档案保管协议书

档案保管协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：中国XX集团有限公司（以下简称“甲方”）。

甲方地址：北京市朝阳区建国路88号XX大厦18层。

甲方法定代表人/负责人：张伟。

甲方联系方式

甲方是一家在中华人民共和国境内注册成立的综合性企业，主要从事XX行业的投资、运营及相关业务。基于业务发展需要，甲方拟向乙方租赁/购买/委托保管一批具有重要商业价值的档案资料，以保障企业运营的合规性及信息安全性。甲方的业务范围涉及多个领域，其中包括金融、科技、法律等，因此对档案资料的管理有着严格的要求。为满足甲方对档案保管的专业化需求，双方经友好协商，决定签订本协议，明确双方的权利与义务，确保档案资料的妥善保管与安全使用。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：北京XX档案管理有限公司（以下简称“乙方”）。

乙方地址：北京市海淀区中关村南大街1号XX写字楼5层。

乙方法定代表人/负责人：李明。

乙方联系方式

乙方是一家在中华人民共和国境内注册成立的专业档案管理服务机构，专注于为企业提供档案整理、保管、咨询及数字化服务。乙方拥有先进的档案管理设施和技术团队，具备丰富的行业经验，能够为客户提供安全、高效、合规的档案管理解决方案。乙方的服务对象涵盖金融、医疗、教育等多个行业，其专业性和可靠性已获得多家知名企业的认可。基于乙方的专业能力和服务资质，甲方选择乙方作为本次档案保管服务的合作方，以保障档案资料的完整性与保密性。

3.协议简介：

本协议的签订基于甲乙双方在档案管理领域的专业合作需求。甲方作为一家业务规模较大的综合性企业，在日常运营中积累了大量具有商业价值和法律效力的档案资料，包括但不限于合同文件、财务凭证、法律文书、客户信息等。这些档案资料对于甲方的合规经营、风险控制及业务决策具有重要意义，因此需要专业的保管服务。乙方作为专业的档案管理机构，具备完善的档案管理流程、安全可靠的保管设施及严格的信息保密制度，能够满足甲方对档案保管的专业化需求。

双方基于上述背景，经充分协商，达成如下协议：甲方委托乙方对特定档案资料进行保管服务，乙方应按照本协议的约定履行保管义务，确保档案资料的安全、完整及合规使用。本协议的签订不仅有助于甲方优化档案管理流程，降低运营风险，同时也有助于乙方提升市场竞争力，实现双方互利共赢的合作目标。协议的履行将严格遵循双方的约定，确保档案资料的保管工作符合法律法规及行业规范，为双方的长期合作奠定坚实基础。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案保管服务中的权利与义务，确保甲方委托乙方保管的档案资料得到安全、规范、高效的管理。协议范围包括但不限于以下内容：1.甲方委托乙方保管的档案资料的具体清单及描述；2.乙方向甲方提供的档案保管服务内容，包括档案的接收、整理、入库、保管、借阅、数字化及销毁等环节；3.档案保管期间的安全保障措施及信息保密制度；4.双方在档案保管过程中的责任划分及违约处理机制；5.协议的履行期限及终止条件。通过本协议的签订与履行，甲方将档案保管业务委托给专业的乙方，以降低管理成本、提高管理效率，并确保档案资料的合规使用与安全保存。乙方的职责在于严格按照协议约定提供专业化的档案保管服务，确保档案资料的完整性、安全性与保密性，同时接受甲方的监督与评估，以实现双方的长远合作目标。

第二条定义

为本协议之目的，下列术语具有以下含义：1.“档案资料”指由甲方提供，委托乙方进行保管的具有商业价值或法律效力的文件、资料及数据，包括但不限于合同、凭证、法律文书、客户信息、内部文件等；2.“保管期限”指本协议约定的档案资料保管的具体年限，由双方在协议中明确约定；3.“安全措施”指乙方为保障档案资料安全所采取的物理防护、技术防护及管理制度，包括但不限于防火、防潮、防盗、防虫、监控系统、访问权限控制等；4.“信息保密”指双方对在合作过程中知悉的对方商业秘密及档案资料内容承担的保密义务，未经对方书面同意不得泄露给任何第三方；5.“数字化服务”指乙方将档案资料进行扫描、转化及存储电子数据的服务，以提升档案资料的检索效率与保存便利性；6.“违约责任”指任何一方违反本协议约定应承担的法律责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金及承担法律责任等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务

甲方的权力与义务包括但不限于以下内容：

（1）甲方有权要求乙方按照本协议约定提供专业、规范的档案保管服务，并对乙方的服务质量进行监督与评估。甲方有权随时检查乙方的档案保管设施、流程及管理制度，以确保符合协议要求。

（2）甲方有权根据业务需要，要求乙方对档案资料进行整理、分类、索引及数字化处理，以提高档案资料的利用效率。

（3）甲方有权按照本协议约定，在需要时向乙方借阅档案资料，并要求乙方提供便捷、高效的借阅服务。甲方借阅档案资料时应遵守乙方的借阅管理规定，不得损坏或泄露档案内容。

（4）甲方有权要求乙方对档案资料的安全措施进行定期检查与维护，确保档案资料的物理安全与信息安全。

（5）甲方应按照本协议约定，向乙方提供完整、准确的档案资料清单及描述，并配合乙方完成档案资料的交接、整理及入库工作。

（6）甲方应遵守乙方的档案保管管理制度，不得擅自进入乙方的档案保管区域，或要求乙方提供超出协议约定的服务。

（7）甲方应按照本协议约定，及时支付乙方提供的档案保管服务费用，并确保支付方式合法、合规。

（8）甲方应配合乙方处理档案资料的销毁工作，并确保销毁内容符合法律法规及行业规范。

2.乙方的权力和义务

乙方的权力与义务包括但不限于以下内容：

（1）乙方有权按照本协议约定，向甲方收取档案保管服务费用，并要求甲方按时支付相关费用。

（2）乙方有权要求甲方提供档案资料的具体清单及描述，并对甲方提供的资料进行核对与确认，以确保档案资料的完整性及准确性。

（3）乙方应按照本协议约定，为甲方提供安全、规范、高效的档案保管服务，包括档案的接收、整理、入库、保管、借阅、数字化及销毁等环节。乙方应建立完善的档案保管流程及管理制度，确保档案资料的完整性与安全性。

（4）乙方应采取严格的安全措施，保障档案资料的安全，包括但不限于防火、防潮、防盗、防虫、监控系统、访问权限控制等。乙方应定期检查与维护档案保管设施，确保其处于良好状态。

（5）乙方应遵守国家法律法规及行业规范，对甲方提供的档案资料承担保密义务，未经甲方书面同意，不得泄露给任何第三方。乙方应建立信息保密制度，对接触档案资料的人员进行保密培训，确保档案资料的安全性。

（6）乙方应配合甲方进行档案资料的借阅工作，并提供便捷、高效的借阅服务。乙方应要求借阅方遵守档案资料的借阅管理规定，不得损坏或泄露档案内容。

（7）乙方应按照本协议约定，定期向甲方提供档案保管报告，包括档案资料的接收、整理、保管、借阅及销毁等情况，并接受甲方的监督与评估。

（8）乙方应配合甲方处理档案资料的销毁工作，并确保销毁内容符合法律法规及行业规范。乙方应提供销毁记录，并确保销毁过程的安全性与合法性。

（9）乙方应建立应急处理机制，对档案保管过程中可能出现的突发事件进行及时处理，并定期进行应急演练，以确保档案资料的安全。

（10）乙方应配备专业的档案管理团队，对档案资料进行专业化的管理，并定期进行员工培训，提升团队的专业能力与服务水平。

（11）乙方应遵守甲方的档案保管要求，不得擅自更改档案资料的存放位置或保管方式，并确保档案资料的完整性及安全性。

（12）乙方应配合甲方进行档案资料的数字化处理，并提供高质量的数字化服务，以提升档案资料的利用效率。

（13）乙方应建立客户服务机制，对甲方提出的问题与需求进行及时响应与处理，以提升客户满意度。

（14）乙方应遵守本协议约定的履行期限及终止条件，并在协议终止时，按照约定将档案资料返还给甲方或进行销毁处理。

（15）乙方应承担本协议约定的违约责任，对违反协议约定的情况进行赔偿或承担其他法律责任。

第四条价格与支付条件

本协议项下的档案保管服务费用，由甲乙双方根据档案资料的种类、数量、保管期限、服务范围等因素协商确定。具体价格条款如下：甲方委托乙方保管的档案资料，按照每盒（或每单位，具体单位由双方约定）每年XX元的标准收取，总计XX元。若档案资料涉及特殊保管要求，如恒温、防磁等，其额外费用由双方另行协商确定。支付方式采用银行转账方式，甲方应在协议签订之日起X日内，将首期服务费用支付至乙方指定的银行账户。首期服务费用为总计费用的X%，即XX元。剩余的服务费用，甲方应在每个保管年度结束后的X日内支付完毕。乙方应在收到甲方支付的服务费用后，向甲方提供相应的收款凭证。如甲方未能按时支付服务费用，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额X%的违约金，但逾期付款总额不超过总计服务费用的X%。若逾期付款超过X日，乙方有权暂停提供档案保管服务，直至甲方付清全部款项及违约金。

第五条履行期限

本协议的履行期限为X年，自X年X月X日起至X年X月X日止。协议期满前X个月，如双方均有意继续合作，应另行协商签订续期协议。在协议履行期间，双方应按照约定履行各自的权利与义务。关键时间节点包括：档案资料的首次交接时间，即X年X月X日；每个保管年度的结束时间，即每年X月X日；服务费用的支付时间，即每个保管年度结束后的X日内；档案资料的借阅申请处理时间，即甲方提出申请后的X个工作日内；协议终止或解除的时间，即双方书面约定或法定解除条件成就时。乙方应在协议开始履行前，完成档案资料的接收、整理及入库工作，并向甲方出具相应的接收清单。甲方应在协议履行期间，配合乙方完成档案资料的补充、调整及销毁等工作。双方应确保在协议约定的关键时间节点前完成相关手续，以保障协议的顺利履行。

第六条违约责任

1.甲方违约责任

（1）若甲方未能按时支付档案保管服务费用，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额X%的违约金。逾期付款金额以实际未付金额计算，但逾期付款总额不得超过总计服务费用的X%。若甲方逾期付款超过X日，乙方有权暂停提供档案保管服务，直至甲方付清全部款项及违约金。逾期付款超过X个月，乙方有权解除协议，并要求甲方支付协议期内全部服务费用及违约金。

（2）若甲方擅自更改或损毁档案资料，或要求乙方提供超出协议约定的服务，甲方应承担相应的赔偿责任。乙方有权要求甲方赔偿因甲方违约行为造成的损失，包括但不限于档案资料的修复费用、销毁费用等。若甲方违约行为导致乙方遭受重大损失，乙方有权解除协议，并要求甲方支付赔偿金，赔偿金额不低于总计服务费用的X%。

（3）若甲方未能按时提供档案资料的补充、调整或销毁要求，每逾期一日，应向乙方支付X元/日的违约金。逾期超过X日，乙方有权自行处理相关档案资料，并要求甲方支付相应的处理费用。甲方仍需承担协议约定的服务费用及违约金。

2.乙方违约责任

（1）若乙方未能按照协议约定提供档案保管服务，如档案资料的丢失、损坏、泄密等，乙方应承担相应的赔偿责任。乙方应赔偿甲方因违约行为造成的直接损失，包括但不限于档案资料的价值损失、商业秘密泄露损失等。赔偿金额应不低于总计服务费用的X%，且甲方有权要求乙方支付额外的精神损害赔偿。

（2）若乙方未能采取严格的安全措施，导致档案资料丢失、损坏或泄密，乙方应承担全部赔偿责任。乙方还应向甲方支付总计服务费用X倍的违约金，且甲方有权解除协议，并要求乙方赔偿所有损失。

（3）若乙方未能按时完成档案资料的接收、整理、入库或数字化处理工作，每逾期一日，应向甲方支付X元/日的违约金。逾期超过X日，甲方有权解除协议，并要求乙方支付协议期内全部服务费用及违约金。乙方仍需承担因违约行为造成的损失赔偿责任。

（4）若乙方泄露甲方提供的档案资料或商业秘密，乙方应承担全部赔偿责任，并应向甲方支付总计服务费用X倍的违约金。甲方可要求乙方承担刑事责任，并赔偿所有损失。

（5）若乙方未能配合甲方进行档案资料的借阅、销毁等工作，每逾期一日，应向甲方支付X元/日的违约金。逾期超过X日，甲方有权解除协议，并要求乙方支付协议期内全部服务费用及违约金。乙方仍需承担因违约行为造成的损失赔偿责任。

3.违约金的计算与支付

本协议约定的违约金应以实际损失为基础，由违约方承担。若违约金不足以弥补甲方实际损失的，甲方有权要求违约方支付额外的赔偿金。违约方应在收到甲方违约金支付通知后X日内支付违约金，否则甲方有权采取法律手段追讨违约金及赔偿金。

4.协议解除与责任承担

若任何一方违反本协议约定，导致协议无法继续履行，守约方有权解除协议，并要求违约方承担违约责任。解除协议后，违约方仍需承担协议约定的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。守约方有权要求违约方支付协议期内全部服务费用及违约金，并赔偿所有损失。

5.不可抗力导致的违约责任

若因不可抗力因素导致协议无法履行，双方互不承担违约责任。但双方应尽最大努力减少不可抗力带来的损失，并在不可抗力消除后尽快恢复协议履行。若不可抗力因素持续超过X日，双方有权解除协议，并互不承担违约责任。

第七条不可抗力

1.定义不可抗力

本协议所称“不可抗力”是指双方不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击等）、战争、动乱、政府行为（如法律、法规的变更、行政命令等）、流行病疫情以及其他类似无法预见、无法避免并不能克服的客观情况。不可抗力事件应自其发生之日起，持续影响本协议履行状态。

2.不可抗力时的责任免除

若发生不可抗力事件，导致任何一方无法履行或无法完全履行本协议项下的部分或全部义务，该方不应承担违约责任。遭遇不可抗力的一方应在不可抗力事件发生后X日内，书面通知对方不可抗力的发生及其可能影响协议履行的情况，并提供相关证明材料。双方应根据不可抗力事件的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除协议。若不可抗力事件持续超过X日，双方仍有权解除协议，且互不承担违约责任。解除协议后，双方应就协议解除前的履行情况及已产生的费用进行结算，并返还或按照协议约定处理档案资料。不可抗力事件消除后，受影响方应尽快恢复履行协议义务，并采取措施减少不可抗力事件造成的损失。

第八条争议解决

1.争议解决方式

因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权将争议提交至有管辖权的人民法院诉讼解决，或提交至XX仲裁委员会，按照该会届时有效的仲裁规则进行仲裁。双方应选择其中一种争议解决方式，并以书面形式确认。若选择诉讼方式，协议履行地或甲方所在地人民法院具有管辖权；若选择仲裁方式，XX仲裁委员会为唯一指定的仲裁机构。

2.仲裁或诉讼的适用规则

若选择仲裁方式解决争议，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁过程中，适用中华人民共和国法律。双方应遵守仲裁规则，并承担各自的仲裁费用。若选择诉讼方式解决争议，双方应遵守诉讼程序，并承担各自的诉讼费用。在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他未受争议影响的条款。

3.争议解决前的合作

在争议解决过程中，双方应尽可能保持合作态度，避免采取任何可能加剧争议的行动。双方应指定专门联系人负责处理争议事宜，并就争议解决过程中的重大事项进行沟通。若争议涉及档案资料的返还或保管，双方应暂停相关操作，直至争议解决结果明确。

4.争议解决的法律适用

本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在签订本协议时，已充分了解并同意受中华人民共和国法律管辖。任何一方变更其法律适用选择，均需以书面形式通知对方，并经对方确认后方可生效。

第九条其他条款

1.通知方式

本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式作出，并通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件或本协议首页载明的其他地址或联系方式发送。通知应在发送日后第X日视为送达。若一方变更联系方式，应提前X日书面通知对方，否则按原联系方式发送的通知视为有效送达。

2.协议变更

对本协议的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本协议不可分割的一部分。任何一方不得单方面修改或补充本协议，任何未按本协议约定作出的修改或补充均无效。

3.协议的完整性与可分割性

本协议构成双方就档案保管事宜达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。若本协议任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应努力通过修订有效条款的方式，实现原条款的基本意图。

4.可分割性

若本协议任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应努力通过修订有效条款的方式，实现原条款的基本意图。

5.转让