公司制度初稿

年4月19日公司制度初稿文档仅供参考第一章行政人事管理制度

行政人事部岗位说明书一、行政人事经理岗位说明书岗位标识信息岗位名称行政人事部经理隶属部门行政人事部岗位编码XZ01岗位定员1人直接上级董事长助理直接下级本部门员工全面负责公司行政人事事务的管理,确保公司各项工作正常运作。工作职责与任务1、负责制订公司行政人事管理计划和实施;2、监控公司办公经费的使用和费用审核;3、负责制定完善的行政管理制度体系,建立完善的内部文书、档案管理体系;4、负责公司组织结构的设计与调整,合理配置工作岗位。做好公司各部门人员的定编工作,结合实际需要,及时组织劳动额的控制、分析、修订、补充,杜绝劳动力的浪费;5、负责组织公司对外形象宣传,代表公司与有关部门和机构保持良好公共关系;6、负责组织监督、检查公司管理制度落实情况,维护办公秩序;7、负责组织公司重要会议、重大活动的筹备工作;接待公司重要来访客人;8、负责企业文化的建设与宣导9、完成上级委派的其它任务。工作1、保证公司行政人事管理工作合理、有序,为公司开发经营提供保障。2、营造良好的企业文化。3、严格控制公司行政人事费用。4、完善公司管理制度,组织搞好公司对外宣传工作。工作权限1、所属人员工作岗位调动权、工作指导权、分配权、监督考核权;2、对所属人员的违纪、违规纠正权、事实处理权或处理申报权;3、行政事务经费的审核权或额度内审批权;4、办公用品采购计划的审核权。5、公司车辆的调度情况在规定时间内上班,有时需要加班加点。办公室任职要求知识及拥有行政事务管理、经济法及公共关系等方面的专业知识。了解房地产经营管理方面的知识。熟悉计算机的的应用及操作技能。技能要求行政事务分析处理能力,外协关系的公关能力。本科以上,经济管理或行政事务管理专业。五年以上工作经验。抗压性强,充沛的精力;强烈的责任心;仔细认真的个人特征。二、人事主管岗位说明书岗位标识信息岗位名称人事主管隶属部门行政人事部岗位编码XZ02岗位定员1人直接上级行政人事经理直接下级行政人事专员执行人力资源日常性事务工作,辅助部门经理完成人力资源目标规划。工作职责与任务1、负责组织<劳动法>及地方政府有关劳动法律、法规的贯彻落实;2、在部门经理领导下,负责组织制定公司人力资源管理制度的拟定、修改、补充、和实施;3、负责组织公司员工的招聘、录用、合同签订、辞退、培训、差假、调动、奖惩、考核等劳动人事管理工作;4、负责核定各岗位的薪资福利标准,编制年度薪资调整方案,认真做好劳动工资统计基础工作。5、负责公司人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作;6、负责按用人标准配备齐全各类人才,人尽其才,合理调配员工到最适当的岗位上,做好人才挖掘、引进工作;7、负责年终先进单位、个人的评选评比,授予荣誉称号的具体工作;8、协助人力资源部经理处理劳资关系9、完成部门经理临时交办的其它任务。工作1、保证公司人事管理工作合理、有序,为公司开发经营提供后勤保障;2、确保公司良好的用工环境,对异常情况及时向上级汇报并采取措施;3、严格执行公司人事档案管理规定,杜绝出现差错;4、完善公司人事制度,使之能匹配公司的发展。工作权限1、本部门工作计划的制订和实施权;2、行使公司人力资源管理工作的计划、监督、执行权力3、有权向上级领导提议本部下属人选,并对其工作进行考核评价。在规定时间内上班,有时需要加班加点。办公室任职要求知识及拥有人力资源管理、心理学及公共关系等方面的专业知识。了解房地产经营管理方面的知识。技能要求熟悉人事各模块事务,了解国家相关劳动法律、法规,熟悉人力资源管理工作流程和运作方式;有强烈的责任感及敬业精神。大学本科以上,人力资源或行政管理相关专业。五年以上工作经验,地产行业优先。具有健康的体魄,充沛的精力;强烈的责任心;仔细认真的个人特征;三、行政主管岗位说明书岗位标识信息岗位名称行政人事专员隶属部门行政人事部岗位编码XZ03岗位定员1人直接上级行政人事经理直接下级辅助部门经理完成行政人事日常相关事务。工作职责与任务配合公司人事规章制度,并督促、检查制度的贯彻执行;2、配合部门经理核定各岗位的工资标准,负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作;核算每月员工的工资;3、负责劳动合同的保管工作;4、负责社会保险及商业保险的办理;5、负责建立健全员工的人事档案;6、负责员工考勤管理和纪律监察。7、负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作;8、负责协调公司与政府及其它单位对口部门的关系;9.负责公司会议组织及期间服务;收集会议信息及通知工作,做好各项会议记录;10.证照年检管理及变更工作。工作配合公司行政人事管理工作,为公司开发经营提供后勤保障;编制员工出勤周报表、月报表;积极发挥接待工作的桥梁和纽带作用,努力做好各项接待工作。工作权限及时更新员工档案开放对应查询权限向财务部等下发入职通知;离职对缺岗职位进行招聘注销对应查询权限结算工资以及转移劳动关系;调岗对调入调出部门进行协调并确定被调人的薪资档级对缺岗部门进行招聘开具调动单。在规定时间内上班,有时需要加班加点。办公室任职要求知识及拥有行政管理、公共关系等方面的专业知识。了解房地产经营管理方面的知识。技能要求熟悉行政人事相关事务,工作细致,责任心强。大学专科以上,人力资源或行政管理相关专业。两年以上地产行业工作经验。具有健康的体魄,充沛的精力;强烈的责任心;仔细认真的个人特征;四、网络管理员岗位说明书岗位标识信息岗位名称网络管理员隶属部门行政人事部岗位编码XZ04岗位定员1人直接上级行政人事经理直接下级保证办公电脑、网络的正常使用及维护。工作职责与任务负责网络中心机房主交换机、服务器及网络主要设备的合理配置和安全运行;负责计算机网络系统的日常维护和管理;负责系统软硬件的调研、询价、采购、安装、升级、保管、维护等工作;负责软件有效版本的管理(购买正版软件);负责公司网络终端设备、终端外设和网络线路的日常维护管理,保障信息畅通;负责网络内用户的设置及用户的开户、撤消、权限等管理;负责网络终端重要数据的安全性并定期进行相关数据的备份;协助领导建立健全相关的网络管理规章制度;负责公司OA办公系统的管理;负责公司所有行政电话的维修、维护、电话业务、建立新的电话工作点等工作;完成领导交办的其它任务。工作1、对公司网络的正常运行、使用负责;2、对公司网络的机密性负责;3、负责保障办公室电脑的正常使用;4、对不能按时完成职责范围内的各项工作负责。工作权限1、有权对公司网络及其网络终端、设备进行监控及调整;2、有权要求各部门按规定使用网络资源;3、有权对公司内办公电脑的配置、安装网络终端、设备、线路、电话的线路走向、安装、音视频设备的配置提出科学、合理的建议。在规定时间内上班,有时需要加班加点。办公室任职要求知识及大专以上学历,计算机、通信等相关专业技能要求熟练掌握Windows/Linux/UNIX操作系统的管理、维护;具有SQLServer等主流数据库维护经验;熟练掌握主要系统软件的安装、配置和维护技术三年以上公司网络管理员工作经验;熟悉常见服务器设备,具备故障诊断和处理能力;了解主流厂商的设备和技术发展。具备良好职业道德与工作态度,善于沟通五、行政专员(档案)岗位说明书岗位标识信息岗位名称行政专员(档案方向)隶属部门行政人事部岗位编码XZ05岗位定员1人直接上级人事行政经理直接下级公司档案收集与管理、传真收发登记、复印管理、文件打印、办公用品管理;管理食堂,保洁服务,前台接待工作职责与任务1．负责做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作2．负责公司每月固定资产的盘点及管理工作。3．统计办公用品需求,申请采购,并负责分发和库存控制,登记并统计各部门的办公用品消耗,控制办公用品支出4．负责管理办公室保洁工作5．负责食堂管理工作,审核每日菜单,监督食堂卫生5．监督支持前台接待工作。6.负责公司外联物品的采购、日常登记及领用。7．完成上级交给的其它任务。工作档案保管完好,分类清晰,严格执行保密制度主动热情、服务周到办公员工支持控制良好保障食堂卫生安全,控制费用工作权限1．档案管理权。2．办公用品分发、申购权。3．食堂卫生的检查权,食堂菜单的审核权。在规定时间内,有时需要加班加点。办公室任职要求知识及拥有公共关系、礼仪方面、档案管理的专业知识,了解房地产知识。技能要求具备较强的事务的分析判断能力,较好的普通话基础。礼仪公关能力强。中专或高职学历,档案管理及相关专业,两年以上工作经验。身体健康,精力充沛,责任心强,认真仔细的个人特征。六、车管专员岗位说明书岗位标识信息岗位名称车管专员隶属部门行政人事部岗位编码XZ06岗位定员1人直接上级行政人事经理直接下级车队队长负责公司车辆管理、维修与保养,对司机方考核及奖惩建议工作职责与任务负责监督并组织落实公司车辆管理制度;根据公司的年度预算及车辆使用状况编制车辆年度、月度维修保养计划;组织实施车辆维修保养计划,督导下属执行车辆的维修保养计划;控制车辆使用成本,审核、登记车辆的各项费用,并在月底对其进行综合跟踪分析;受理各部门及相关领导的用车申请,合理调度车辆,保证行政用车及经营用车;负责司机出车的各类台账登记、汇总及考核工作,定期向部门经理汇报。制定车辆证照的年检计划、缴纳车辆相关费用,督促并检查各类证照的存档、借阅管理;每日对车辆进行抽查,每月对车辆进行一次大检查,负责安排车辆的大修事宜;负责车辆交通安全事故的调查及处理工作,及时向部门经理提交报告;全面负责司机的入职培训、考勤管理和值班安排等日常工作以及安全教育;按时完成部门经理交办的其它工作。工作车辆的故障次数、车辆的使用效率,能够在车辆管理中及时发现问题、解决问题、处理问题;具有较强的车辆管理能力和协调能力;正确执行公司的各项制度和措施;具有较强的责任心,能够在繁复工作中认真负责,保证安全,不出纰漏;服从领导,不徇私情。工作权限安排公司及领导私家车的车辆保养及维护;车辆的调度权;车辆的年审季审,意外事故的调查处理。在规定时间内上班,手机24h保持畅通。办公室任职要求知识及大专以上学历,两年以上相关工作经验。熟悉车辆各类证照、年审、规费缴纳等相关事宜的手续,了解房地产基本知识。有较强的沟通表示能力,工作热情、细心,责任心强,女性,40岁以下。七、前台岗位说明书岗位标识信息岗位名称前台隶属部门行政人事部岗位编码XZ07岗位定员1人直接上级行政专员直接下级来访接待,总机管理,配合行政日常事务工作职责与任务1、负责公司出勤记录和打卡机的使用,对公司人员外出进行监督登记工作。2、负责公司来客的服务接待工作。做好来客询访内容记录。3、负责公司外来领导、来客的引领工作。4、负责班前班后公司办公楼内的检查工作。5、负责公司会议准备及通知工作,并负责参会人员用餐事宜。6、负责办公用品申购、领取登记工作。7、负责本部门报销单据的登记及流转工作。8、负责传真收发登记、复印管理,文件打印,并对打印设备区域的卫生进行管理工作。9、完成上级交给的其它任务。工作着装整齐、礼仪规范、礼貌大方主动热情、服务周到检查认真、不出差错、消除隐患工作权限1．对公司员工出勤情况的登记权。打卡机使用的监督权。2．外来人员的询问权和登记权。3．上下班后办公楼内的检查权。在规定时间内,有时需要加班加点。办公楼前台任职要求知识及拥有公共关系和礼仪方面的专业知识,了解房地产知识。技能要求具备较强的事务的分析判断能力,较好的普通话基础。礼仪公关能力强。中专或高职学历,公关及相关专业,两年以上工作经验。身体健康,端庄大方,精力充沛,责任心强,认真仔细的个人特征。女性,25岁以下。八、车队队长岗位说明书岗位标识信息岗位名称车队队长隶属部门行政人事部岗位编码XZ08岗位定员1人直接上级车管专员直接下级驾驶员负责公司车辆管理、维修与保养。工作职责与任务督导驾驶员自觉遵守交通规则和各项规章制度;组织驾驶员学习交通法规,教育驾驶员合理使用原材料,加强车队经营核算;及时、公正,按规定分清责任处理好交通事故,对重大交通事故,准确及时报告车管专员;组织车队员工业务培训,不断提高安全行车水平和技术水平;制定车辆的维修保养计划,落实车辆安排,对于车辆的三级保养及大修,要向车管专员提出报告;说明车辆保养及维修的具体时间,修理所需金额等,待获批准后方可施行;对于违反操作规程所造成的车辆损坏要追究责任并将处理报告交车管专员审查;对车辆安全行驶、维护保养、营运效益

、节能、延长车辆使用寿命等负主要责任。工作1．车辆保养情况;2．交通事故发生率;3．车辆故障率;4.出车的及时率;5.本部门员工流失率;6.工作配合满意度;工作权限1.有调查交通事故并提出处理意见的权力。2.对车辆使用及维护情况有抽检权。3.对所属员工及各项业务工作的指挥权。4.业务范围内紧急事件的权宜处理权。5.对下级员工的工作有监督、检查权。6.对下级员工有奖惩的建议权。7.对下级员工的业务水平、业绩有考核评价权。在规定时间内上班,经常加班加点。流动任职要求知识及高中以上学历,五年以上驾驶经验。技能要求有丰富的交通事故处理经验、汽车机械维修和保养知识,熟悉相关交通管理法规、车队管理各个环节九、驾驶员岗位说明书岗位标识信息岗位名称驾驶员隶属部门岗位编码直接上级车辆管理员工资等级直接下级可轮换岗位分析日期负责公司车辆管理、维修与保养。工作职责与任务1.负责公司车辆的管理与存放。2.负责公司车辆驾驶,并做好车辆使用登记工作3．负责车载物品的搬运和送货。4．负责公司车辆保养、维修和清洁。5．完成上级交给的其它任务。工作1．安全驾驶,不违章操作。2．车内清洁、舒适,服务周到、热情大方。3．合理收费,不弄虚作假。岗位工作关系(一)内部关系1．所受监督:在行政事务方面接受行政办主任的指示和监督。2．所施监督:对公司车辆的管理、使用及保养等方面实施监督。3．合作关系:在车辆运输使用方面,与员工发生协作关系。(二)外部关系1．在车辆管理方面,与公安交通部门发生联系。2．在车辆使用方面,与相关部门或客户发生公共关系。工作权限1．公司车辆的监督管理权。2．违章乘车的纠正权、实施的申报权。3．违规物品的拒载权。在规定时间内上班,平均加班。公司驾驶员任职要求知识及拥有交通法规、机械维修、车辆驾驶等方面的专业技能。了解房地产基本知识。技能要求较强的分析记忆能力,熟悉交通法规和交通事故处理的各种方法。中专以上学历,机械制作或公共关系专业,三年以上驾驶经验。任职者具有健康的体魄,充沛的精力,强烈的责任心,仔细认真的个人特征。男性,35岁以下。十、保洁员岗位说明书岗位标识信息岗位名称保洁员隶属部门岗位编码直接上级人事行政经理工资等级直接下级可轮换岗位分析日期全面负责楼宇公共部位的卫生清洁、消毒清杀、垃圾清倒、地面清洗及公共设施的擦拭,确保楼宇清洁服务工作顺利进行。工作职责与任务负责楼宇各楼层走廊、消防通道的清洁、设施的清洁及所有办公室垃圾清倒负责公共卫生间的清洁、擦拭及用品更换负责大厅的卫生清洁、设施的擦拭及大门的保养负责垃圾的回收、分类及清运负责垃圾的回收、分类及清运负责各类指示牌、玻璃、窗户的清洁工作着装整齐、礼仪规范、服务周到检查认真、不出差错、消除隐患岗位工作关系(一)内部关系1．所受监督:公司所有员工对环境卫生的监督。2．所施监督:对脏乱环境及时清理。3．合作关系:与公司所有员工的协作关系。(二)外部关系1．无外部联系。工作权限1．对公司办公环境卫生监督检查清理权在规定时间内,有时需要加班加点。办公楼前台任职要求知识及小学以上学历,较好的普通话基础技能要求能熟练使用清洁洗涤用品,吃苦耐劳一年以上从事保洁工作者身体健康,精力充沛,责任心强,认真仔细。女性,55岁以下。第二节前台接待制度第一条目的为规范前台接待及收发件等要求,特制定本制度。第二条适用范围公司前台行政文员。第三条前台接待上班须着工作服、化淡妆。第四条前台工作程序1.8:15到公司,检查打卡机,开空调机(夏天);站立迎候员工上班。由公司派车接送上班的员工,因堵车或其它非主观原因不能准时上班的,不以迟到论,但要注明原因。工程部常驻工地人员,应有工程部经理说明原因,前台进行登记,对公司本部迟到的员工,进行登记并注明原因。2.前台接待对待员工或其它客人,要礼貌大方,热情周到。2.1当访客来访时,前台接待应放下手上工作,马上从椅子上站起来,并礼貌地问候一声”您好,请问您找谁”或”您好,有什么事需要帮忙吗”等。2.2应礼貌地询问来访者姓名、单位、被访者姓名及来访意图并于<宾客来访登记表>上进行登记。对来访客高层领导的客人,要问清事先有无预约,对任何来访者都应听完对方的姓名、单位、被访对象及来访要求,并进行登记,不得任由其直接进入公司办公区域,原则上安排在等候区,经确认后方可进入办公区域。2.3与被访者本人取得联系(公司领导由秘书负责传达)后,按被访者意图(见或不见,或稍候、或改约时间等)区别处理。2.4对公司领导(部门经理及以上)的来访者应及时通知直到确认后引领至办公室或指定的洽谈室。在引领时要配合访客步调,走在访客右侧前一公尺处,在转弯或上楼梯前应用右手作出指示动作,让访客明白所往去处;在到达办公室或洽谈室前,要指明”就在这里”;在打开门之前要先敲门,然后开门让访客进入并说”请进”,进门后应先介绍访客,并对被访者说”××总,这是您的客人”,然后倒走退出,并关上门。部门经理以下由前台通知,等到确认后放行。2.5由被访者或秘书为来访者端上茶水或饮料,放在茶几上。如面谈时间较久,应在适当的时间敲门等到确认后入内为访客添加茶水。2.6当访客离开后,被访者或秘书应及时进行整理(洽谈室由行政部门保洁人员完成),为避免让下一位访客久等,清理动作应敏捷、利落、轻声。当发现有访客遗忘之物应马上通知前台告知访客。2.7接待时不得谈论或涉及公司的商业及管理机密内容,未经授权,不得直接答应对方的任何要求。2.8前台文员对于非工作电话或推销产品类电话,应婉言谢绝。3.流程图引领联系被访者来访登记起身询问引领联系被访者来访登记起身询问 第五条收、发件管理1.公司前台接待岗负责公司前台的内外函件、传真件等文件资料的接收、转达、发出的工作。2.所有接收和发出的函件、传真件等文件资料必须严格按<前台收发件登记表>认真进行登记。3.前台接待岗收到函件、传真件等文件资料后,应立即进行登记,并通知收件人领取;特事特办及标注急件的应立即转达收件人。收件人或代收人应在收件人栏中签字确认收到文件资料。4.前台接待岗对未注明收件人但有发件人信息的函件、传真件等按表登记,应向发件人询问、明确收件人,并转达收件人;对未写明收件人、收件人信息的函件、传真件等仍需按表登记,但只承担保管义务。5.前台接待岗在发出函件、传真件等文件资料前,应进行登记。发出的传真件后,应以电话形式与对方予以确认。6.流程图电话收件人确认发出文件发件登记电话收件人确认发出文件发件登记收件人签字确认通知领取收件登记收件人签字确认通知领取收件登记第六条前台文员上班时间内不得缺岗。如有事离开岗位15分钟以下的,需安排相关人员替岗。超过15分钟以上的,报备至行政主管处。第七条前台接待要保持会议室的整洁,早晚各检查一次。会议结束后,立即通知保洁员清理会议室并进行监督。第八条每天轮流安排一名前台文员推迟半小时下班,关好空调整机,检查各办公室,发现里面没有人时,应锁门关灯,做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班时,只保留该部门及通道灯以外,关闭其余电源,并告知其离开时的注意事项,确认对方是否有公司大门钥匙。第九条前台文员须定时至打印区域,保持打印设备区域整洁,对打印未取走的资料及时通知该部门前来领取。第十条处罚细则前台接待违反本制度或其它与其本职工作相关的工作制度的,第一次给予口头警告,第二次给予30元处罚、第三次给予100元罚款,超过三次或情节严重者,扣除当月工资或给予辞退处理。附表1、<前台收发件登记表>2、<宾客来访登记表>第三节考勤管理制度第一条目的为规范公司考勤纪律,提高工作效率,特制订本制度。第二条适用范围适用本公司全体转正员工第三条考勤范围及责任人1.副总级别以下的所有员工均采用打卡方式考勤(除董事长特批人员外)。2.行政人事部是考勤制度的制定、落实部门;各级管理人员是考勤制度的督促配合人;所有员工都是考勤制度的执行者。第四条考勤管理规定公司本部实行每周五天工作制,节假日按照国家规定安排执行;每天工作7.5小时,工作日上下班时间参照有关规定执行如下:夏季(5月1日-9月30日):上午8:30-12:00下午14:00-18:00冬季(10月1日-4月30日):上午8:30-12:00下午13:30-17:302.工程部(预算、水电、土建、装修、景观)工作人员实行六天轮休制,不安排集中休息,日工作时间按8小时执行。3.营销部工作人员实行六天轮休制,不安排集中休息,日工作时间按7.5小时执行。4.采购部工作人员实行六天工作制,日工作时间按7.5执行。采购部工作人员外出较多,只须打上班和下班卡,即一天打两次卡(文员除外)。5.物业部工作人员实行轮班制,按自然月计算,每月轮休四天,日工作时间按8小时执行。第五条打卡及外出登记1、员工每月打卡记录及<外出申请单>是计算员工工资的主要依据。2、公司考勤实行指纹打卡制。所有员工每天上午下午,上下班均须打卡(共计每天4次)。不得委托或代理她人打卡,违者双方均按当日旷职处理。其中下午上班时间必须在上班前半小时之间打卡方为有效(夏季13:30—14:00,冬季13:00-13:30之间),否则按迟到细则A论处。3、员工上班打卡后外出均须当天在前台填写<外出申请单>登记外出时间、预计返回时间、事由和去向,对员工外出一天之内(含)均需事先由部门经理或分管领导签字确认后交由前台文员,由前台文员在<员工去向牌>上表明去向。外出员工回来后由前台文员在<外出跟踪登记表>上填写实际回来时间。来不及登记的,必须交待前台文员及时予以登记表明去向备查,前台文员有义务提醒外出人员进行外出登记,跟踪员工回程时间。因特殊情况无法事先签字的须电话报备部门经理或分管领导,一个工作日内及时补单。前台文员应做口头提醒。超过三个工作日未提交申请单者,行政主管计录考勤并不再给予补单。4、员工外出返回公司均须按打卡规定进行打卡,若确实因外出不能回来打卡均应于次日或就近期日期及时在<外出申请单>上由部门经理或分管领导予以签注核准,特殊情况须提供书面说明,经部门经理及分管领导核准后,给予行政人事部经理及分管领导审核,方可予以计算考勤。5、因上午外出未能进行上午上班打卡的员工,须在前一天做好登记手续或者在当天第一时间通知前台文员在<外出跟踪登记表>上登记事由,回来后第一时间内补办签注核准手续,最迟不得超过三个工作日,否则以缺勤处理。6、员工确实在岗而漏打卡,应于当日或次日就近日期由上级领导签注核准,但一个月内累计因忘记打卡而漏打卡要求计算考勤签注核准不得超过3次,超过3次以上按迟到细则C论处。7、<外出申请单>上未登记去向而未打卡的,或已登记去向但早出或晚归而未能打卡也未经部门经理或分管领导予以签注核准的,均以旷工论。第六条离岗8.未经部门负责人或分管领导许可,擅自离开工作岗位为离岗,离岗达1小时以上,4小时以内,按旷工半天处理,4小时以上,8小时以内,按旷工一天处理。当月内累计五次离岗,给予警告处分。当月累计十次离岗,将予以辞退。9.流程图前台文员对外出员工回司时间进行登记将申请单交由前台进行登记由部门经理或分管领导签批填写<外出申请单>前台文员对外出员工回司时间进行登记将申请单交由前台进行登记由部门经理或分管领导签批填写<外出申请单>第七条出差员工因公出差、学习一个工作日以上的,应按规定在出差前填写<出差申请单>,报部门经理和分管领导审批后即报行政人事部备案。出差回司后凭<出差申请单>予以报销相关费用。第八条假类公司假类分为婚假、丧假、产假、病、事假及带薪休假六种,请假在三天(含)以内的由部门经理批准,报备行政人事部;请假三天以上七天(含)以内者须由分管领导批准,报备行政人事部;请假七天以上者须由总经理批准,报备行政人事部。1.婚假1.1凡达法定婚龄,在公司服务半年至一年以上者,可凭结婚证书申请5天带薪假期(含公休日);服务满两年的员工,可凭结婚证书申请7天带薪假期(含公休日);服务满三年的员工,可凭结婚证书申请10天带薪假期(含公休日);服务满四年的员工,可凭结婚证书申请12天带薪假期(含公休日);服务满五年及以上的员工,可凭结婚证书申请15天带薪假期(含公休日)。1.2婚假因工作繁忙中断的,可经部门经理批准,安排在本年度内补假。2.丧假2.1直系亲属(父母、配偶、子女)过世的员工享有带薪丧假三天(遇公休日、法定节假日不顺延)。2.2旁系亲属(仅指亲兄弟姐妹、(外)祖父母)及配偶父母过世的员工享有带薪丧假两天(遇公休日、法定节假日不顺延)。3.产假3.1凡公司正式员工,符合国家<婚姻法>及<计划生育法>规定的,可享受有薪产假95天(产前15天、产后80天),产假均含公休日和法定节假日;正式男员工享受有薪陪产假7天,陪产假均含公休日和法定节假日。3.2请产假期间前两个月按照工资全额的50%发放;后按1600元/月基本工资的50%发放带薪产假。(参照劳动法)4.工伤假4.1凡公司员工因工受伤,在治疗和休养期间可享受有薪工伤假,一般不超过六个月,情况严重者除外。4.2工伤假须经分管领导和总经理审批,前两个月按照工资全额的50%发放;第三个月开始按照基本工资1600元/月的50%发放。5.病、事假5.1员工请事假,如符合带薪休假条件,先以带薪休假相应天数冲抵事假,如不符合带薪休假条件或超出带薪休假可用天数,一律按请假天数停发工资。请事假(除特殊情况外)须事先办理请假手续;未事先请假且不属于特殊情况,部门经理或分管领导有权拒签后补单据。5.2员工请病假,如符合带薪休假条件,先以带薪休假相应天数冲抵病假,如不符合带薪休假条件或超出带薪休假可用天数,一律按请假天数停发工资。请病假须短信或电话报备给部门经理或分管领导,复原上班后第一天应补办书面手续,附上病例及医生建休证明。因重病需住院者,住院期为一个月内的扣发50％基本工资。病休时间达到30天,需要明确医疗期,医疗期确定按国家有关规定执行。医疗期内薪资按照当地最低工资标准发放。5.3员工一个季度内病事假累计20天(不含有薪休假)以上,一年内病事假累计45天(不含有薪休假)以上,视为不具备工作条件,予以辞退(年中入职者按比例递减)。5.4因部门经理及以上人员(含年薪制员工)加班不计算加班费,在调休完所有应享受的有薪假期后,根据实际情况及工作表现,由分管领导审批,给予每月不超过1天的有薪调休假,此调休假仅限于当月使用,年累计不超过5天;已转正未满一年的经理级别及以上人员,享受每月半天的有薪调休假,此调休假仅限于当月使用,年累计不超过两天半。5.5请假天数未满而提前上班的,应向行政人事部办理销假手续。6.带薪休假6.1所有员工入职满一年可享受5个工作日的带薪假,上一年度7月1日(不含)后入职的员工享受下一年度一半即2.5个工作日的带薪年假;7月1日(含)前入职的员工享受下一年度全额即5个工作日的带薪年假。满两年享受7个工作日的带薪假,满三年享受9个工作日的带薪假,满四年享受12个工作日的带薪假,满五年及以上享受15个工作日的带薪假。6.2上年度累计病事假达到25天(不含有薪休假)的;不配合部门经理或上级领导工作需要进行加班值班安排的;上年度累计六个月漏打卡超过考勤规定要求的,本年度不享受带薪休假。7.请假手续7.1员工请假一律填写<请假单>,请假单交行政人事部备案。7.2员工请假单按规定的批准权限批准后生效,普通员工由所在部门经理签署意见,部门经理由直属上级领导签署意见,获得批准并安排工作后,方可离岗休假。7.3员工需请假时,必须按规定办理请假手续,不得事后补办,未办手续视为旷工。7.4紧急情况:特别情况需马上离岗者,应征得直接上级批准,三天内及时办理请假手续。7.5超过带薪病、事假范围期间的假期不发薪。7.6审批权限如下表:类别外出/出差/请假天数审批权限公务外出1天以内(含1天)部门经理(报备行政人事部)出差3天以内(含)部门经理(报备行政人事部)3天以上5天(含)以内部门经理、部门分管领导(报备行政人事部)病、事假3天以内(含)部门经理(报备行政人事部)3天以上5天(含)以内部门经理、部门分管领导(报备行政人事部)5天以上部门经理、部门分管领导、总经理(报备行政人事部)年休假须经行政人事部确认剩余天数部门经理、部门分管领导(报备行政人事部)婚假(详见本规定解释)部门经理、部门分管领导、总经理(报备行政人事部)丧假(详见本规定解释)部门经理(报备行政人事部)产假及陪产假(详见本规定解释)部门经理、部门分管领导、总经理(报备行政人事部)8.请假规定8.1根据服务年限属公司正常累计的假期,超过5天者,须签批至总经理,1周以上假期都需签批至董事长。8.2凡超过3天假期,都需提前一周提交申请单,待签批程序完结后才可正式批假,在流程完结前,擅自离岗者以旷工论处。在规定时间内未用之假期均不以薪金形式补偿,但可作为年终奖考核的依据之一。第九条加班1.公司不提倡加班,员工原则上均须在工作时间内完成本职工作,确因工作需要或上级领导指派需要进行加班的,员工必须无条件予以配合,否则上级领导有权对拒绝加班的员工在相关考评中酌情处理,对于三次以上不配合上级领导因工作需要安排加班的员工,公司有权对该员工以严重违反劳动纪律之名辞退。员工对加班的配合程度纳入年终考核的范围。2.部门经理及年薪制员工平时需加时完成工作时不计加班。工程部人员、采购部人员经确认符合加班条件和程序规定的以补休为主。3.员工加班均需事先填写<加班申请单>,经部门经理或分管领导同意,并签字确认后才能予以认可并计算加班时间,未经部门经理或分管领导确认的加班均属无效,不予计算加班补贴。4.加班以半小时作为计算单位,不到半小时不作为加班时间计算。中午不计入加班范围,晚上加班由当季下午下班半小时后起算。5.有效的<加班申请单>应在三天内汇总并于当周周五前提交至公司前台,由前台整合<周考勤统计表>上报至总经理。6.加班打卡:无论是工作日、周末或是节假日加班,员工均应如实打卡,记录加班时间。行政人事部根据打卡记录及有效的<加班申请单>来核定加班时间。7.参加公司组织的各类培训、集体活动、项目开盘、公务所需的应酬、推介会、等均不计为加班。8.加班原则上必须提前1天填写<加班申请单>,由部门经理签批后交行政人事部存档备查。9.因特殊情况而未及时填写加班申请表,应于次日上午补办相关手续(节假日顺延)。10.除公司规定的正常班打四次卡外,加班的员工需加打加班结束卡,节假日加班需打加班开始和结束卡作为加班补贴考勤核算依据。<加班申请单>申请时间与考勤机有出入的以考勤机记录时间为准。11.驾驶员加班出车的时数由用车人签字确认后再按相关流程报批。12.经检查加班时数发现有不实之处,视情节轻重扣发该员工当月50％的月度工资。第十条值班日常值班和法定节假日值班统一由行政主管分配行政部人员及公司总部的部门文员轮流值班。值班时间为日常上班时间,中午不计入值班范围,值班人员需如实打卡并填写<加班申请单>由部门经理签字确认后来核定加班时间。在法定节假日当日值班人员,值班费为日均薪资的两倍计算。第十一条加班补休或补贴规定1.加班原则上以补休为主。2.经过认可的加班,能够予以补休或计算加班补贴,但补休必须在不影响工作的前提下,事先由上一级领导或分管领导予以审批后在当月或次月内休完。工程部、采购部员工加班以补休为主,不计算加班费。3.加班有权审批人应合理安排工作时间,对必须加班的工作予以分配加班任务,对在工作时间内能完成的工作行为必须督促其及时完成,不得予以安排加班。一经发现加班有权人有徇私、违规、滥用职权安排加班或不作为任凭员工将工作时间内能够完成的加班安排至工作时间外进行并要求补休或计算加班补贴的,将酌情处当月50%的月度工资罚款。每月计薪加班天数原则上不超过5天,其余应安排调休。第十二条流程图交行政人事部备查按审批权限签批填写<请假单>等单据交行政人事部备查按审批权限签批填写<请假单>等单据第十三条迟到、早退和旷工管理1.晚到10分钟及提前离开,视为迟到及早退。2.迟到细则:A:迟到11-15分钟/次,扣款20元B:迟到16-30分钟/次,扣款30元C:迟到31-60分钟/次,扣款50元D:迟到一小时以上,按旷工论处3.早退细则:A:早退0-15分钟/次,扣款20元B:早退16-30分钟/次,扣款30元C:早退31-60分钟/次,扣款50元D:早退1小时以上,按旷工论处4.旷工细则:4.1旷工半天扣罚1.5倍当日薪金,旷工一天扣罚3倍当日薪金。4.2迟到或早退一小时以上的;未办理请假或离岗手续,或者虽办理请假或离岗手续但未经批准或签批程序未完结前擅自离开工作岗位的;请假、出差、赴外培训等逾期未归,又未事先征得部门负责人或分管领导批准的一律视为旷工;当月旷工五天者、全年累计旷工十天者以严重违反劳动纪律之名予以辞退,不予支付任何补偿金。第十四条办理时效凡是请假、外出或特殊情况缺勤者,务必在三个工作日内办理必要手续,并报行政人事部备案以便用以考勤汇总。凡是未在规定时间内办手续,未经批准的一概视为迟到、事假或旷工。第十五条考勤统计1.考勤制度实行日考勤、周汇总上报、月统计、年汇总的办法。由行政人事部负责汇总审核各类考勤数据,并编表入档。行政人事部于次月6日前将上月考勤情况报总经理审核后报公司财务部备案。2.各部门考勤由行政人事部指定专人负责,并在次月2日之前上报行政人事部统一汇总。3.年终考核时,考勤将作为重要的考核内容,记入员工档案。考勤是员工的年终奖金及工资晋升的一个重要依据。第十六条违反劳动纪律之行为:以下行为视为严重违反劳动纪律,予以无条件辞退:1.当月漏打卡超过十次的行为2.当月累计十次,全年累计二十次未打卡且未经部门经理或分管领导予以签注核准的行为3.当月累计十次,全年累计二十次的离岗行为4.一个月内累计十次以上的迟到、早退行为5.累计三次以上不配合上级领导因工作需要安排加班的6.当月旷工五天及以上,全年累计十天及以上旷工天的行为。附表:1:<外出申请表>4:<请假单>2:<出差申请单>5:<外出跟踪登记表>3:<加班申请单>6:<员工出勤周报表>第四节车辆管理制度第一条目的为了规范公司车辆管理的工作流程,加强公司车辆的使用管理,确保车辆使用的安全性和安排的合理性,以及保障驾乘人员的生命安全,特制定本规定。第二条适用范围公司公务车的调拨、行驶、车辆入库、维修保养、证照与保险等。第三条行政车辆使用及调配管理1.公司副总经理以上配备专车,董事长与总经理配备专职驾驶员,其它公务用车由行政人事部负责统一调拨,并由指定驾驶员驾驶,其它人员不得随意驾驶(经董事长批准的特殊情况除外)。2.上班时间各部门因公务需要使用车辆时,应按要求填写<派车单>,注明事由、时间、地点,接送机的客人须注明客人姓名、电话、航班信息、接送地点,由部门经理或分管领导签批后交由车辆管理员统一派车。3.各部门用车根据轻重缓急情况由行政部门统一调配,并结合提出用车早者优先的原则执行。4.部门用车应提前一天申请。5.部门经理以下员工福州市区内原则上不派车,如有特殊情况需要用车的,需经部门经理或分管领导同意后,由车辆管理员统筹安排。如确属用车范围但无车辆可供调拨的,行政人事部应在派车单上签字证明,用车者可乘坐出租车、巴士等交通工具。该派车单及发票均作为报销交通费的凭据。特殊情况包括营销企划部市调、员工往返会所、工地、设计部文员赴设计院收发批量图纸。6.财务部存取款、2个地点以上取送票证、携带重要文件及携带公款现金2万元以上者优先用车。7.因公务需要用车的,用车人填写<派车单>,经其部门负责人或分管领导批准后,交由车辆管理员统筹安排。8.员工因公赴外地出差,一律接送机场或车站。9.凡因私用车,须经总经理批准后方可派车,其间产生的汽油费(按每公里1.5元收取)、过路过桥费由私人承担。借用公司车辆需办理书面手续,注明事由、公里数及借用天数。10.有业务往来的单位及有关人员需借用公司车辆的,由经办部门填写<派车单>,经公司领导批准后,行政人事部应优先派车。11.除应酬接待外,凡享有车补人员一律不予以派车。第四条车辆管理1.公司所有的机动车辆和驾驶员,统一由公司行政部门负责管理和调配2.公司所有机动车的相关证件及对稽核等事务统一由行政部管理。3.公司车辆必须由公司认可的专职司机驾驶,未经许可,其它人员一律不得擅自驾驶。驾驶员未经行政人事部许可私自出车,处以300元/次处罚。4.车辆驶回,要及时停入公司停车区,锁好车门,未经批准严禁车辆在外过夜或私自开回家。若因公外出晚上用车至22点后,驾驶员征得车辆管理员的批准后,可将车辆驶回自己住所停放,隔日再开回公司停放在公司停车区。5.公司所有机动车采用专人专车制,特殊情况需调换车辆或驾驶员的情况下须由车辆管理员指派并做好记录,车辆当日的罚款费用由当日驾驶司机负责。6.每部车辆设置<车辆行驶记录表>,在使用前确认前一次用车的记载是否相符。在使用车辆后,应记载行驶里程、时间、地点、用途等,若产生任何费用,须由派车申请人签字确认。车辆管理员一周对其抽查一次。7.严禁私自出车。第五条车辆维修保养管理1.车辆的年审、保养维修统一由行政部安排办理。2.所有车辆必须在公司指定的修车厂维修,否则,所发生的车辆维修费用公司将不予承担。3.凡公司车辆经检查确需进厂维修保养的须事先申请,填写<车辆维修申请单>(紧急情况除外)交于车辆管理员,由车辆管理员询价,并由车队长签字确认后申报人事行政部经理批准,方可进厂维修(维修金额在3000元(含)以内的,由行政部经理批准;3000元以上的,由分管领导批准。)未经过批准的或在其它地方修车的,不予报销。车辆维修后,车辆管理员与驾驶员要逐项核实维修项目,保证维修费用清楚。车辆于行驶途中发生故障或其它耗损急需修复或更换零件时,应立即与车辆管理员联系请求批示后,方可视实际情况需要进行修理。5.报销时发票后要附有维修厂的检修报告单与公司的<车辆维修申请单>,否则产生的费用公司不予报销(特殊情况除外)。6.车辆维修后,驾驶员需将换下来的旧件带回备查,并与车辆管理员共同核实维修情况,确保维修费用无误。7.车辆管理员在收到维修发票当日内办理费用报销并负责登记<维修保养记录>以做备份。8.如需添置汽车用品如香水、靠垫等,驾驶员需填写<办公用品申购单>交于车辆管理员审核,报批至行政人事经理处,审批后由车辆管理员或驾驶员在公司指定的汽车用品公司定点采购。领导专车添置汽车用品应事先征得专车领导同意签字确认后,提交至车辆管理员处,由行政人事部经理签批后购买。第六条事故处理1.在下列情况下,违反交通法规或发生事故,由驾驶员承担全部责任,并予以记过或免职处分:A、无照驾驶;B、未经批准车辆私自使用;C、未经批准将车借予她人使用。2.车辆如出现交通事故,驾驶员应在第一时间告知车辆管理员及行政部门负责人,不得擅自处理。隐瞒不报的,按事故大小分别处以经济罚款、警告处分、解聘等处罚3.得知事故情况后,属于我方全责或双方共同责任的,车辆管理员应马上通知保险公司经办人员,由其安排查勘员勘察现场;对方全责的,驾驶员应尽量保留现场配合理赔认定,并及时将车辆送至公司制定维修厂定点维修。4.因驾驶员过错而造成公司损失的,一年内超过三次,经扣除保险金额后,驾驶员罚款500元/次。5.违反交通法规,由驾驶员与公司各承担50%的罚金。6.各种车辆如在执行公务途中遇不可抗拒的车祸,应先救伤患人员,向附近公安机关报案,并立即与车队长联络协助处理。如属小事故,需提前报备车辆管理员后可自行处理。第七条驾驶员管理(是否列入作业指导书?)1.驾驶员要严格遵守交通规则,确保安全驾驶、文明行车、礼貌待人。2.接待公司客人,应热情周到,主动为客人开启车门,客人上下车,应主动打招呼。3.驾驶员必须坚守岗位,服从调派,实行节假日值班制度,必须保持电话畅通,做到随叫随到,按时出车。驾驶员按公司规定实行打卡考勤,如因出车任务无法打卡的需事前与车辆管理员电话报备,出车回司后立即凭<派车单>与车辆管理员进行核签。4.无出车时,车辆应停放在公司指定的停车场内(7:00开门,23:00关门)待命或检查车况(特殊情况须经车辆管理员批准)。未经主管领导批准,车辆不按时归库应给予严肃批评,夜间或周末无正当理由并未经公司领导同意不将车停放指定位置罚款300元,造成的经济损失全部由驾驶员承担。未经批准驾驶员因私用车或将车辆借予她人使用(驾驶),违者每次罚款500元,由此造成的一切后果及损失由驾驶员承担。以上违规现象发现三次或造成重大事故者予以解聘。5.驾驶员要爱护车辆,平时加强对车辆的清洁和维护保养,保持车况良好。出车前应对车辆做基本检查(水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等),如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告,否则最后使用人要对由此引发的后果负责。出车回司后应及时做好车辆的清洁工作。严禁在车内吸烟,发现一次罚款100元。6.公司行政车辆实行专人专车管理。驾驶员凭<派车单>出车,用车任务完成后,如有费用产生,需让用车人在<车辆行驶记录表>上签字确认。特殊情况紧急临时出车的须事前与车辆管理员报备,事后一天内补办车辆使用手续,逾期不进行处理。7.驾驶员于每周五下午下班前把本周的<车辆行驶记录表>交给车辆管理员,车辆管理员认真将<车辆行驶记录表>与其记录的<车辆调度情况表>进行核对,作为驾驶员考勤统计的依据。第八条费用报销1.公司为每辆车统一配置IC加油卡,按行驶里程数核定油耗,以月为单位由车辆管理员登记行驶里程。每月月底由车辆管理员汇总本月车辆用油情况表并核定下月用油量及下月需充值的油费,填写<工作审批单>提交人事行政部经理审核,由分管领导签批后由财务统一充值。出差期间及特殊无法加油的情况下,驾驶员应事先征得车辆管理员同意后在加油发票背面注明事由,凭加油发票实报实销,不得虚报。车辆管理员应对油耗异常情况查明原因并提交说明报告。2.涉及停车费、过路费、误餐费必须由用车人在<车辆行驶记录表>上签字确认,行政人事部凭<车辆行驶记录表>对照审核后方可报销,其中停车费必须在每张单据背面写明用车人、停车点及日期。行政司机及专职司机凭发票一个月报销一次(涉及金额较大的除外)。3.年检费、保险费凭发票报销;其中保险费由车辆管理员安排专人统一办理,保单原件存放于档案室。4.装饰费、修理费、固定洗车费、零部件更换费用必须经车辆管理员、行政人事部审核,分管领导审批后执行。第九条驾驶员出车补贴及奖励:1.误餐补贴:驾驶员如因公务出车未参加公务午餐或因公务出车遇晚餐时间(19:00后回司)给予13元/餐的补贴。驾驶员如因陪同领导进行晚餐招待而自行单独用餐的,给予50元/餐的补贴。若领导安排驾驶员招待客人一同用餐则不给予误餐补贴。2.安全奖励:A、发放对象:驾驶员入司转正满半年的员工B、发放金额:一年四次,每季度考核一次,150元/季度,以安全驾驶不发生事故和各项表单如实填写清楚为主要考核指标。3.驾驶员每月享受交通补贴100元,通讯补贴150元,不另给予报销其它通讯及交通费。第十条车辆调拨流程:驾驶员填写驾驶员填写<车辆行驶记录表>驾驶员凭<派车单>出车申请人填写<派车单>审批部门负责人/权限人审批车辆管理员审核并填写<车辆调度情况表>审批产生费用的情况下由乘车人签字确认11.0车辆维修流程行政人事部负责人审核车队长审核维修行政人事部负责人审核车队长审核维修内容及金额驾驶员填写<车辆维修申请单>驾驶员送修并将重要可携带配件带回车辆管理员联系维修厂家驾驶员送修并将重要可携带配件带回车辆管理员联系维修厂家分管领导审批附表1:<派车单>附表2:<车辆调度情况表>附表3:<车辆维修申请单>附表4:<车辆百公里耗油量统计表>附表5:<车辆行驶记录表>附表6:<车辆费用一览表>第五节办公用品管理制度第一条目的为规范办公用品的管理,特制订本制度。第二条办公用品分类公司根据工作需要,将办公用品分为以下三类:固定资产、低值易耗品、外联物品。1.固定资产:指使用年限在一年以上,单位价值在元以上,并在使用中保持原有事务形态的资产。如汽车、复印机、传真机、打印机、电脑等。2．低值易耗品:指单位价值较低或使用年限较短,但一般在一年以上不做固定资产管理的办公文具、食品、清洁卫生用品等;3.外联用品:公司因工作需要,对外联络所需的各类礼品等。第三条申购流程1.低值易耗品申购:自本制度正式实施起,每月25日由各部门填写<部门需求计划表>,写清品名、型号、数量等提交至前台,次月1日统一汇总,次月5日前由行政人事部门统一发放至各部门文员,由部门文员统一分配并做好记录。临时性需购买的物品依照审批权限须由分管领导签批后提交行政部。2.固定资产的申购:填写<办公用品申购单>,写清资产名称、品种、型号等,并注明申购原因、用途等,根据审批权限如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。3.外联物品申购:填写<外联物品采购申请单>,写清品名、型号、数量及用途等。第四条各部门设立”办公用品领用记录卡”一张,由部门文员统一保管,于办公用品领用时分别登记,并控制文具领用状况。第五条流程图部门文员统一分配并填写办公用品领用记录卡每月5日统一发放至各部门文员部门文员统一分配并填写办公用品领用记录卡每月5日统一发放至各部门文员每月1日汇总至行政人事部每月25日各部门提交需求表第五条严禁以任何形式侵吞办公用品。第六条办公用品采购:年初公司以招投标的方式对办公用品进行定点采购。必须品、采购不易或耗用量大者应酌量库存,特殊办公用品无法采购者,可填写<办公用品申购单>,由部门经理、分管领导签批后自行采购。第七条采购审批权限采购总价在3000元(含)以下的,由行政人事部经理审批。采购总价在3000元以上,1万元以下的,由行政人事部分管领导审批。采购总价在1万元以上,3万元以下的,由总经理审批。第八条办公用品的入库物资采购到位后必须及时至行政部指定人员处办理入库手续,并开具<入库单>。企划部负责购买的客户、业主礼品均由企划部负责人员验收后至行政部指定人员处开具<入库单>。每月初由各仓库保管员进行物资盘点,并提交物资盘点表。物资入库前须进行验收,验收人员包括采购人员,行政部指定人员及其它相关人员;专业物资需由采购需求部门负责人指定的专业人员配合行政部门指定人员共同参与验收。物品所有保修卡等统一归档至行政部指定人员处。对采购的物品要合理计划库存量,做到无积压,并制定临界值,在申报采购计划时,要核查有无库存,如无库存,要在采购计划上签字说明情况。第九条员工办公用品配置标准办公桌椅一套(部门经理以上人员按办公室实际需求配置大班桌椅)电脑一台(参考网络管理员的电脑参数一览表)电话、尺子、计算器、订书机、文件架、抽纸、固体胶、笔记本、剪刀各一件各种类型的笔各一支文件夹2个特殊部门特殊需求另行审批注:工地现场的员工参照以上标准,按需配置。新进员工入职时参照以上标准按需领用办公用品,原则上不再增补,若破损、残旧需更换的,必须以旧换新;员工离职时,部门文员根据部门人员资料清单,将新进时所发放的耐用办公用品归还行政部,并进行签收。第十条印刷品(如信纸、信封、表单等)除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由行政部指定人员统一印刷、保管。附表:1、<办公用品申购单>2、<部门需求计划表>3、<外联物品采购申请单>4、<外联物品领用申请单>5、<办公固定资产申购表>6、<办公用品领用单>第六节印章管理制度第一条目的为规范公司的印章管理,维护企业形象和合法权益,事先印章管理的制度化和规范化,特制定本制度。所有用印手续均按照本制度履行签字审核手续。第二条印章的分类公司的印章根据用途、类别分为:公司公章、财务专用章、法人章。第三条印章的刻制与启用公司印章的刻制由行政人事部负责。公司印章统一由财务部指定人员负责保管、盖章。公司印章的刻制、改正与废止的方案统一由财务部分管领导以<事项审批单>形式,对新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限作出说明提交至总经理签批。所有公司印章均需经总经理批准后方可办理刻制、更换或销毁。各类印章的刻制必须合法,各部门、个人不得违规刻制、滥造、私自刻制、销毁印章,不得伪造各类印章。印章尺寸、式样等要符合<社会团体印章管理规定>。新印章取回后,应先盖上印模,再行文通知启用。因机构变动。单位名称变更或印章磨损严重需启用新印章时,必须在启用新印章同事公布旧印章作废,旧印章加封后由财务部统一存档保管。第四条公司印章的使用规定:1.使用公司任何印章都应当填写<印章使用审批单>(以下简称审批单),并填写用印事由,连同需盖章文件一并征得各级领导审核同意后,印章负责人核对相关文件,留存申请单,做好登记手续,并在需盖章文件上盖章;2.无论事先是否以工作联系函或任何文件形式同意文件盖章的情况下,申请人都必须填写<印章使用审批单>,由各级领导审核同意后,交由印章负责人盖章。3.印章负责人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的签字确认。4.公司财务专用章与法人章不得交于银行出纳员自行保管和使用。5.若事件紧急,且分管领导不在公司无法及时签批申请单的情况下,申请人须电话分管领导,由分管领导亲自电话印章负责人确认后才可盖章,事后补签申请单。6.任何人不得以任何事由要求在空白书面材料上加盖印章;7.用印实行一用一审制,谁用谁负责,中途不得转用。第五条公司印章管理原则:印章负责任应坚持原则,明确印章使用的审批权限和用印手续。因管理和使用印章不当,给公司造成损失的,要追究有关当事人责任。印章使用申请人须严格遵循印章使用规定,完成审批手续后方可用印;不按规定使用印章的,追究监印人及保管人责任,给公司造成不良影响且后果严重的,则依法依纪追究当事人的责任。由于审批人的过错决定或者印章负责任的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济算是的,责任人应当负责赔偿或者由公司酌情除以相应的经济处罚。原则上印章不得携出或外借。若因工作需要,确须将印章携出且变更印章负责人,需填写<外借登记表>,标明借用时间、借用事由及归还时间,由财务部分管副总及总经理签批后方可交接,交接单一式两份分别由移交人与接收人保管。代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章负责人审查。同时用印依据及用印申请单上应用代理人签字。印章外借期间,只可将印章用于申请事由,代理实施用印人须并对工作的使用承担一切责任。印章负责人应确保印章清洁、印鉴清晰。印章必须存放在指定地点,妥善保管,要做到随用、随取、随锁,未经批准任何人不得擅自动用,严防印章丢失和被盗用。6.若已盖章文件因临时需要修改需再次盖章时,印章负责人必须将之前的作废文件回收销毁。第六条印章使用范围公司公章的使用范围:公司对外签发的文件应使用公司稿签行文并根据盖章审批权限签发批准后方可加盖印章。2.公司对外合同必须附<合同审批单>,按照合同审批权限审批后方可加盖印章。3.由公司出具的证明、介绍信等,根据盖章审批权限签发批准后方可加盖印章。4.公司一切材料复印件必须附<证照/档案使用审批表>,按照审批权限审批后方可加盖印章。财务专用章:公司对外提供的财务报告、信贷使用的文件、报告、报表用章根据盖章审批权限签发批准后方可加盖印章法人章:用于财务报表、支票及合同、委托书等,根据盖章审批权限签发批准后方可加盖印章。第七条用印流程申请人填写<印章使用审批单>部门负责人申请人填写<印章使用审批单>部门负责人审核权限人/分管领导审批 印章负责任将审批单留档盖章财务部分管副总签批总经理审批印章负责任将审批单留档盖章财务部分管副总签批总经理审批第八条证照/档案使用流程按期归还借用/领用分管领导按期归还借用/领用分管领导/总经理审批部门负责人审核申请人填写<证照/档案使用审批表> 附件:1、<印章使用审批单>2、<印章交接单>第七节文件管理制度第四条公文格式公文由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、标题、正文、附件、印章、成文日期、主题词、主送单位、抄送单位、签发人、印发部门、印发日期和印发数量等部分组成。1、涉及企业秘密的公文应当标明秘密等级,分别为”秘密”、”机密”、”绝密”三级,其中”绝密”和”机密”级公文还应当标明份数序号。2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明”特急”、”急件”。3、发文单位标识由公司全称加"文件"组成,如:福建龙旺房地产开发有限公司文件。4、发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。如:闽龙〔〕人字1号,其中:”闽龙”代表发文单位”福建龙旺房地产开发有限公司”,〔〕为年号,”人字”代表发文部门”行政人事部”,”1号”为文件的序号。5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。6、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。7、成文日期以负责人签发的日期为准。8、正式公文应标注主题词。主题词应反映出公文的主题、文种,便于公文的分类和检索。词汇量一般不超过七个。9、主送单位是指公文的主要受理部门或受理人,应当使用全称或者规范化简称、统称。10、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它部门或受理人,应当使用全称或者规范化简称、统称。6.0公司各部门间日常工作审批、协调文件使用统一格式的<工作审批单>、<合同审批单>、<工作协调单>。<证照/档案使用审批表>1.通用文件:1.1内部文件:所在部门文员编号登记所在部门文员编号登记各部文员分发给经办人各部文员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部文员总经理签发总经理秘书登记相关部门会签或所在部门经理签发经办人拟写各部文员分发给经办人各部文员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部文员总经理签发总经理秘书登记相关部门会签或所在部门经理签发经办人拟写相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部文员登记该部门经理审核签发相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部文员登记该部门经理审核签发部门经理安排执行部门文员签收、存档相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部文员登记该部门经理审核签发部门经理安排执行部门文员签收、存档相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部文员登记该部门经理审核签发总经理秘书登记编号总经理委托相关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档总经理秘书登记编号总经理委托相关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档人事行政部经理拟写或委托相关个人拟写人事行政部文员登记编号人事行政部经理签发人事行政部经理拟写或委托相关个人拟写人事行政部文员登记编号人事行政部经理签发人事行政部资料员公布并存档人事行政部资料员公布并存档1.1.4工作联系函:即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的,须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门,对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。部门文员发给对方部门文员,并存档一份部门文员登记部门经理签发相关个人拟写部门文员发给对方部门文员,并存档一份部门文员登记部门经理签发相关个人拟写相关人员根据经理意见反馈或执行对方部门文员交部门经理审阅相关人员根据经理意见反馈或执行对方部门文员交部门经理审阅即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。文件流程详见<会议制度>。1.1.6即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。部门文员登记部门经理签发部门经理拟写或委托相关人员拟写部门文员登记部门经理签发部门经理拟写或委托相关人员拟写部门资料员自存一份,送交行政人事部四部门资料员自存一份,送交行政人事部四份2.外来文件:相关个人收到外来文件或经过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文件相关个人收到外来文件或经过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文件文员交所在部门经理审阅,并根据经理确定的发放范围向相关部门传递文员交所在部门经理审阅,并根据经理确定的发放范围向相关部门传递交所在部室文员登记交所在部室文员登记府来文、供方来文、顾客来文等文员根据经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办文员进行登记并交部门经理审阅个人收到外部来文后交本部文员文员根据经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办文员进行登记并交部门经理审阅个人收到外部来文后交本部文员以部门名义对外发文的交本部门文员登记编号和盖章、存档,以公司名义对外发文的,填写盖章申请单后交总经理秘书登记编号和盖章,并存档一份相关部门经理审阅认可相关个人拟写2.3外送文件:如对政府、供方、顾客等发出的文件以部门名义对外发文的交本部门文员登记编号和盖章、存档,以公司名义对外发文的,填写盖章申请单后交总经理秘书登记编号和盖章,并存档一份相关部门经理审阅认可相关个人拟写3.记录:记录归档前的管理严格按本程序执行,归档后则按<档案管理制度>管理。附件一<发文登记表>附件二<收文登记表>附件三<文件清单>附件四<工作审批单>附件五<审批单登记表>附件六<工作联系函>附件七<合同流转签收单>第八节档案管理制度第一条总则为确保公司各部门档案管理框架、规范文件归档范围、理顺归档管理流程,特制定本制度。第二条管理原则1.档案管理工作主要包括档案的归档、借用、领用、销毁、盘点、档案安全保密管理等。档案管理坚持部门收集、管理文件材料制度。2.公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理,行政人事部负责公司档案的总体管理,部门文员负责本部门的立卷归档工作,并定期移交人事行政部。3.鉴于财务档案的特殊性,公司财务档案(包含各类合同)由财务部自行管理。4.鉴于人事档案的特殊性,公司人事档案由行政人事部自行管理,行政人事部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。第三条档案室职责1.负责对各部门的档案管理进行业务指导,并定期对各部门的档案管理情况进行督促检查;2.负责公司各部门移交档案的最终存档管理;3.负责及时对归档文件进行整理立卷、对档案资料定期汇总、统计。4.负责对公司各部门档案管理工作进行监督和检查;5.负责档案销毁工作。第四条档案的种类1.法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。2.企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3.计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。4.总结性文件。包括企业年度月度工作总结、周计划,下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5.批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示。政府部门发来的与本公司有关决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等。6.凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7.汇报性文书资料。包括企业的周、月工作计划、年度总结、报告、请示、批复、统计报表及简报;企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。8.人事档案:包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录、面试资料,员工个人档案(含入职材料、转正、调薪、调岗等)、离职人员档案、员工社医保材料、每月考勤相关资料,各类行政人事发文通知以及部门管理制度。9.声像制品资料。包括企业的历史沿革、大事记,企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。10.技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。11.结果性资料。包括施工图审资料、测绘资料、评审报告、地质勘察。12.其它具有利用和保存价值的文件材料。第五条立卷归档的时间1.原则上文书档案半年为一个归档周期。每年6月第一周内及12月第一周内为各部门移交归档范围内的文件资料时间,归档周期一到,各归档部门应向人事行政部归档上个月形成的文件资料。2.会计档案、人事档案由财务部、人事部自行归档。部分重要文件可根据实际情况缩短或延长归档周期。3.凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,原则上应在三日内递交行政人事部立卷归档。第六条文件归档的要求1.各部门文员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行系统整理,做到类别齐全、份数完整、不缺张少页,并按标准装订成册,递交档案室立卷归档,档案管理员不接受未经系统整理的零散或不齐全的文件,并有权退回要求重新整理或补全。2.各部门向档案室移交档案时,均需附上移交清单一式两份。移交时,交接双方据此进行清点签收,并各自保存一份。(移交清单即文件清单)3.归档文件应齐全完整。一般可按重要程度或时间顺序排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批复在前、请示在后;印件在前、定稿在后;正件在前、附件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。文字电子应合一立卷,绝密文字、电子档单独立卷。4.档案管理员须以公司或项目为单位建立电子档案文件目录台帐,台帐内容须包括文件归档类别、文件编号、存档号、文件名称、发文单位、发文时间、归档时间、归档人、份数、原件或复印件、档案变动情况等。归档的文件档案盒须进行编号,档案编号按照项目名称、档案类别、归档年份进行编写。5.每卷档案需有卷内目录,目录格式抬头为<龙旺地产XX项目档案目录>,须由归档类别、文件编号、文件名称、发文单位、发文时间、归档时间、归档人、份数、原件或复印件组成。6.所有归档资料装订成册组成案卷后,应赋予每个案卷一个档案检索号(简称档号),以便查档调档。每一个档夹的脊背应标明该档夹的档号。7.同一类型的文件以装订于一个档夹为原则,如文件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上档夹装订,设不同卷号以便查考。8.归档文件应为原件,不得用复印件代替原件存档;归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泼墨笔、红色墨水和复写纸书写,且字迹清楚、准确。9.归档文件应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,结合其它特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。10.文件归档后,发现需归档的文件资料,可按文件归档原则进行插卷。11.各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。12.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。13.流程图各部门资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,如行政人事部可制定”行政人事发文”、”周记”等,并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。各部门资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,如行政人事部可制定”行政人事发文”、”周记”等,并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内,并按文件收进顺序随时填写文件清单。