销售合同审核及管理标准化流程

销售合同审核及管理标准化流程工具指南一、适用业务场景与对象本标准化流程适用于企业销售业务全生命周期中的合同管理环节，覆盖以下核心场景：新客户签约：首次合作时，销售部门与客户签订销售合同，明确合作条款；老客户续签/增补：针对已有合作客户，合同到期后续签、变更标的物或调整条款时的合同管理；特殊订单合同：如定制化产品、大额订单、分期付款等复杂业务场景的合同处理；合同履行监控：在合同执行过程中，对交付、验收、付款等关键节点的跟踪与风险预警。涉及角色包括销售代表、销售部门负责人、法务专员、财务专员、仓库/交付部门负责人及客户对接人，通过多部门协同保证合同合规性与业务顺畅性。二、标准化操作流程详解阶段一：合同发起与准备需求提报销售代表根据客户需求（如产品型号、数量、价格、交付时间等），填写《销售合同审批申请单》（见模板1），并附客户基本信息（企业名称、统一社会信用代码、联系人等）、业务需求说明（如技术参数、特殊交付要求）及历史合作记录（如有）。对于定制化订单，需附技术部门出具的《产品技术确认单》，明确标的物规格、验收标准等。客户资质初审销售代表核实客户资质：企业客户：提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明，确认经营范围与合同标的匹配、经营状态正常（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核查，禁止录入，仅说明核查方式）；个人客户：提供证件号码复印件及联系方式，确认民事行为能力。资质材料不全或异常的，需补充核实后再推进流程。阶段二：多部门协同审核销售部门内部审核销售部门负责人审核：业务条款合理性：价格、数量、交付时间是否符合销售政策；客户需求匹配度：是否满足客户核心需求，是否存在无法履约的风险；历史合作情况：客户是否存在逾期付款、违约记录等。审核通过后，签署意见并流转至法务部门。法务部门合规审核法务专员重点审核：主体合法性：签约方是否具备完全民事行为能力，授权代表是否持有有效授权委托书；条款完整性：是否包含标的物、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款；风险点排查：如格式条款是否公平、知识产权归属、保密义务、不可抗力约定等；法律术语准确性：避免歧义表述，保证条款符合《民法典》《合同法》等法律法规。对存在风险的条款，法务专员需标注修改意见并反馈销售部门沟通调整；审核通过后签署意见，流转至财务部门。财务部门审核财务专员重点审核：价格条款：是否符合公司定价策略，折扣、返利等约定是否经审批；付款方式：分期付款的节点是否合理，收款账户信息是否准确（需与客户开户证明一致）；税费约定：发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开具时间及税率是否合规；财务风险：客户信用额度是否超限，是否存在大额逾期未付情况。审核通过后签署意见，流转至销售部门汇总。阶段三：合同签署与生效合同定稿与打印销售部门汇总各部门审核意见，最终确认合同文本，使用公司标准合同模板（如为非标合同，需法务专员标注“非标合同”并说明原因），打印一式三份（客户联、公司财务联、公司档案联），保证合同文本无修改痕迹（如有修改需双方在修改处盖章/签字确认）。客户签署销售代表携带定稿合同与客户对接，由客户法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（或合同专用章）；个人客户需签字并按手印。确认签署信息无误后，回收客户联及公司存联，扫描电子版存档。内部盖章生效销售部门将签署完成的合同提交至公司行政部（或指定盖章部门），加盖公司公章（或合同专用章），盖章后合同正式生效；财务部门根据生效合同开票，仓库/交付部门根据合同条款安排发货或交付。阶段四：履行跟踪与变更管理履行过程监控销售代表作为合同第一责任人，需跟踪以下节点：交付进度：与仓库/生产部门确认发货时间，提前告知客户预计到达时间；验收环节：提醒客户按合同约定时间验收，并获取《验收确认单》（需客户签字盖章）；付款节点：在应收账款到期前3天提醒客户付款，逾期未付的及时上报销售负责人及财务部门。合同变更处理履行过程中如需变更（如调整交付时间、增减标的物等），由销售代表填写《合同变更审批表》（见模板2），说明变更原因、内容及对双方的影响，重新启动审核流程（参照阶段二）；变更审批通过后，签订《补充协议》作为原合同附件，明确变更条款生效时间，原合同相关条款相应调整。阶段五：归档与复盘合同归档合同履行完毕（含收款、交付、验收完成后），销售部门将合同正本、审批单、补充协议、验收单等材料整理齐全，移交至公司档案管理部门；档案管理部门按“客户名称+合同编号+签署日期”分类归档，建立电子台账（见模板3），保证可追溯；电子版存储于公司指定服务器，设置访问权限，禁止外传。定期复盘每季度由销售部门牵头，联合法务、财务部门对合同履行情况复盘，分析常见问题（如条款争议、逾期付款等），优化合同模板及审核流程；对客户履约能力进行评级，动态调整信用额度，降低合作风险。三、配套工具表单模板模板1：销售合同审批申请单合同基本信息合同编号签约日期客户名称统一社会信用代码标的物名称及规格数量合同金额（含税）付款方式交付时间及地点交付方式业务需求说明（如技术参数、定制要求、特殊条款等）附件清单□客户资质□技术确认单□报价单□其他：销售代表意见签字：_________日期：_________销售负责人意见签字：_________日期：_________法务审核意见签字：_________日期：_________财务审核意见签字：_________日期：_________模板2：合同变更审批表变更信息原合同编号变更日期客户名称变更类型变更内容（详细说明原条款及修改后条款，可附页）变更原因□客户需求□生产调整□政策变化□其他：影响分析（对价格、交付、付款等的影响及风险控制措施）审批意见销售代表：_________销售负责人：_________法务：_________财务：_________客户确认（如需，附客户签字盖章的《变更确认函》）模板3：销售合同管理台账合同编号客户名称签署日期合同金额履行状态负责人交付日期验收日期付款日期归档编号□履行中□已完成□终止（示例）SC2024-001*科技有限公司2024-03-0150万元已完成2024-03-152024-03-202024-03-25DA2024-003四、执行关键风险控制点主体资质审查：严禁与无民事行为能力或超越经营范围的客户签约，授权代表需提供加盖公章的《授权委托书》，载明授权范围及期限。条款完整性：核心条款（如质量标准、违约责任、争议解决方式）不得缺失，避免“口头约定”或“模糊表述”（如“尽快”“大约”等）。审核时效管理：各部门需在收到合同后2个工作日内完成审核，紧急合同可缩短至1个工作日，超期未反馈视