某市科技局档案室管理制度

某市科技局档案室管理制度

一、总则1.目的：为加强某市科技局档案室的管理，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，更好地服务于科技局各项工作，特制定本管理制度。2.适用范围：本制度适用于某市科技局档案室及局内各部门档案的收集、整理、保管、利用等管理活动。3.管理原则：遵循集中统一管理、完整性、真实性、保密性和便于利用的原则，确保档案资料的科学管理和有效利用。二、档案管理职责分工1.档案室职责-负责制定和完善档案管理制度，并组织实施和监督检查。-对全局各类档案进行集中统一管理，包括档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、销毁等工作。-负责档案库房的日常管理，确保档案保管环境安全、适宜。-开展档案利用服务工作，为局内各部门和相关人员提供档案查阅、借阅等服务。-负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。2.各部门职责-明确本部门档案管理责任人，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。-按照规定的时间和要求，将本部门形成的应归档文件材料整理后移交档案室。-协助档案室做好档案的整理、鉴定、利用等工作。-负责本部门借阅档案的使用和归还管理。三、档案的收集与整理1.收集范围-上级机关来文，包括指示、决定、通知、通报等与科技局工作相关的文件。-本局制定的各种规范性文件、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、会议纪要等。-科技项目申报、立项、验收等过程中形成的文件材料，如项目申请书、可行性研究报告、项目合同、验收报告等。-各类会议文件、活动文件、调研材料、统计报表等。-人事档案材料，包括干部任免、人员调配、工资福利、教育培训、考核奖惩等方面的文件。-财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。-声像档案，包括照片、录音、录像等资料。-其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求-各部门应确保档案收集的完整性，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，不得遗漏。-收集的文件材料应真实、准确，签字盖章等手续完备。-对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并按照规定进行整理和移交。3.整理要求-档案室按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类整理。一般分为文书档案、科技项目档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别。-对每份文件材料进行编号、编目，编制档案目录，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。-对纸质档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、牢固；对电子档案进行分类存储，建立相应的索引目录。四、档案的保管1.档案库房管理-档案库房应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度应符合国家规定的标准（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。-配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门窗、遮光窗帘等。-定期对档案库房进行检查和清扫，确保档案保管环境良好。2.档案保管方式-纸质档案应存放在专用的档案架或档案柜中，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。-电子档案应存储在安全的存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应异地存储，确保数据的安全性。-对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.档案保管期限-根据档案的性质和重要程度，确定不同的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（1-10年）。-档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和科技局的实际情况执行，确保档案的合理保存和有效利用。五、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定-定期对档案进行鉴定，一般每3-5年进行一次。成立档案鉴定小组，由档案室人员和相关业务部门人员组成。-鉴定小组根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。-对鉴定为失去保存价值的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案销毁-档案销毁清册经科技局主管领导审批后，方可进行销毁。-档案销毁应采用合适的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息的彻底销毁。-销毁档案时，应安排专人负责监督，确保销毁过程的安全、规范。销毁完成后，监督人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的利用1.查阅服务-局内各部门和工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。-档案室工作人员根据申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在专门的查阅区域进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出查阅区域，不得在档案上涂改、圈划、批注等。-查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案室工作人员进行核对，确保档案的完整、无损坏。2.借阅服务-因特殊工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和主管领导审批后，到档案室办理借阅手续。-档案室工作人员按照审批意见，办理档案借阅登记，注明借阅人、借阅时间、归还时间等信息。-借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。-档案归还时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和完好程度，如有损坏或丢失，应及时报告并追究相关人员的责任。3.对外提供档案服务-外单位因工作需要查阅或借阅科技局档案的，应持单位介绍信，说明查阅或借阅的目的、范围等，经科技局主管领导审批后，按照规定的程序办理相关手续。-对外提供档案服务应遵循保密原则，不得提供涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不宜公开的档案信息。七、档案信息化建设1.数字化管理-推进档案数字化工作，对现有纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，建立数字化档案资源库。-采用先进的档案管理软件，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的信息化水平。-加强电子文件的归档管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性，按照规定将电子文件纳入档案管理系统。2.网络安全-建立档案信息网络安全管理制度，加强对档案管理系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。-对档案管理系统的用户进行权限管理，根据不同的工作岗位和职责，分配相应的操作权限，确保档案信息的安全访问。-定期对档案管理系统进行数据备份和安全检测，及时发现和处理安全隐患。八、监督与考核1.监督检查-档案室定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、移交情况，档案管理制度的执行情况等。-对监督检查中发现的问题，及时向相关部门提出整改意见，要求限期整改。2.考核评价-将档案管理工作纳入各部门和工作人员的绩效考核体系，对档案管理工作表现突出的部门