人力资源公司客户合同管理规章​

人力资源公司客户合同管理规章​

一、总则1.目的为加强本人力资源公司客户合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，有效防范合同风险，保障公司与客户的合法权益，提高公司运营效率和服务质量，特制定本规章。2.适用范围本规章适用于公司与客户签订的各类人力资源服务合同，包括但不限于劳务派遣合同、人力资源外包合同、人才招聘合同等。3.管理原则合同管理遵循合法、公平、诚信、审慎的原则，确保合同条款明确、责任清晰、风险可控，维护公司和客户的共同利益。二、合同管理组织与职责1.合同管理领导小组成立合同管理领导小组，由公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责审议重大合同事项，制定合同管理战略和政策，协调解决合同管理中的重大问题。2.法务部门-负责合同文本的法律审核，对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，提出法律意见和建议。-参与重大合同的谈判和起草，为公司在合同签订和履行过程中提供法律咨询和支持。-负责处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序，维护公司合法权益。3.业务部门-负责客户合同的前期洽谈、意向沟通，收集客户需求和相关资料。-起草合同初稿，确保合同内容符合业务实际和客户要求，并及时提交法务部门审核。-负责合同的履行和跟踪，及时向相关部门反馈合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。-配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。4.财务部门-负责审核合同中的财务条款，包括收费标准、付款方式、结算周期等，确保公司财务利益得到保障。-参与重大合同的谈判，从财务角度提供专业意见和建议。-负责合同款项的收付管理，按照合同约定及时催收款项，对逾期款项进行跟踪和预警。三、合同签订管理1.合同洽谈-业务部门在与客户洽谈合同前，应充分了解客户的基本情况、经营状况、信用状况等，评估客户风险。-洽谈过程中，业务部门应清晰、准确地向客户介绍公司的服务内容、标准、价格等信息，认真听取客户的需求和意见，达成初步合作意向。2.合同起草-业务部门根据洽谈结果起草合同初稿，合同内容应包括双方当事人信息、服务内容、服务期限、服务费用、付款方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等基本条款。-合同条款应明确、具体、严谨，避免模糊不清或产生歧义。对于涉及公司核心利益和重大风险的条款，应特别予以关注和明确约定。3.合同审核-合同初稿完成后，业务部门应及时提交法务部门进行法律审核。法务部门应在规定时间内完成审核，并出具书面审核意见。-财务部门对合同中的财务条款进行审核，提出财务方面的意见和建议。-其他相关部门根据各自职责对合同进行会签审核，提出专业性意见。-业务部门根据各部门审核意见对合同进行修改完善，形成合同送审稿。4.合同审批-合同送审稿提交合同管理领导小组进行审批。重大合同或涉及金额较大的合同，需经公司董事会审议通过。-审批过程中，合同管理领导小组或董事会应重点关注合同的合法性、商业合理性、风险可控性等方面，对合同进行全面审查和决策。5.合同签订-经审批通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与客户签订。签订合同前，应再次核对合同文本内容，确保与审批通过的版本一致。-合同签订应采用书面形式，双方签字（盖章）确认。合同一式多份，公司和客户各执若干份，留存归档。四、合同履行管理1.履行责任落实合同签订后，业务部门应制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点，确保合同顺利履行。2.服务提供与监控-相关业务部门按照合同约定为客户提供优质、高效的人力资源服务，严格遵守服务标准和规范。-建立合同履行监控机制，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。业务部门应定期向公司管理层汇报合同履行进展情况。3.款项收付管理-财务部门按照合同约定的付款方式和结算周期，及时向客户发送付款通知，跟踪款项收付情况。-对于逾期未付款的客户，财务部门应及时与客户沟通，了解原因并进行催收。对于长期拖欠款项的客户，应采取相应的法律措施维护公司权益。4.客户沟通与反馈-业务部门在合同履行过程中应保持与客户的密切沟通，及时了解客户的意见和建议，不断改进服务质量。-对于客户提出的合理诉求，业务部门应积极响应并协调相关部门尽快解决。对于客户反馈的重大问题，应及时向公司管理层汇报。五、合同变更与解除管理1.合同变更-合同履行过程中，如因客户需求变化、公司业务调整等原因需要变更合同内容，由业务部门与客户进行沟通协商，达成一致意见后起草合同变更协议。-合同变更协议应按照合同签订的审核、审批程序进行，经双方签字（盖章）确认后生效。2.合同解除-出现合同约定的解除条件或法定解除情形时，业务部门应及时提出合同解除申请，并说明解除原因和依据。-合同解除申请需经法务部门审核，报合同管理领导小组审批。审批通过后，由业务部门与客户协商解除合同的相关事宜，签订合同解除协议。-合同解除后，业务部门应及时清理相关工作，确保双方权利义务终止，财务部门做好款项结算和账务处理工作。六、合同档案管理1.档案建立-合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（包括洽谈记录、审核意见、审批文件等）移交档案管理部门，由档案管理部门建立合同档案。-合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，便于查询和管理。2.档案保管-档案管理部门应妥善保管合同档案，确保档案资料的安全、完整。档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。-建立档案查阅、借阅制度，严格控制档案的查阅和借阅权限，做好查阅、借阅登记工作。3.档案销毁-对于超过保管期限且无保存价值的合同档案，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后按照规定程序进行销毁。七、合同风险管理1.风险识别与评估-建立合同风险识别与评估机制，定期对合同管理过程中的风险进行排查和分析。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、解除等各个环节，包括法律风险、信用风险、市场风险等。-对识别出的风险进行评估，确定风险等级，分析风险可能产生的后果和影响。2.风险应对措施-根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应采取重点监控、增加担保、加强法律审查等措施进行防范。-建立风险预警机制，及时发现和预警合同履行过程中的潜在风险，以便采取措施进行化解。3.应急处理机制-制定合同风险应急预案，明确在发生重大合同纠纷、客户违约等紧急情况时的应对措施和责任分工。-定期对应急预案进行演练和评估，确保在紧急情况下能够迅速、有效地进行处理，降低公司损失。八、监督与考核1.监督检查-公司内部审计部门定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同档案管理等方面。-对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。2.考核评价-建立合同管理考核评价制度，将合同管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系。考核指标包括合同签订的准