供应链采购与供应商管理模板

供应链采购与供应商管理模板工具说明一、模板应用场景本工具适用于企业采购部门开展日常供应商管理全流程工作，具体包括但不限于以下场景：新供应商引入：企业首次合作供应商的资质审核、评估与准入；现有供应商年度评估：对合作中供应商的履约能力、服务质量、成本控制等维度进行综合考核；采购需求落地执行：从需求提报、询比价、合同签订到订单交付的全流程标准化管理；供应商分级分类管理：基于绩效结果对供应商进行分级（如战略供应商、核心供应商、普通供应商），实施差异化合作策略；跨部门协作采购：需求部门、采购部门、质量部门、财务部门等多角色协同参与的采购项目。二、标准化操作流程1.采购需求确认需求部门发起：需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、预算金额、技术质量要求等关键信息，部门负责人签字确认。采购部门审核：采购部门对接需求部门，确认需求的合理性、必要性与预算匹配度，重点核查技术参数是否清晰、交付周期是否可行，审核通过后进入供应商寻源环节。2.供应商寻源渠道筛选：通过企业合格供应商名录、行业展会、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集潜在供应商信息，优先选择已有合作基础或行业口碑良好的供应商。初步沟通：向潜在供应商发出《合作意向函》，简要说明采购需求、合作要求及后续流程，收集供应商初步反馈（如产能、合作意愿等）。3.供应商资质审核资料提交：供应商需提供《供应商资质信息表》及附件，包括：营业执照（加盖公章）、相关行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、过往合作案例（合同关键页复印件）、法定代表人证件号码明等。审核评估：采购部门联合质量、法务部门对资质文件进行合规性审核，重点核查：主体资格是否合法（是否在有效期内、有无经营异常记录）；资质等级是否满足采购需求（如特种设备生产资质需符合行业标准）；财务状况是否稳定（可要求提供近期财务报表或银行资信证明）。审核通过后，供应商进入候选名单；未通过则书面反馈原因，终止合作。4.询比价与商务谈判询价文件发出：向候选供应商发出《询价单》，明确报价要求（含税价/不含税价、报价有效期）、交付细节（运输方式、包装标准）、付款条件、质量验收标准等。报价收集与分析：供应商在规定时间内提交《报价单》，采购部门汇总报价信息，从价格、交期、付款条件、服务能力等维度进行比价分析，形成《询比价评估报告》，推荐1-3家优选供应商。商务谈判：与优选供应商就价格、履约条款、违约责任等进行谈判，达成一致后拟定《采购合同（草案）》。5.合同签订与订单下达合同审核：法务部门对《采购合同》条款进行合规性审核，重点核查标的物描述、双方权利义务、验收标准、争议解决方式等；采购部门确认商务条款无误后，提交双方授权代表签字盖章。订单创建：采购部门根据合同信息，在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送供应商，明确订单编号、物料编码、数量、单价、交付日期、收货地址等信息，并抄送仓库、质量部门。6.订单执行与交付跟踪生产/备货跟踪：供应商根据订单要求组织生产或备货，采购部门定期与供应商对接进度，保证按期交付；如遇延期风险，要求供应商提供应急预案，并及时同步需求部门。到货验收：仓库部门对照订单核对到货物料/服务的数量、外观；质量部门按《质量检验标准》进行抽样或全检，检验合格后签署《到货验收单》；不合格物料则启动退货或换货流程，记录《不合格品处理报告》。7.供应商绩效评估评估周期：季度/年度评估，新供应商合作满3个月后首次评估，后续按周期开展。评估维度与数据收集：交货准时率：（按时交付批次数/总交付批次数）×100%，数据由仓库提供；质量合格率：（检验合格批次数/总检验批次数）×100%，数据由质量部门提供；价格竞争力：对比市场平均价格或历史采购价格，评估成本控制能力；服务响应速度：针对投诉、咨询等需求的处理及时性（24小时内响应、48小时内解决），数据由采购部门记录；合作配合度：配合度评分（1-5分），由采购部门、需求部门共同打分。评估结果应用：根据综合评分将供应商分为四级（优秀≥90分、合格70-89分、待改进60-69分、不合格＜60分），结果纳入《供应商绩效评估档案》：优秀供应商：增加合作份额、优先参与新项目评选；合格供应商：维持现有合作；待改进供应商：发出《改进通知函》，30日内提交整改计划；不合格供应商：终止合作，从合格名录中移除。8.供应商关系维护定期沟通：每季度与核心供应商召开业务沟通会，反馈合作问题、优化合作模式；信息共享：向供应商提供企业年度采购计划、产能预测等信息，推动供应链协同；激励机制：对年度表现突出的供应商授予“年度优秀供应商”称号，给予一定政策倾斜（如缩短付款周期）。三、核心模板表格表1：供应商基本信息登记表序号供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人联系方式（*）主营业务资质证书（名称/编号/有效期）过往合作项目备注1*有限公司91110108北京市区张*5678电子元器件研发ISO9001:2015/有效期至2025-12-31A项目（2023年）战略供应商表2：询比价评估报告询价单编号QJ202405001询价日期2024-05-10采购物料芯片SMT-1206（1000颗/批）需求数量5000颗预算金额5000元供应商数量3家序号供应商名称报价（元）交期（天）1*科技有限公司4800152*电子厂4500103*贸易公司520020评估结论推荐选择*电子厂，价格合理、交期短，质量承诺符合要求表3：采购合同管理表合同编号HT202405001签订日期2024-05-20甲方（采购方）*股份有限公司乙方（供应商）*电子厂合同标的芯片SMT-1206（5000颗）合同金额4500元履行期限2024-06-10前交付付款方式预付30%（1350元），收货验收合格后付70%（3150元）质量标准符合IPC-A-610E标准，不良率≤0.05%违约条款逾期交付按日收取0.05%违约金，质量问题无条件退换合同附件《技术规格书》《质量保证协议》存档位置采购部-合同档案-2024年备注首次合作，需提供出厂检验报告表4：供应商绩效评估表（季度）评估周期2024年Q2供应商名称*电子厂评估等级优秀（92分）评估维度权重（%）数据来源得分计算方式交货准时率30仓库30按时交付3批/总3批×100质量合格率30质量30合格3批/总3批×100价格竞争力20采购18较市场均价低5%，得分18服务响应速度10采购8投诉1次，48小时解决，扣2分合作配合度10采购/需求6技术文档提交延迟1次，扣4分综合得分100——92——改进建议加强技术文档提交及时性，建议提前3个工作日提交相关资料四、使用要点提示数据准确性：所有模板中的信息需真实、完整，供应商资质文件、合同文本、评估记录等需留存原件或扫描件（加盖公章），保存期不少于合同终止后3年。流程合规性：严格执行企业采购管理制度，严禁规避招标、指定供应商等违规行为；涉及大额采购（如单笔超50万元）需采用公开招标方式，留存招标过程文件。动态管理：供应商名录需每季度更新一次，新增/淘汰供应商需经采购部门负责人审批；绩效评估结果需同步至财务部门，