采购管理流程模板供应商筛选与合同签订工具

采购管理流程模板：供应商筛选与合同签订工具一、工具概述本工具旨在规范企业采购活动中供应商筛选与合同签订的关键环节，通过标准化流程、结构化模板及风险控制要点，帮助采购团队高效、合规地完成供应商选择与合作落地，降低采购风险，保证采购物资/服务满足企业质量、成本及交付要求。适用于企业生产性原材料采购、非生产性物资采购、服务外包等各类采购场景。二、适用场景与目标（一）典型应用场景新供应商引入：企业首次采购某类物资/服务，需通过筛选建立合格供应商库；现有供应商评估：定期对合作供应商进行绩效评估，决定是否续约或调整合作层级；项目制采购：针对特定项目（如新产线建设、市场活动）的供应商选择与合同签订；紧急采购：因生产急需或突发需求，需快速完成供应商筛选与合同签订（需兼顾效率与合规性）。（二）核心目标流程标准化：明确各环节责任主体、操作步骤及输出成果，避免随意性；风险可控化：通过资质审核、评估机制、合同条款约束，降低合作风险；决策科学化：基于量化指标（价格、质量、服务等）综合评估供应商，选择最优合作方；效率提升：减少重复沟通、返工等环节，缩短采购周期。三、供应商筛选全流程操作（一）第一步：需求分析与采购计划制定操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部关键动作：需求部门明确采购需求，包括：物资/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准、需求数量、交付时间、预算上限、使用场景等，填写《采购需求申请表》（模板见第四章）；采购部根据需求，结合库存情况、历史采购数据，制定采购计划，明确采购方式（招标、询价、单一来源等）、时间节点及负责人。输出成果：《采购需求申请表》《采购计划审批表》。（二）第二步：供应商信息收集与初步筛选操作主体：采购专员关键动作：信息收集渠道：通过行业展会、专业数据库（如中国招标网）、供应商自荐、同行推荐、现有供应商库等方式收集潜在供应商信息；初步筛选标准：基本资质：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001、医疗器械生产许可证等，根据行业要求）；业务范围：是否具备提供所需物资/服务的资质与经验；初步报价：是否符合预算范围（可要求供应商提供初步报价单）。剔除明显不符合要求的供应商（如无资质、报价远超预算、业务范围不符），形成《潜在供应商清单》。输出成果：《潜在供应商清单》。（三）第三步：供应商资格预审操作主体：采购部、需求部门、质量部（如涉及物资质量）关键动作：向《潜在供应商清单》中的供应商发放《供应商资格预审表》（模板见第四章），要求提供以下材料：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；相关行业资质证书（如产品认证、体系认证证书）；近3年同类项目业绩证明（合同复印件、客户评价）；生产/服务能力说明（如生产线规模、技术人员配置、交付周期）；财务状况证明（近1年财务报表或银行资信证明）。采购部牵头组织需求部门、质量部对供应商提交的材料进行审核，重点核查：资质真实性（可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道验证）；业绩是否与需求匹配（如案例规模、行业相关性）；生产/服务能力是否满足交付要求。输出成果：《供应商资格预审结果表》（通过/未通过，注明未通过原因）。（四）第四步：供应商现场考察（如需）操作主体：采购部、需求部门、质量部适用场景：对关键物资、大型设备或首次合作供应商，需实地考察生产/服务现场。关键动作：制定《供应商现场考察checklist》，考察内容包括：生产环境（如车间整洁度、设备维护状况）；质量控制体系（如检测设备、流程规范、不合格品处理机制）；供应链管理（如原材料采购渠道、库存管理）；技术实力（如研发团队、专利技术）；职业健康与安全管理（如安全生产制度、员工防护措施）。考察后形成《供应商现场考察报告》，明确考察结论（推荐/不推荐）及需改进项。输出成果：《供应商现场考察报告》。（五）第五步：供应商综合评估与确定操作主体：采购评审小组（由采购部、需求部门、质量部、财务部负责人组成）关键动作：设定评估指标与权重（根据采购类型调整）：评估维度权重示例评估内容说明价格30%报价合理性、成本控制能力质量25%产品合格率、质量体系认证、售后保障交付能力20%交付周期、准时交付率、应急响应服务能力15%技术支持、沟通效率、问题解决速度企业信誉10%商业信用、诉讼记录、社会责任评审小组根据《供应商综合评估打分表》（模板见第四章）对通过预审的供应商进行量化打分，结合现场考察报告、需求部门意见，综合评估得分最高的供应商作为“候选供应商”；若候选供应商为多家，可根据采购规模选择1-3家进行谈判，最终确定“中标供应商”或“选定供应商”。输出成果：《供应商综合评估报告》《供应商选定审批表》。四、合同签订规范化操作（一）第一步：合同起草操作主体：采购专员、法务专员关键动作：采购专员根据选定供应商信息及采购需求，使用《采购合同模板》（框架模板见第四章）起草合同，核心条款包括：合同主体：双方全称、地址、法定代表人、联系方式；采购标的：物资/服务名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）；质量标准：明确技术参数、验收标准、检验方法（如国标、行标或双方约定标准）；交付条款：交付时间、地点、运输方式、运费承担方、包装要求；付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）、支付账户、票据要求；验收流程：验收时间、验收人员、异议处理方式（如不合格品退换、赔偿标准）；违约责任：逾期交付、质量不合格、付款延迟等情形的违约金计算方式及赔偿上限；保密条款：双方对合作过程中商业秘密的保密义务及期限；争议解决：约定诉讼管辖地或仲裁机构（如甲方所在地法院）；合同生效：签字盖章生效时间，合同份数及持有方。法务专员对合同条款的合法性、严谨性进行审核，重点检查：权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否合规。输出成果：《采购合同（草案）》《法务审核意见表》。（二）第二步：内部审批操作主体：采购部、财务部、法务部、需求部门、分管领导关键动作：采购部将《采购合同（草案）》及《法务审核意见表》提交内部审批，审批流程：需求部门：确认采购需求与合同条款匹配性（如技术参数、交付时间）；财务部：审核付款方式、预算符合性、发票合规性；法务部：确认最终法律条款无风险；分管领导/总经理：审批合同最终版本，签署《合同审批单》。输出成果：《合同审批单》（审批完成版）。（三）第三步：合同谈判与修订操作主体：采购部、法务部、供应商关键动作：采购部与供应商就合同条款进行谈判，重点关注：价格调整机制、交付延迟违约金、质量异议处理期限、售后服务响应时间等；根据谈判结果修订合同，形成《采购合同（最终版）》，由双方授权代表签字确认。输出成果：《采购合同（最终版）》（双方签字版）。（四）第四步：合同签署与归档操作主体：采购专员、档案管理员关键动作：合同签署：双方加盖公章（或合同专用章），法定代表人或授权代理人签字；若为电子合同，需保证符合《电子签名法》要求；合同分发：采购部留存原件至少2份，分别存档及交财务部；供应商留存1份原件；合同归档：档案管理员将合同原件、审批文件、附件（如技术协议、报价单）等统一归档，建立《合同台账》，记录合同编号、签订日期、标的金额、履行期限、供应商信息等。输出成果：签署版《采购合同》《合同台账》。五、配套工具模板（一）《采购需求申请表》序号项目内容说明1需求部门如：生产部2申请人如：*3联系方式电话：*（虚拟）4需求日期YYYY-MM-DD5采购类别□原材料□辅料□设备□服务□其他6物资/服务名称7规格型号8技术参数（可附页说明，如尺寸、材质、功能指标等）9需求数量10交付时间YYYY-MM-DD11交付地点12质量标准（如：GB/T19001-2016、行业标准或双方约定）13预算上限（含税/不含税）14需求说明（如：紧急程度、特殊包装要求、使用场景等）15部门负责人签字___________日期：___________16采购部审核意见□同意□需补充□驳回（说明：__________________）签字：___________日期：___________（二）《供应商资格预审表》供应商名称统一社会信用代码联系人职务联系电话地址预审项目提交材料审核结果（√/×）营业执照营业执照复印件行业资质证书（如ISO9001等）近3年同类业绩合同复印件（3份）生产/服务能力说明（附文字说明）财务状况证明（如财务报表）预审结论□通过□不通过（说明：__________________）审核人审核日期（三）《供应商综合评估打分表（示例）》供应商名称评估维度权重得分（0-100）加权得分（得分×权重）备注价格30%报价最低得30分质量25%质量认证齐全得25分交付能力20%交付周期最短得20分服务能力15%售后响应快得15分企业信誉10%无诉讼记录得10分合计100%（四）《采购合同模板（框架）》采购合同合同编号：___________甲方（采购方）：________________________统一社会信用代码：____________________地址：________________________________法定代表人：__________________________联系方式：____________________________乙方（供应商）：________________________统一社会信用代码：____________________地址：________________________________法定代表人：__________________________联系方式：____________________________根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方就甲方向乙方采购物资/服务事宜，经平等协商，达成一致，签订本合同：第一条采购标的物资/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）质量标准合计（大写）：________________________（小写）：_________第二条交付条款交付时间：乙方应于______年_月_日前完成交付；交付地点：________________________；运输方式：□甲方自提□乙方送货□物流配送，运费由______承担；包装要求：________________________（如：防潮、防震，费用由______承担）。第三条付款方式甲方在合同签订后_个工作日内，向乙方支付预付款_元（占总价__%）；物资/服务交付并验收合格后_个工作日内，甲方向乙方支付到货款_元（占总价__%）；质保期满无质量问题后_个工作日内，甲方向乙方支付质保金_元（占总价__%）；乙方收款账户：开户名：________________________开户行：________________________账号：________________________第四条验收标准与流程验收时间：乙方交付后____个工作日内，甲方组织验收；验收标准：以本合同第一条约定的质量标准及双方确认的技术协议为准；异议处理：验收不合格的，甲方应在验收结果通知书中注明问题，乙方应在____个工作日内整改并重新验收，整改费用由乙方承担；逾期未整改的，甲方有权解除合同并要求乙方赔偿损失。第五条违约责任逾期交付：每逾期1日，乙方应按逾期部分货款的_%向甲方支付违约金，累计不超过总货款的_%；逾期超过____日的，甲方有权解除合同；质量问题：验收不合格且乙方未按期整改的，甲方有权拒收，乙方应退还已付款项并赔偿甲方损失；逾期付款：每逾期1日，甲方应按逾期部分货款的_%向乙方支付违约金，累计不超过总货款的_%。第六条保密条款双方应对合作过程中获知的商业秘密（包括技术信息、价格信息、客户资料等）保密，保密期限为____年。第七条争议解决因本合同引起的争议，双方应协商解决；协商不成的，提交______人民法院诉讼解决。第八条其他本合同一式_份，甲乙双方各执_份，具有同等法律效力；本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效。甲方（盖章）：________________________乙方（盖章）：________________________法定代表人/授权代表（签字）：__________法定代表人/授权代表（签字）：__________签订日期：______年_月_日签订日期：______年_月_日六、关键风险与执行建议（一）关键风险提示供应商资质风险：供应商提供虚假资质或超越资质范围经营，导致物资/服务不合规（如无食品生产许可证的企业供应食品原料）；评估过程风险：评估指标权重设置不合理或主观判断过多，导致“劣币驱逐良币”（如过度侧重价格而忽视质量）；合同条款风险：合同条款模糊（如“验收合格”未明确标准）、违约责任不对等，导致争议时无法维权；履约风险：供应商交付延迟、质量不达标或中途断供，影响企业生产经营。（二）执行建议强化资质