员工考勤与假期管理模板

员工考勤与假期管理模板说明一、适用范围二、操作流程（一）考勤数据初始化与日常记录员工信息建档：人力资源部在新员工入职时，需在《员工考勤信息表》中录入员工姓名（某）、工号、所属部门、岗位、考勤制度类型（如标准工时/弹性工时）、默认工作时间段（如09:00-18:00，含午休1小时）等基础信息，同步录入考勤系统（或Excel模板）中，保证数据准确无误。日常打卡管理：员工通过企业/钉钉打卡机/线上考勤APP每日上下班打卡，系统自动记录打卡时间（支持手动补卡，需注明原因并由部门负责人审批）。当日18:00前未完成下班打卡的，系统自动标记“异常打卡”，员工需在次日12:00前提交《异常打卡说明表》，说明原因（如外出办事、系统故障等）。考勤数据核对：每日17:30前，部门考勤专员核对本部门员工打卡记录，对“异常打卡”标记进行初步审核，确认无误后提交人力资源部；人力资源部每周五17:00前汇总全周考勤数据，与部门考勤专员核对一致后，锁定周考勤记录。（二）假期申请与审批流程假期类型确认：员工根据需求选择假期类型（年假、事假、病假、婚假、产假等），明确假期适用条件（如年假需入职满1年可享，病假需提供医院证明等），可通过线上系统或《假期申请单》发起申请。提交申请材料：员工填写《假期申请表》，注明请假人（某）、工号、部门、假期类型、起止日期及天数、请假事由、工作交接人（需提前3天提交，紧急情况可事后补交接说明），并相关证明材料（如病假条、结婚证复印件等，隐去敏感信息后扫描）。审批流程执行：事假/年假：员工直接提交至部门负责人审批（1天内假期）→人力资源部备案（3天以上假期）；病假（3天以上）：部门负责人审批→人力资源部审核医疗证明→分管总监最终审批；婚假/产假等法定假期：部门负责人审批→人力资源部核对假期资格→分管总监审批→人力资源部备案并同步更新假期余额。审批时效：部门负责人需在24小时内完成审批，人力资源部在48小时内完成资格审核，逾期未处理视为默认通过。（三）月度考勤汇总与报表数据统计：每月最后1个工作日，人力资源部从考勤系统导出全月考勤数据，包括：员工姓名、应出勤天数、实际出勤天数、迟到/早退次数（迟到/早退超过30分钟计旷工0.5天）、旷工天数、各类假期使用天数（按类型分类）、异常打卡次数等。报表编制：根据统计数据编制《月度考勤汇总表》，按部门排序，标注考勤异常员工（如迟到3次以上、旷工1天以上），并附《考勤异常说明清单》（记录异常原因、处理建议）。结果公示与确认：每月5日前，人力资源部将《月度考勤汇总表》发送各部门负责人确认，无异议后通过企业内部公告公示3天；员工对考勤记录有异议的，需在公示期内提交《考勤复核申请表》，人力资源部在2个工作日内复核并反馈结果。（四）特殊情况处理出差/外勤：员工因公出差需提前1天在考勤系统中填写《出差申请单》，注明出差地点、事由、起止时间，经部门负责人审批后，考勤记录按“正常出勤”处理；突发紧急出差可先通过电话报备部门负责人，事后24小时内补录系统。加班管理：员工加班需提前填写《加班申请表》，注明加班事由、时间、地点，经部门负责人审批后生效；加班时间可优先安排调休（需在1个月内使用），超时部分按公司规定计算加班费（具体标准参照公司《考勤管理制度》）。三、模板示例表1：员工考勤信息表（部分字段）序号员工姓名工号所属部门岗位考勤制度类型默认工作时间段入职日期联系方式（仅内部）1*某A001研发部工程师标准工时制09:00-18:002023-03-012*某B002市场部专员弹性工时制08:30-17:302022-07-151395678表2：假期申请审批表（部分字段）申请日期员工姓名工号部门假期类型起始日期截止日期天数请假事由工作交接人部门负责人审批人力资源部审批分管总监审批2024-03-01*某A001研发部年假2024-03-052024-03-073处理个人事务*某同意备案同意表3：月度考勤汇总表（部分字段）部门员工姓名工号应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数旷工天数事假天数病假天数年假天数考勤状态研发部*某A0012221100010正常市场部*某B0022220020.51.500异常四、关键提示数据准确性：考勤数据初始化后，员工信息变更（如部门调动、考勤制度调整）需在3个工作日内更新至考勤系统，保证记录与实际一致。审批时效性：假期申请需提前规划，避免因审批延迟影响工作安排；紧急请假（如突发疾病）需在24小时内补交材料，否则按旷工处理。假期余额管理：人力资源部每季度末核对员工假期余额，年假未休完部分按公司规定处理（如折算为工资或延期使用，具体参照制度），避免假期过期失效。隐私保护：考勤数据仅限人力资源部、部门负责人及