供应商管理评价及合作洽谈模板

供应商管理评价及合作洽谈工具模板一、适用场景与目标本工具模板适用于企业采购、供应链管理及商务合作场景，主要用于解决以下需求：供应商筛选与准入：对新合作供应商进行全面评估，保证其资质、能力与企业要求匹配；现有供应商绩效复盘：定期对合作中的供应商进行量化评价，识别优势与改进点；合作洽谈与条款确认：规范合作洽谈流程，明确双方权责，降低合作风险；长期合作优化：通过持续评价与沟通，推动供应商能力提升，构建稳定供应链体系。目标是通过标准化工具提升供应商管理效率，保障合作质量，实现企业与供应商的共赢发展。二、操作流程详解（一）准备阶段：信息收集与标准制定明确评估需求根据采购品类（如原材料、服务、设备等）确定核心评估维度，例如：供应商的生产能力、质量管控水平、价格竞争力、交付及时性、售后服务响应速度等。若为现有供应商复盘，需结合历史合作数据（如交货准时率、合格率、投诉处理效率等）设定评价基准。组建评估小组小组成员需包含采购经理、质量负责人、技术专家、财务代表及使用部门需求方*，保证评价视角全面。明确分工：采购经理负责整体协调，质量负责人把控质量指标，技术专家评估技术匹配度，财务代表分析成本结构，需求方确认实用性。收集供应商信息要求供应商提供以下资料（加盖公章）：企业营业执照、行业资质证书（如ISO9001、ISO14001等）；产品/服务说明书、生产流程说明、产能数据；过往合作案例（3家及以上客户联系方式，示例：客户A、客户B）；财务状况说明（近2年资产负债表、利润表，可模糊处理敏感数据）。通过公开渠道（如企业征信系统、行业平台）核实供应商信息真实性，避免虚假资质。制定评价标准量化评价指标，例如：质量管控：产品合格率≥98%（每批次）、质量问题响应时间≤24小时；交付能力：订单准时交付率≥95%、小批量订单灵活响应周期≤7天；价格水平：对比市场均价±5%、付款账期≤30天；服务支持：售后问题解决率100%、定期回访频率≥1次/季度。设置权重分配（如质量30%、交付25%、价格20%、服务15%、合作稳定性10%），保证评价重点突出。（二）洽谈阶段：需求对接与条款确认开场与需求同步洽谈开始前，由采购经理*介绍企业背景、采购目标及对供应商的核心期望（如“需保证原材料A的杂质含量≤0.1%”“月均供货量不低于100吨”）。引导供应商介绍自身优势、技术能力及合作案例，重点知晓其与本企业需求的匹配度。核心议题沟通质量与标准：明确产品/服务的具体技术参数、验收标准（如参照国标GB/T-202X），确认供应商的质量检测流程及第三方认证情况。交付与物流：确定订单交付周期、最小起订量（MOQ）、运输方式及费用承担方，明确异常情况（如产能不足、物流延误）的应对预案。价格与成本：讨论报价结构（含税/不含税、运费、包装费是否单独列示），分析价格构成合理性，争取长期合作折扣或阶梯定价。服务与支持：明确售后联系人（如供应商售后主管*）、问题处理流程（如“质量问题需在48小时内提供书面解决方案”），以及技术培训、定期巡检等增值服务内容。条款梳理与确认沟通结束后，整理核心条款形成《合作洽谈记录表》（详见模板三），包括双方已达成共识的内容、待进一步协商的问题及时间节点。对存在争议的条款（如账期、价格），需明确后续沟通方式（如“3个工作日内由技术专家*完成参数可行性复检，再议价格”）。达成合作意向若双方达成一致，由采购经理*发出《合作意向书》，明确合作范围、周期及下一步工作（如“供应商需在7日内提供最终版报价单及合同草案”）。若未达成一致，礼貌终止洽谈，并记录未达成原因（如“价格超出预算10%”“产能无法满足峰值需求”），纳入供应商备选库。（三）合作后阶段：执行跟踪与持续优化合作启动与执行监控签订正式合同后，建立供应商档案，包含资质文件、合同文本、洽谈记录、评价报告等。采购专员每周跟踪订单交付情况，质量部门每批次进行到货检验，记录异常数据（如延迟交付、不合格品），同步至供应商并要求整改。定期评价与反馈每季度/半年开展供应商评价，使用《供应商评价指标表》（详见模板三）进行量化打分，形成《供应商评价报告》。评价结果分为四级：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（＜70分）。与供应商召开评价复盘会，针对扣分项（如“交货准时率仅85%”）提出改进要求，明确整改时限（如“下季度提升至92%”）。动态优化与淘汰连续两次评价“优秀”的供应商，可纳入“战略供应商”名单，给予优先订单、账期优惠等激励；连续两次评价“不合格”的供应商，启动淘汰流程，终止合作并更换供应商；定期更新供应商库，补充新潜在供应商，保证供应链活力。三、核心工具模板模板一：供应商基本信息表项目内容附件要求供应商名称营业执照复印件（加盖公章）统一社会信用代码企业类型□国企□民企□外企□其他注册资本成立时间主营业务产品/服务说明书联系人职务联系电话*（示例：138）电子邮箱*（示例：supplier**）注册地址生产/办公场地场地照片（生产设备、仓储环境）资质证书□ISO9001□ISO14001□行业特殊资质（如食品生产许可证）证书复印件（加盖公章）主要客户案例1.客户A：合作产品B，合作时长2年2.客户C：合作产品D，合作时长1年合作合同关键页（隐去敏感信息）产能情况□日产能：______□月产能：______□最大可承接订单量：______生产能力说明报告财务状况□近1年营收：______万元□近1年利润：______万元（可模糊处理）财务报表（资产负债表、利润表）模板二：供应商评价指标表一级指标二级指标权重评分标准（10分制）得分质量管控（30%）产品合格率15%≥98%：10分；95%-97%：8分；90%-94%：6分；＜90%：0分质量问题响应速度10%≤24小时：10分；24-48小时：7分；＞48小时：3分质量体系完整性5%有完整ISO9001体系及内部质检流程：10分；有基础流程但未认证：6分；无体系：0分交付能力（25%）订单准时交付率15%≥95%：10分；90%-94%：8分；85%-89%：6分；＜85%：0分交付周期灵活性5%小批量订单≤7天：10分；7-14天：7分；＞14天：3分包装与物流规范性5%包装符合标准、无破损：10分；偶有轻微破损：6分；破损率高：0分价格水平（20%）价格竞争力10%低于市场均价5%以上：10分；与均价持平：7分；高于均价5%以内：3分；高于5%以上：0分成本结构合理性5%原材料成本占比合理、报价透明：10分；成本构成模糊：6分；存在隐性收费：0分付款账期5%≤30天：10分；31-60天：7分；＞60天：3分服务支持（15%）售后响应速度5%≤24小时：10分；24-48小时：7分；＞48小时：3分问题解决率5%100%：10分；90%-99%：7分；＜90%：3分定期回访与沟通5%≥1次/季度：10分；1次/半年：6分；无回访：0分合作稳定性（10%）合同履约率5%100%：10分；90%-99%：7分；＜90%：0分合作年限与忠诚度5%≥2年：10分；1年：6分；＜1年：3分综合得分100%模板三：合作洽谈记录表洽谈基本信息洽谈时间年月日时分至时分洽谈地点□公司会议室□供应商现场□线上参与人员甲方：采购经理、技术专家乙方：供应商销售主管、技术负责人洽谈主题______供应商合作洽谈议题与讨论要点议题1：质量标准确认讨论内容：甲方要求原材料A杂质含量≤0.1%，乙方现有检测设备可满足，承诺每批次提供检测报告。议题2：交付周期与价格讨论内容：乙方常规交付周期为15天，甲方希望缩短至10天，乙方表示加急需增加5%费用；甲方报价为100元/件，乙方要求105元/件，最终约定102元/件（含税，运费甲方承担）。达成共识1.质量标准：杂质含量≤0.1%，每批次附第三方检测报告；2.交付周期：常规订单10天，加急订单12天（不额外收费）；3.价格：102元/件，月结30天；4.售后：质量问题24小时内响应，7天内解决。待办事项甲方：1.3个工作日内完成合同草案拟定；2.技术部门*出具技术参数确认函。乙方：1.3个工作日内提供最终版报价单；2.准备资质文件更新版（含最新ISO9001证书）。下次沟通安排时间：年月日14:00方式：线上会议议题：合同条款最终确认双方签字甲方代表：______________乙方代表：______________日期：年月日日期：年月日模板四：供应商合作后评价表供应商名称评价周期□季度□半年度□年度一级指标二级指标目标值实际值质量管控（30%）产品合格率≥98%96%质量问题响应速度≤24小时20小时交付能力（25%）订单准时交付率≥95%93%交付周期灵活性≤7天8天服务支持（15%）售后问题解决率100%100%定期回访与沟通≥1次/季度1次/季度综合得分改进建议1.加强原材料进厂检验，降低杂质超标风险；2.与物流服务商签订时效协议，保证交付准时性；3.优化小批量订单生产流程，缩短响应周期。后续合作计划□维持现有合作，跟踪改进项落实□增加订单量（建议提升10%）□减少订单量（建议降低15%）□纳入淘汰名单（需整改1个月后复评）评价人采购经理：______________质量负责人：______________技术专家*：______________审批人供应链总监*：______________日期：年月日四、关键注意事项与风险提示（一）信息真实性验证供应商提供的资质文件、案例数据需通过“国家企业信用信息公示系统”“天眼查”等官方渠道核实，避免虚假资质或夸大业绩；对供应商的生产场地、设备情况可进行实地考察（首次合作必选），重点核实产能与实际生产规模是否匹配。（二）评价标准客观性评价指标需量化、可衡量，避免主观判断（如“服务好”改为“售后响应时间≤24小时”）；评价小组需独立打分，取平均分作为最终结果，避免个人偏好影响评价公正性。（三）沟通技巧与预期管理洽谈前明确企业核心需求与非核心需求（可适当让步），避免在次要条款上过度纠缠；对供应商的合理诉求（如“原材料价格上涨需调整价格”）需给予回应，可通过签订“价格调整协议”（约定调价触发条件及幅度）平衡双方利益。（四）合同条款严谨性合同中需明确“质量标准、交付时间、付款方式、违约责任、保密条款、不可抗力”等核心内容，避免模糊表述（如“尽快交付”改为“下单后15个工作日内交付”）；违约责任需量化（如“延迟交付1天，按订单金额的0.5%支付违约金”），保证可执行性。（五）数据保密与权限控制供应商评价报告、合作数据等敏感信息需限定内部查阅