉，集中在安卓8.0系统。2.研发部：已定位问题，计划8月12日发布补丁版本。决议事项【决议】Q3产品迭代方案按“登录流程优化+数据导出功能”推进，整体上线时间调整为10月8日（含回归测试）。【决议】从项目组调配1名开发工程师支持本工作，*于8月11日前完成对接。行动项清单序号具体任务负责人完成时限交付物状态1研发登录流程优化开发研发部*8月22日前功能模块代码进行中2数据导出功能接口开发研发部*钱八8月27日前接口文档及测试版本未开始3APP闪退问题补丁版本发布研发部*8月12日前补丁包及更新说明已完成4整理用户调研报告（Q3需求）产品部*8月15日前PDF版调研报告进行中其他事项下次会议时间：2023年8月17日10:00，地点：3楼第一会议室，议题：Q3迭代开发第一次进度评审。请各负责人提前提交行动项进展报告至项目管理部。分发范围：全体参会人员、项目管理部、行政部、总经理办公室抄送：档案管理部记录人签字：______________审核人签字：______________日期：2023年8月10日四、编写过程中的关键注意事项（一）内容准确性：拒绝模糊，保证可追溯时间、数据、人名、任务等关键信息需反复核对，避免“近期”“部分人”等模糊表述；行动项负责人需明确到具体岗位（如“研发部经理”而非“研发部”），保证责任到人。对争议性内容，需客观记录各方观点（如“提出……，YY认为……”），不加入个人判断，避免引发歧义。（二）结构清晰性：逻辑分层，重点突出按会议流程梳理内容，采用“总-分”结构：先概述会议目的，再分议题记录讨论要点，最后汇总决议和行动项；行动项建议单独列表，标注序号，便于跟踪。避免大段文字描述，多用短句、分点论述（如用“①……②……”），提升可读性。（三）时效性管理：及时整理，快速落地会后24小时内完成初稿，保证信息鲜活；行动项需明确“截止日期”而非“时间段”（如“8月15日”而非“下周内”），避免拖延。（四）保密与合规：敏感信息脱敏，规范归档涉及公司机密（如未公开财务数据、战略规划）、个人隐私（如员工薪资、考核结果）的信息，需按公司规定脱敏处理（如用“数据”代替具体数值）；纪要分发范围需严格控制，仅发送必要人员。归档时需保留完整版本（含审核痕迹），避免修改后未同步归档，导致追溯困难。（五）语言规范性：客观中立，简洁专业使用书面语，避免口语化（如“搞定”“弄一下