市政府办档案存储管理制度

市政府办档案存储管理制度

一、总则1.目的：为加强市政府办档案存储管理，确保档案的完整、安全与有效利用，提高工作效率，更好地服务于政府各项工作，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于市政府办各部门及所有涉及档案存储管理工作的人员。3.管理原则：档案存储管理遵循集中统一、分类科学、安全保密、便于利用的原则。确保档案资源能够合理整合，有序存放，同时保障其保密性、完整性和可用性。二、档案存储管理职责分工1.综合管理部门：负责制定和完善档案存储管理制度，并监督制度的执行情况。统筹协调档案存储设施设备的采购、维护与更新。对全办档案存储工作进行定期检查和评估，发现问题及时提出整改意见。2.档案管理部门：具体负责档案的收集、整理、分类、编目、存储等日常工作。按照规定的存储方式和要求，将档案妥善保管在相应的存储设备或场所。建立档案存储目录和检索系统，方便档案的查询与利用。对档案存储环境进行日常监测和维护，确保档案存储安全。3.各业务部门：负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类，并及时移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案存储相关工作，提供必要的信息和支持。对涉及本部门的档案利用需求提出申请，并按照规定程序进行查阅和使用。三、档案存储设施设备管理1.档案库房建设：档案库房应选择地势较高、干燥通风、远离易燃、易爆和强腐蚀性物品的地方。库房应具备防火、防潮、防虫、防尘、防盗、防光等功能，配备相应的消防设备、温湿度调控设备、防虫药品投放装置、防尘设施、防盗报警装置和遮光窗帘等。库房内部应合理规划布局，设置档案架、柜等存储设备，并有明显的标识。2.存储设备配置：根据档案存储需求，配备合适的档案架、柜、盒等存储设备。存储设备应符合国家相关标准，具备良好的质量和稳定性。定期对存储设备进行检查和维护，确保其正常使用。对损坏或老化的存储设备及时进行维修或更换。3.信息化存储设备：随着信息化建设的推进，应配备必要的计算机、服务器、存储阵列等信息化存储设备。建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、管理和利用。对信息化存储设备进行定期维护和更新，确保数据的安全存储和传输。安装必要的杀毒软件和防火墙，防止网络攻击和数据泄露。四、档案收集与整理1.收集范围：市政府办在工作活动中形成的具有保存价值的文件、材料、图表、声像等各种形式的档案均应进行收集。包括上级机关来文、本级机关发文、会议文件、领导讲话、工作计划、工作总结、统计报表、合同协议、人事档案、照片、录音录像等。2.收集要求：各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。收集的档案应真实、准确、完整，签字盖章等手续齐全。对电子档案的收集，应确保其格式规范、内容完整，存储载体符合要求。3.整理分类：档案管理部门接收各部门移交的档案后，应按照一定的分类标准进行整理。档案分类可采用年度-组织机构-问题等方法，确保分类科学合理，便于管理和查找。对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限等项目。五、档案存储方式1.纸质档案存储：将整理好的纸质档案按照分类和编目顺序，装入档案盒，并在档案盒上标明档号、题名、年度、保管期限等信息。将档案盒存放在档案架或柜中，按照一定的排列顺序进行摆放，便于查找和管理。建立纸质档案存储索引，记录档案的存放位置和相关信息，提高查找效率。2.电子档案存储：将电子档案按照分类和编目要求，存储在信息化存储设备中。对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，如磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。建立电子档案存储目录和检索系统，实现电子档案的快速查询和利用。3.特殊载体档案存储：对于照片、录音录像等特殊载体档案，应按照相关标准进行整理和存储。照片应冲印或数字化处理后，分类装册，并标注相关信息。录音录像资料应进行数字化转换，存储在专门的存储设备中，并建立相应的目录和检索系统。特殊载体档案存储环境应符合其特殊要求，如温度、湿度、光照等。六、档案保管期限与鉴定销毁1.保管期限确定：根据档案的重要程度、历史价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（一般为10年以上）、短期（一般为1-10年）三种。在档案整理和编目过程中，明确标注每份档案的保管期限。2.定期鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每5年进行一次全面鉴定。成立档案鉴定小组，由综合管理部门、档案管理部门和相关业务部门人员组成。鉴定小组对档案的保管期限进行重新评估，确定是否仍有保存价值。3.销毁处理：对经过鉴定确无保存价值的档案，应进行销毁处理。销毁档案应编制销毁清册，详细记录档案的档号、题名、日期、保管期限等信息。销毁清册需经市政府办领导审批后，方可进行销毁。销毁档案可采用粉碎、焚烧、电子数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。销毁工作应指定专人负责，并在销毁现场进行监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。七、档案查阅与利用1.查阅申请：因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、档号、查阅时间等信息。申请表需经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.审批流程：档案管理部门收到查阅申请表后，对申请内容进行审核。对于一般性档案的查阅，由档案管理部门负责人审批；对于涉及机密或重要档案的查阅，需经市政府办分管领导审批。审批通过后，档案管理部门按照规定为查阅人员提供档案查阅服务。3.查阅要求：查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换档案。如需摘录或复制档案内容，应按照规定办理相关手续，经审批后进行。摘录或复制的档案内容应妥善保管，不得泄露。4.利用反馈：档案利用结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门应对档案利用情况进行登记，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容、利用效果等信息。鼓励查阅人员对档案利用情况进行反馈，提出意见和建议，以便更好地发挥档案的作用。八、档案存储安全管理1.安全制度建设：建立健全档案存储安全管理制度，明确安全管理责任，确保档案存储安全工作有章可循。制定档案存储安全应急预案，应对可能出现的火灾、水灾、地震、网络攻击等突发事件，保障档案的安全。2.人员安全管理：加强对档案存储管理人员的安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力。对档案存储场所的工作人员进行背景审查，确保其政治素质和职业道德符合要求。严禁无关人员进入档案存储场所，确因工作需要进入的，应进行登记并由专人陪同。3.日常安全检查：档案管理部门应定期对档案存储场所进行安全检查，包括消防设备、温湿度调控设备、防虫防尘设施、防盗报警装置等的运行情况。对信息化存储设备进行安全检测，防范网络安全风险。对检查中发现的安全隐患，应及时报告并采取措施进行整改，确保档案存储安全。九、附则1.本制度自发布之日起施行，如有未尽事宜，由市政府办综合管理部门负责