企业行政流程优化及审批权限管理手册

企业行政流程优化及审批权限管理手册前言为规范企业行政事务管理，提升审批效率，明确各岗位职责与权限，降低运营风险，特制定本手册。本手册旨在通过标准化流程设计、精细化权限管控，为企业行政管理工作提供系统性指导，保证各项行政事务合规、高效推进。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖日常行政审批、费用管理、物资采购、用印管理等核心场景，可根据企业实际情况调整优化。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册适用于企业内部各类行政流程的发起、审批、执行与归档管理，涉及部门包括但不限于行政部、财务部、人力资源部、业务部门等，覆盖全体正式员工、实习生及外部合作单位（需企业审批的临时合作事项）。（二）典型应用场景日常费用报销：包括办公费、差旅费、招待费、交通费等费用报销流程。物资采购申请：办公设备、耗材、固定资产等采购需求发起与审批。用印管理：以企业名义签订的合同、证明、函件等文件用印申请。会议与活动管理：内部会议、外部培训、团建活动等策划与审批。行政服务申请：办公场地调整、车辆使用、快递服务、绿植养护等需求提报。二、标准化操作流程指引（一）日常费用报销流程1.流程目标规范费用报销标准，保证票据真实、合规，缩短审批周期，提升财务结算效率。2.责任主体申请人：费用实际发生人，负责整理票据、填写报销单。部门负责人：审核费用真实性与合理性，确认是否符合部门预算。财务部：票据合规性审核、金额计算、报销标准校验。分管领导：根据权限审批超预算或特殊费用。出纳：复核无误后安排付款。3.操作步骤步骤1：报销申请发起登录企业OA系统（或填写纸质《费用报销申请表》），填写报销类型、费用发生日期、金额、事由、所属项目等信息。附上原始票据（发票需为合规增值税发票，抬头、税号与企业信息一致，票据需清晰、无涂改），按时间顺序分类粘贴在《票据粘贴单》上。步骤2：部门负责人审核申请人提交后，系统自动流转至部门负责人（或直接提交纸质表至部门负责人）。部门负责人重点审核：费用是否与部门业务相关、是否在预算范围内、票据数量与金额是否匹配。审核通过后提交财务部，不通过则退回并注明理由。步骤3：财务部审核财务部在2个工作日内完成审核，重点检查：票据真伪（通过“全国增值税发票查验平台”验证）、发票抬头/税号、费用是否符合《企业费用报销标准》（如差旅住宿标准、招待费上限）、报销单填写是否完整。审核通过后，按权限流转至分管领导；若存在票据不合规或金额超标准问题，退回申请人补充或修改。步骤4：分级审批常规费用（单笔金额≤5000元）：由财务部审核通过后，出纳直接安排付款。超预算费用（5000元＜单笔金额≤20000元）：需分管副总审批。大额费用（单笔金额＞20000元）或“特殊费用”（如业务招待费需提前3天申请）：需总经理审批。审批人需在OA系统（或纸质表）中明确签署“同意”或“不同意”意见，不同意时需注明具体原因。步骤5：付款与归档出纳收到审批通过的报销单后，1个工作日内完成付款（银行转账或现金，现金报销需注明“现金”字样）。财务部每月将报销单据（含电子档与纸质档）按部门分类归档，保存期限不少于5年。4.时效要求全流程时限：常规费用≤5个工作日，超预算/大额费用≤8个工作日（特殊情况可适当延长，需提前告知申请人）。（二）物资采购申请流程1.流程目标规范采购需求提报与审批，保证物资采购符合预算、质量达标，避免重复采购与资源浪费。2.责任主体申请人：部门物资需求提报人，负责填写采购申请并说明用途。行政部：审核采购必要性、库存情况，执行采购与验收。财务部：审核采购预算与付款方式。分管领导/总经理：按权限审批采购方案。3.操作步骤步骤1：需求提报申请人根据部门工作需要，登录OA系统填写《物资采购申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、总金额、用途、到货时间等。若为“常用物资”（如A4纸、笔等），需先查询行政部库存，避免重复申请。步骤2：部门审核部门负责人审核采购需求的必要性（如是否为必需品、是否可替代），确认后提交行政部。步骤3：行政部初审行政部在1个工作日内审核：库存是否充足（若库存可满足需求，则驳回申请）、规格型号是否符合标准、预估单价是否合理（参考历史采购价或市场均价）。初审通过后，流转至财务部审核预算。步骤4：财务部预算审核财务部审核采购金额是否在部门年度预算内，若超预算，需说明资金来源（如预算调剂、专项申请）。步骤5：分级审批常规采购（单笔金额≤10000元）：由行政部经理审批。重要采购（10000元＜单笔金额≤50000元）：需分管副总审批。固定资产采购（如电脑、打印机等，单笔金额＞50000元）或“批量采购”：需总经理审批。步骤6：采购与验收审批通过后，行政部根据采购金额选择采购方式：单笔≤5000元：自行比价采购（至少2家供应商报价），选择性价比最优供应商。单笔＞5000元：通过企业招标采购流程执行。物资到货后，申请人与行政部共同验收，填写《物资验收单》，确认数量、质量无误后签字确认。步骤7：付款与入库行政部将《采购申请表》《验收单》《发票》提交财务部，财务部审核无误后安排付款。行政部更新库存台账，保证账实相符。（三）用印管理流程1.流程目标规范企业印章使用，防范法律风险，保证用印文件内容真实、合规。2.责任主体申请人：用印文件发起人，负责文件内容审核与用印申请。部门负责人：审核用印文件的业务真实性。行政部：印章保管与用印登记，检查文件完整性。分管领导/总经理：按权限审批用印申请。3.操作步骤步骤1：用印申请申请人登录OA系统填写《用印申请表》，注明用印文件名称、份数、用印部门、用途、申请人及联系方式，并电子版文件。若为“合同类文件”，需附合同审批单（已完成业务部门与法务部审核）。步骤2：部门负责人审核部门负责人审核用印文件是否与部门业务相关，内容是否真实、准确，确认后提交行政部。步骤3：行政部初审行政部检查：文件是否完整（如合同需包含双方盖章页、附件）、用印次数与份数是否与申请一致、文件格式是否符合规范（如红头文件需带文号）。步骤4：分级审批日常业务用印（如内部通知、证明材料）：由行政部经理审批。合同类用印：需法务部审核后，由分管副总审批。重大事项用印（如对外担保、资产处置文件）：需总经理审批。步骤5：用印与登记审批通过后，申请人携带《用印申请表》（纸质版）及文件至行政部，由印章保管人核对无误后加盖印章（“公章”“合同章”“财务专用章”等需区分使用）。印章保管人需在《用印登记台账》中记录：用印日期、文件名称、份数、审批人、申请人、用印事由，申请人签字确认。步骤6：文件归档用印文件原件由行政部统一归档（合同类文件交法务部归档），复印件由申请人所在部门留存。三、审批权限管理体系（一）权限设置原则分级授权：根据金额大小、事项重要性划分审批层级，避免权限过度集中或分散。权责对等：审批人对审批事项的结果承担相应责任，审批意见需明确、可追溯。预算管控：所有审批需以年度预算为依据，超预算事项需履行额外审批流程。（二）常见审批权限表（示例）事项类型金额范围审批人备注费用报销≤5000元部门负责人→财务部→出纳常规费用，无需分管领导审批费用报销5000元-20000元部门负责人→财务部→分管副总→出纳超预算费用，需分管副总审批费用报销＞20000元部门负责人→财务部→分管副总→总经理→出纳大额费用，需总经理审批物资采购≤10000元部门负责人→行政部→采购执行常规采购，行政部经理审批物资采购10000元-50000元部门负责人→行政部→财务部→分管副总→采购执行重要采购，需分管副总审批物资采购＞50000元部门负责人→行政部→财务部→总经理→采购执行固定资产采购，需总经理审批用印（日常）-部门负责人→行政部→用印内部通知、证明等用印（合同）-部门负责人→法务部→分管副总→行政部→用印合同类文件，需法务部审核四、常用申请表模板示例（一）《费用报销申请表》申请人部门报销日期附件份数报销明细序号费用类型发票日期金额（元）1办公费2023–500.002差旅费2023–1200.00报销总金额（大写）：壹仟柒佰元整小写：¥1700.00费用归属项目：部门负责人意见：签字：日期：财务部审核意见：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：出纳付款记录：付款方式：□转账□现金日期：（二）《物资采购申请表》申请人部门申请日期到货日期需求采购需求明细序号物资名称规格型号数量1办公椅人体工学款52打印纸A480g20箱采购总金额（大写）：肆仟伍佰元整小写：¥4500.00库存情况：□充足（无需采购）□不足（需采购）部门负责人意见：签字：日期：行政部审核意见：签字：日期：财务部预算审核意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：（三）《用印申请表》申请人部门用印日期用印文件名称《关于会议的通知》用印事由：发放部门周例会通知，需加盖部门章用印份数：10份文件类型：□日常通知□合同□证明□其他附件清单：□电子版文件□纸质文件（共X页）部门负责人意见：签字：日期：行政部审核意见：签字：日期：最终审批人意见：签字：日期：用印记录：印章保管人签字：日期：五、关键执行要点与风险提示（一）流程执行要点提前规划：大额采购、重要会议等事项需提前3-5个工作日发起申请，预留审批时间。信息准确：申请表填写需完整、真实，金额、日期、物资规格等信息不得涂改或遗漏。附件齐全：费用报销需附合规发票，采购申请需附需求说明，用印需附审批通过的文件版本。即时反馈：审批人需在1-2个工作日内完成审批，若需补充材料，需及时告知申请人。（二）常见风险提示票据风险：严禁使用虚假发票、过期发票或与业务无关的发票报销，财务部有权拒审不合规票据。权限风险：严禁越级审批或代签审批，审批人需对审批内容亲自审核并承担责任。时效风险：未在规定时限内完成的审批流程，申请人需向行政