2026年能源加工公司办公设备全生命周期管理制度

2026年能源加工公司办公设备全生命周期管理制度第一章总则第一条为规范公司办公设备管理，优化资源配置，降低运营成本，保障办公高效有序开展，依据《中华人民共和国节约能源法》《政府采购法》等相关法律法规及公司内部管理规定，制定本制度。第二条本制度所称办公设备，指公司各部门日常办公所需的计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、服务器、办公家具等各类固定资产及低值办公设备。第三条本制度适用于公司全体部门及员工，涵盖办公设备的规划采购、验收登记、领用使用、维护保养、调拨报废等全生命周期管理环节。第四条办公设备管理遵循“统一规划、按需配置、规范使用、高效维护、循环利用”原则，兼顾实用性与节能环保要求，确保设备资产安全完整。第二章管理职责分工第五条行政部为办公设备管理牵头部门，主要职责包括：制定设备配置标准、组织采购招标、建立设备台账、统筹维护保养、办理调拨报废手续、监督制度执行情况。第六条各业务部门为办公设备使用责任部门，需指定专人担任设备管理员，负责本部门设备的领用登记、日常保管、使用监督及故障上报，配合行政部开展设备盘点与核查工作。第七条财务部负责办公设备的资产核算、价值评估、折旧计提，参与采购预算审核及报废资产处置的财务监督。第八条信息技术部（如设有）负责计算机、服务器等信息化办公设备的技术支持，包括系统安装、软件维护、数据安全保障等技术服务。第三章规划与采购管理第九条办公设备采购实行年度规划与按需申购相结合的方式。各部门于每年第四季度向行政部提交下一年度设备采购需求，行政部结合公司发展规划及现有设备状况，编制年度采购预算，报公司管理层审批后执行。第十条临时新增设备需求，由使用部门填写《办公设备申购单》，说明申购理由、规格型号、数量、预估金额等信息，经部门负责人签字后报行政部审核，按公司采购审批权限逐级报批。第十一条采购金额达到规定标准的办公设备，必须通过公开招标、竞争性谈判等合规方式采购；小额采购可通过定点供应商、比价采购等方式实施，确保采购过程公平透明、质优价廉。第十二条采购设备时，应优先选择节能环保、质量可靠、售后服务完善的产品，符合国家相关技术标准及公司绿色办公要求。严禁采购淘汰类、不符合环保标准的设备。第四章验收与登记管理第十三条设备到货后，行政部组织使用部门、技术部门（如需）共同进行验收，核对设备型号、数量、配置是否与采购合同一致，检查设备外观、性能是否完好，核对产品合格证、说明书、保修卡等附件是否齐全。第十四条验收合格后，行政部在3个工作日内完成设备登记，建立《办公设备管理台账》，详细记录设备名称、型号规格、采购日期、采购金额、供应商、使用部门、使用人、资产编号、保修期限等信息，为每台设备分配唯一资产编号并粘贴标识。第十五条财务部根据验收报告及采购发票，办理固定资产入账手续，按相关会计准则计提折旧。低值办公设备由行政部登记备查，纳入部门资产管理范围。第十六条设备验收不合格的，行政部应立即通知供应商办理退换货或维修手续，直至验收合格，确保公司权益不受损害。第五章使用与维护管理第十七条员工领用办公设备时，需在《办公设备领用登记表》上签字确认，明确使用责任。使用人应严格按照设备操作说明书规范使用，爱护设备，避免人为损坏。第十八条禁止私自拆卸、改装办公设备，不得擅自安装未经授权的软件或外接违规设备。确需改装或升级的，须向行政部提出申请，经批准后由专业人员操作。第十九条行政部建立设备定期维护保养制度，对计算机、打印机等常用设备每半年组织一次全面维护；复印机、投影仪等精密设备按厂家要求定期进行专业保养，延长设备使用寿命。第二十条设备出现故障时，使用人应及时向本部门设备管理员或行政部报修，说明故障现象及原因。行政部接到报修后，及时安排维修，属于保修期内的故障，联系供应商免费维修；超出保修期的，委托专业维修机构维修，控制维修成本。第二十一条信息化办公设备的使用人应遵守公司数据安全管理规定，定期备份重要数据，严防信息泄露。设备报废或移交前，必须经技术部门确认数据已安全清理，确保数据安全。第六章调拨与借用管理第二十二条因部门调整、人员变动等原因需调拨办公设备的，由调出部门填写《办公设备调拨单》，经调出、调入部门负责人签字后报行政部审核，办理调拨手续。行政部及时更新设备管理台账，调整使用部门及使用人信息。第二十三条跨部门临时借用办公设备的，需经双方部门负责人同意，由借用部门向行政部备案，明确借用期限及责任，借用期满后及时归还，行政部核实设备状况后注销借用记录。第二十四条设备调拨或借用过程中，应确保设备完好，附件齐全。如发生损坏或附件遗失，由相关责任方承担维修或赔偿责任。第七章报废与处置管理第二十五条办公设备符合下列条件之一的，可申请报废：（一）使用年限达到或超过规定使用年限，性能严重下降，无法满足办公需求，且维修成本过高的；（二）设备故障频发，经多次维修仍无法正常使用的；（三）技术落后已被淘汰，无维修价值或无法适配现有办公系统的；（四）因自然灾害、意外事故等原因造成设备严重损坏，无法修复的。第二十六条报废设备由使用部门提出申请，填写《办公设备报废申请表》，说明报废原因、设备现状等信息，经部门负责人签字后报行政部。行政部组织技术部门、财务部进行鉴定，确认符合报废条件后，按公司审批权限报批。第二十七条报废设备处置遵循“公开、公平、合规”原则，由行政部统一组织处置，可采取拍卖、转让、回收利用等方式，处置收入全额上缴公司财务部，纳入公司营业收入管理。第二十八条设备报废后，行政部及时更新办公设备管理台账，财务部办理固定资产核销手续，确保账实相符。涉及涉密信息的设备，处置前必须进行彻底的信息销毁处理，防止数据泄露。第八章盘点与监督管理第二十九条行政部每年度组织一次全面的办公设备盘点，联合财务部、各部门设备管理员对所有办公设备进行实地核查，核对设备数量、状态、使用人、存放地点等信息与台账是否一致，形成《办公设备盘点报告》。第三十条盘点中发现设备盘盈、盘亏、损坏、遗失等情况，应及时查明原因，明确责任，按公司相关规定处理，并调整台账记录，确保账实相符。第三十一条行政部定期对各部门办公设备使用、维护情况进行监督检查，对违反本制度规定的行为予以通报批评，并责令限期整改；造成设备损坏或公司损失的，依规追究相关人员责任。第三十二条员工离职、调岗时，必须办理办公设备交接手续，经部门设备管理员及行政部核实设备完好