某市科技局档案保管保护办法

某市科技局档案保管保护办法

一、总则1.目的为加强某市科技局档案的保管保护工作，确保档案的完整与安全，有效延长档案寿命，充分发挥档案在科技局各项工作中的作用，依据国家相关法律法规和档案管理规定，结合本局实际情况，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于某市科技局机关及所属各部门形成的各类档案的保管保护工作，包括但不限于文书档案、科技项目档案、财务档案、人事档案等。3.基本原则档案保管保护工作应遵循“以防为主，防治结合”的原则，坚持科学管理、安全保密、便于利用的方针，确保档案管理工作的规范化、制度化和科学化。二、档案保管机构与人员职责1.档案保管机构科技局设立专门的档案保管部门，负责全局档案的集中保管、保护和日常管理工作。档案保管部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案保管环境符合要求。2.档案管理人员职责-档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案保管保护业务流程，严格遵守档案管理工作制度和操作规程。-负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作，确保档案管理工作的准确、及时和规范。-定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时报告并采取有效措施进行处理，确保档案的安全。-严格执行档案保密制度，保守档案机密，防止档案信息泄露。-积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案保管环境要求1.档案库房建设-档案库房应选址在干燥、通风、排水良好的地方，远离水源、污染源和强震源，避免阳光直射。-库房建筑应符合国家有关档案库房建设的标准和规范，具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防光、防有害气体等功能。2.温湿度控制-档案库房应配备温湿度调控设备，保持适宜的温湿度环境。温度一般控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。-档案管理人员应定期记录库房温湿度数据，根据温湿度变化情况及时采取调控措施，确保档案保管环境稳定。3.清洁卫生-档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。-档案库房内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀等物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。四、档案保管设备与装具1.档案保管设备-档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备、空气净化设备等，确保档案保管工作的顺利进行。-档案保管设备应定期进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。对损坏或老化的设备应及时进行维修或更新。2.档案装具-档案装具应选用符合国家标准的产品，具备良好的防火、防潮、防虫、防鼠等性能。档案装具应统一规格、统一标识，便于档案的存放和管理。-档案管理人员应根据档案的类别、年度、保管期限等因素，合理安排档案装具的使用，确保档案存放有序，便于查找和利用。五、档案整理与上架1.档案整理-档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的完整性和系统性。-档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.档案上架-档案整理完成后，应按照分类方案和编号顺序将档案上架存放。档案上架应排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。-档案管理人员应建立档案上架登记册，详细记录档案的上架位置、数量、类别等信息，确保档案存放信息的准确和可追溯。六、档案保管期限与鉴定1.档案保管期限-科技局档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限应根据国家有关规定和档案的实际价值确定。-档案管理人员应在档案整理过程中，准确标注档案的保管期限，并在档案上架时按照保管期限进行分类存放。2.档案鉴定-档案保管部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案保管部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组，按照规定的程序和标准对档案进行鉴定。-鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。-档案鉴定工作结束后，应形成档案鉴定报告，详细记录鉴定工作的过程、结果和存毁意见等信息。鉴定报告应经鉴定小组全体成员签字确认，并报科技局主管领导审批。七、档案的日常检查与维护1.日常检查-档案管理人员应定期对档案保管状况进行日常检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管环境、装具状况等。日常检查应每周至少进行一次，并做好检查记录。-在重大节日、自然灾害等特殊时期，应增加检查频次，确保档案安全。对检查中发现的问题，应及时报告并采取措施进行处理。2.档案维护-对在检查中发现的档案破损、褪色等问题，档案管理人员应及时进行修复和抢救。档案修复应遵循“修旧如旧”的原则，采用科学、规范的修复方法和技术，确保档案的原始风貌和信息完整。-定期对档案进行盘点，确保档案数量准确，账物相符。对因工作需要借阅、转移的档案，应及时办理相关手续，并跟踪档案的去向和归还情况。八、档案的数字化与备份1.档案数字化-为提高档案的利用效率和保管安全性，科技局应积极推进档案数字化工作。档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和完整性。-档案数字化过程中，应做好档案原件的保护工作，防止因数字化操作对档案造成损坏。数字化档案应进行分类存储，并建立相应的索引和数据库，便于检索和利用。2.档案备份-档案保管部门应建立档案备份制度，定期对重要档案进行备份。备份方式可采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并异地存储，确保档案数据的安全。-档案备份应按照规定的时间间隔进行，备份数据应进行完整性检查和测试，确保备份数据的可用性。对已过期或损坏的备份介质，应及时进行更新和更换。九、档案安全保密管理1.安全保密制度-科技局应建立健全档案安全保密制度，明确档案管理过程中的安全保密要求和责任。档案管理人员应严格遵守安全保密制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案信息。-加强对档案管理人员的安全保密教育，提高其安全保密意识和防范能力。定期组织安全保密培训和考核，确保档案管理人员熟悉安全保密规定和操作流程。2.访问控制-档案库房应安装门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管门禁卡和密码，不得随意转借他人。-对档案管理信息系统应设置不同的用户权限，根据工作需要授予相应的操作权限。用户应妥善保管个人账号和密码，定期更换密码，防止账号被盗用。3.应急处置-制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、地震、网络攻击等突发事件时的应急处置措施和流程。应急预案应定期进行演练，确保相关人员熟悉应急处置流程和职责。-发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度减少损失。事故处理结束后，应及时对事故原因进行调查分析，总结经验教训，完善安全防范措施。十、档案保管保护工作的监督与考核1.监督检查-科技局档案管理部门应定期对档案保管保护工作进行监督检查，检查内容包括档案保管环境、设备设施运行情况、档案整理上架情况、日常检查记录等。监督检查应每季度至少进行一次，并形成检查报告。-对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价-建立档案保管保护工作考核评价机制，将档案保管保护工作纳入部门和个人的绩效考核体系。考核内容包括档案管理工作制度执行