企业合同管理制度范文

企业合同管理制度第一章总则第一条【制度宗旨】为强化企业合同管理体系，降低经营风险，提升经济活动合规性，依据《中华人民共和国民法典》合同编及相关法律法规，结合本企业经营实际，特制定本制度。第二条【适用范围】本制度适用于企业总部各职能部门、全资子公司、控股企业及分公司（以下统称"各单位"）对外签订的各类民商事合同，包括但不限于买卖合同、服务合同、投资合同、借款合同、租赁合同等。劳动合同及企业内部管理协议另行规定。第三条【管理原则】合同管理遵循"分级负责、全程管控、风险前置、效益优先"原则。各级管理人员、合同承办人及相关岗位人员须严格执行本制度，各职能部门应建立协同机制，确保合同从谈判到终止的全流程规范化管理。第二章合同的签订规范第四条【签约主体资格】企业法定代表人可直接签署合同，无需另行授权；其他签约人员须持有《法人授权委托书》，委托书应明确授权范围（包括合同类型、标的限额、签约区域等）、期限及权限等级；严禁超越授权范围签约，紧急情况下需临时授权的，须经总经理签字确认并补办授权手续。第五条【缔约前审查】签约前应对合同相对方进行尽职调查，内容包括：主体资格：企业法人营业执照、事业单位法人证书等资质文件（需核查最新年检信息）；履约能力：近三年财务报表、银行授信证明、重大项目履约记录；资信状况：通过征信系统查询有无失信记录、涉诉情况；签约人权限：法定代表人身份证明或授权委托书（需公证的应提供公证书）。调查完成后应形成《合同相对方尽职调查报告》，作为签约依据。第六条【合同形式与文本】除即时结清的小额交易外，均须采用书面形式；优先使用国家或行业标准合同文本，无标准文本的应采用企业自制示范文本；自制文本须经法律顾问室审核备案，编号格式为"HT-年份-部门代码-序号"。第七条【合同核心条款】合同应包含以下要素，表述需明确无歧义：当事人信息：全称（与公章一致）、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；标的条款：产品/服务名称、规格型号（含品牌、产地）、数量（明确计量单位及溢短装约定）、质量标准（附技术协议或验收标准）；价款条款：金额（大小写一致）、计价方式、支付节点（附付款条件说明）、发票类型；履行条款：交付方式（运输方式、到站地点、收货人）、交付期限（精确到日）、验收程序（包括异议提出期限）；违约责任：明确违约情形对应的违约金计算方式（日息/固定金额）、赔偿范围（直接损失+可预期利益）、解除合同的条件；争议解决：约定管辖法院（优先选择企业住所地法院）或仲裁机构（明确名称）；生效条件：签字盖章即生效/附生效条件（如审批通过）。第八条【特殊条款约定】知识产权：明确合同涉及的商标、专利等知识产权归属及使用范围；保密条款：约定保密内容、期限（一般不短于合同终止后3年）及泄密责任；不可抗力：列举情形（如自然灾害、政策调整）及处理方式；担保条款：如需提供担保，应明确担保方式（保证/抵押/质押）及担保范围，抵押/质押需办理登记手续。第三章审查与审批流程第九条【审查权限】标的额50万元以下的合同：由部门负责人审核，分管副总批准；50万-500万元的合同：增加财务部门审核（成本测算）、法律顾问室审核（条款合规性），总经理批准；500万元以上或涉外合同：提交董事会审议，董事长签署；特殊类型合同（如投资、担保、重大资产处置）：无论金额大小均需董事会决议。第十条【审查要点】合法性审查：当事人资质是否符合法律要求；内容是否违反强制性规定（如反垄断、环境保护）；程序是否符合招投标法等特别规定。风险性审查：付款方式是否存在资金风险（如预付款比例不超过30%）；违约责任是否对等；争议解决方式是否有利于权益保护。效益性审查：价格对比分析（三家以上报价单）；成本收益测算表；税务筹划建议。第十一条【审批流程】承办人填写《合同审批表》（附合同文本、尽职调查报告）；按权限逐级报批，各环节审批时限为1个工作日；审批通过后，由档案室进行编号登记，方可加盖合同专用章。第四章合同履行与监控第十二条【履行跟踪】合同承办人为履行第一责任人，建立《合同履行台账》，记录进度节点；付款环节需附《履约验收单》，财务部门凭审批单及验收文件付款；发现对方违约时，应在3日内发出《违约告知函》，并启动风险应对预案。第十三条【变更与解除】需变更或解除合同的，应签订书面协议，程序同原合同审批；因不可抗力导致无法履行的，应及时收集证据（如气象证明、政府文件），在法定时限内通知对方；协议生效前原合同仍需履行，紧急情况下可先以公证送达方式通知中止履行。第五章纠纷处理第十四条【纠纷应对】发生纠纷后，承办部门应在24小时内提交《合同纠纷报告》，附证据清单；先由承办部门与对方协商，协商不成的移交法律顾问室；进入诉讼/仲裁程序的，由法律顾问室牵头，相关部门配合收集证据（包括合同文本、履行记录、沟通函件等）。第十五条【证据管理】纠纷处理所需证据应包括：合同及附件（含变更协议）；交货单、验收单、付款凭证；往来函件（含邮件、微信记录，需公证的应及时公证）；质量异议通知书、检测报告。第六章合同档案管理第十六条【归档要求】合同履行完毕后15日内，承办人应将全套资料（合同文本、审批文件、履行记录）移交档案室；档案保存期限：一般合同为履行完毕后5年，重大合同为15年；电子档案需备份加密，与纸质档案同步归档。第十七条【台账管理】各单位建立合同总台账，每月5日前向总部报送《合同统计报表》；统计内容包括：签约数、总金额、履约率、纠纷率等指标。第七章责任追究第十八条【违规责任】有下列情形之一的，追究相关人员责任：未经授权擅自签约的，给予记过处分，造成损失的赔偿；审查失