羽毛球俱乐部训练器材采购管理办法

羽毛球俱乐部训练器材采购管理办法

一、总则1.目的：为加强本羽毛球俱乐部训练器材采购管理，规范采购行为，确保采购的器材质量优良、价格合理，满足俱乐部训练及活动需求，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于俱乐部所有用于训练的器材采购活动，包括但不限于羽毛球拍、羽毛球、训练用球网、体能训练器材等。3.采购原则：采购工作应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，充分进行市场调研，选择优质供应商，保障器材质量，控制采购成本。二、采购组织与职责1.采购小组：成立专门的采购小组，由俱乐部行政主管担任组长，成员包括教练代表、财务人员及会员代表。采购小组负责统筹、协调和决策采购相关事宜。2.组长职责：全面负责采购工作的组织、领导与监督；审批采购计划与预算；协调与俱乐部其他部门的关系，确保采购工作顺利进行。3.教练代表职责：根据训练需求，提出器材采购的技术参数和质量要求；协助对供应商提供的器材进行质量检验和验收；参与采购合同的技术条款审核。4.财务人员职责：负责审核采购预算，监督采购资金的使用；参与采购合同的财务条款审核；对采购活动进行财务核算与监督。5.会员代表职责：收集会员对器材采购的意见和建议；参与采购过程的监督，确保采购行为符合会员利益；反馈会员对采购器材的使用评价。三、采购预算与计划1.预算编制：每年末，由教练根据下一年度的训练计划和器材损耗情况，提出训练器材采购预算草案。财务人员结合俱乐部财务状况和市场价格波动情况，对预算草案进行审核和调整，形成正式的采购预算，报俱乐部管理层审批。2.采购计划制定：根据审批后的采购预算，采购小组制定详细的采购计划。采购计划应明确采购器材的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、预算金额等内容。采购计划应提前提交俱乐部管理层备案。3.计划调整：在采购过程中，如因训练计划变更、器材市场价格波动等原因需要调整采购计划，采购小组应及时提出调整申请，说明调整原因和调整内容，报俱乐部管理层审批后实施。四、供应商管理1.供应商选择：采购小组应通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对潜在供应商进行实地考察或要求提供样品进行检验，评估其供应能力和信誉。建立供应商评估档案，根据评估结果选择合格的供应商。2.供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、税务登记证、产品质量认证等相关资质证明文件。对供应商的经营范围、生产能力、质量保证体系等进行严格审核，确保其具备合法供应器材的能力。3.供应商合作协议签订：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括器材规格、质量标准、价格、交货期、售后服务、违约责任等条款。合作协议应经俱乐部法律顾问审核，确保协议的合法性和有效性。4.供应商评价与淘汰：定期对供应商进行评价，评价内容包括器材质量、交货期、售后服务等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会；对不符合要求的供应商，及时终止合作关系。五、采购流程1.采购申请：教练根据训练实际需求，填写《器材采购申请表》，详细说明采购器材的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交采购小组审核。2.采购审批：采购小组对《器材采购申请表》进行审核，核实采购需求的合理性和预算的符合性。审核通过后，报俱乐部管理层审批。俱乐部管理层根据俱乐部整体运营情况和采购预算进行审批。3.采购询价与谈判：采购小组根据审批通过的采购申请，向选定的供应商发出询价函，要求供应商提供器材的报价、交货期、质量保证等相关信息。对多家供应商的报价进行比较分析，选择价格合理、信誉良好的供应商进行谈判。谈判过程中，应就器材价格、质量、交货期、售后服务等重要条款进行充分协商，争取最优惠的采购条件。4.采购合同签订：谈判达成一致后，采购小组起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括器材名称、规格、型号、数量、价格、交货地点、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任等条款。采购合同经俱乐部管理层、法律顾问审核通过后，由采购小组代表与供应商签订。5.采购执行与跟踪：采购合同签订后，采购小组负责跟踪合同执行情况，确保供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准交付器材。定期与供应商沟通，了解器材生产进度和运输情况，及时解决可能出现的问题。如供应商未能按时履行合同义务，采购小组应及时督促其履行，并按照合同约定追究其违约责任。六、器材验收1.验收准备：在器材到货前，采购小组应通知教练、财务人员及相关技术人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购合同的各项条款和器材的质量标准，准备好验收所需的工具和设备。2.外观验收：器材到货后，验收人员首先对器材的外包装进行检查，查看是否有破损、变形等情况。然后对器材的外观进行检查，查看器材表面是否有划痕、裂纹、锈蚀等缺陷，器材的规格、型号、数量是否与采购合同一致。3.质量验收：根据器材的质量标准和技术参数，对器材进行质量检验。对于需要进行性能测试的器材，应按照规定的测试方法和标准进行测试，确保器材的性能符合要求。对验收过程中发现的质量问题，验收人员应详细记录，并及时与供应商沟通，要求供应商采取措施解决问题。4.验收报告编制：验收工作完成后，验收人员应编制《器材验收报告》，详细记录验收情况，包括器材名称、规格、型号、数量、验收时间、验收地点、验收人员、外观验收情况、质量验收情况、验收结论等内容。《器材验收报告》经验收人员签字确认后，报采购小组和俱乐部管理层备案。七、付款管理1.付款申请：器材验收合格后，供应商应向俱乐部提交付款申请，并提供发票、送货单、验收报告等相关凭证。采购小组对付款申请和相关凭证进行审核，核实无误后提交财务人员。2.财务审核：财务人员对付款申请和相关凭证进行财务审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，以及付款金额是否符合采购合同约定。审核通过后，报俱乐部管理层审批。3.付款审批与执行：俱乐部管理层根据财务审核结果和俱乐部资金状况进行付款审批。审批通过后，财务人员按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款后，财务人员应及时记录相关账目，确保财务数据的准确性。八、库存管理1.库存登记：器材验收合格后，采购小组应及时将器材移交俱乐部仓库管理员。仓库管理员对器材进行分类登记，建立库存台账，记录器材的名称、规格、型号、数量、入库时间、供应商等信息。2.库存保管：仓库应保持干燥、通风良好，配备必要的消防器材和安全设施，确保器材存放安全。对不同类型的器材应进行分类存放，便于管理和查找。定期对库存器材进行盘点，确保账物相符。3.库存领用：教练或其他需要使用器材的人员应填写《器材领用申请表》，注明领用器材的名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审批后，到仓库领取器材。仓库管理员按照审批后的《器材领用申请表》发放器材，并及时更新库存台账。4.库存盘点与清理：每月末，仓库管理员应对库存器材进行盘点，编制《库存盘点表》，与库存台账进行核对。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。对于长期积压、损坏或已无使用价值的器材，应及时进行清理，报俱乐部管理层审批后处理。九、监督与审计1.内部监督：俱乐部内部设立监督机制，由会员代表和监事会成员对采购活动进行全程监督。监督内容包括采购流程的合规性、供应商选择的公正性、器材质量的可靠性、采购资金的使用情况等。对监督过程中发现的问题，应及时向采购小组提出整改意见，采购小组应认真落实整改措施。2.审计检查：定期邀请专业审计机构对俱乐部的采购活动进行审计检查。审计内容包括采购制度的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的收支情况等。审计机构应出具审计报告，对发现的问题提出审计建议。俱乐