法律咨询案件档案模板

法律咨询案件档案模板一、适用范围本模板适用于律师事务所、企业法务部门、公益法律咨询机构及个人法律顾问等场景，用于系统化记录和管理法律咨询案件全过程。无论是日常法律问题解答（如合同审查、劳动争议）、专项法律事务（如知识产权保护、公司设立），还是复杂案件前期咨询（如刑事辩护、民事诉讼），均可通过本模板实现信息标准化留存，保证案件处理的连贯性、可追溯性，并为后续法律程序或复盘分析提供完整依据。二、建档流程详解（一）案件受理登记接收咨询：通过面谈、电话、线上平台等方式接收当事人咨询，初步记录咨询主题、当事人身份及核心诉求。初步沟通：与当事人明确咨询性质（如免费咨询/付费咨询）、服务范围（仅提供法律意见/代理诉讼等），并告知档案建立目的及隐私保护原则。确认委托意向：若当事人有委托意愿，需签订《法律服务委托协议》，同步启动档案建立流程；若为一次性咨询，则直接进入信息采集环节。（二）信息采集与核实当事人基本信息：采集当事人姓名（号代替，如某）、性别、年龄、身份证号（隐码后四位，如*）、联系方式（虚拟电话，如1385678）、住址（精确到区县，如市区街道）。案件事实梳理：通过提问引导当事人清晰陈述事件经过，包括时间、地点、涉及人员、关键细节及当前争议焦点（如“合同履行中对方未按时付款，是否有追偿依据？”）。材料收集：要求当事人提供与案件相关的证据材料复印件（如合同、聊天记录、转账凭证等），并在档案中注明“原件已核对，复印件留存X页”。（三）档案分类编号确定案件类型：根据法律领域分类，如“民事纠纷”“刑事辩护”“行政咨询”“非诉业务”等。编制唯一编号：采用“年份+类型代码+流水号”格式（如2024-民-001），保证每个档案有唯一标识，避免重复。（四）动态记录更新每次沟通记录：每次与当事人沟通后，24小时内填写《沟通记录表》，内容包括沟通时间、方式（面谈/电话/视频）、参与人员、沟通要点、当事人反馈及下一步计划。处理进展跟踪：若涉及法律程序（如立案、证据收集、庭审），需实时记录各节点进展（如“2024年X月X日，向法院提交起诉材料，案号：（2024）X法X民初X号”）。（五）归档管理结案整理：案件办结后（如达成和解、判决生效、委托终止），汇总所有材料，按“基础信息-当事人材料-沟通记录-处理文书-结果文件”顺序排序，装订成册。电子备份：将纸质档案扫描为PDF格式，加密存储至指定服务器，保存期限不少于5年（重大案件建议长期保存）。三、档案模板结构说明以下为法律咨询案件档案的核心表格模板，可根据实际需求增减字段。（一）基础信息栏项目填写内容示例备注档案编号2024-民-001按分类编号规则填写建档日期2024年3月15日案件受理当日咨询类型民事纠纷（合同争议）二级分类细化至具体案由委托来源当事人上门咨询来源类型：上门/电话/线上转介等指派律师张*主办律师姓名（*号代替）助理律师李*协办律师（可选）（二）当事人信息栏项目填写内容示例备注姓名*某全名用*号替代性别男年龄35身份证号*隐码后四位联系方式1385678虚拟电话号码住址市区街道小区X栋X单元X室精确到门牌号（可选）关系原告/被告/第三人根据案件角色填写（三）案件事实栏项目填写内容示例备注咨询事项买卖合同纠纷：对方逾期付款10万元，如何追偿？清晰表述核心诉求事件经过2023年5月，某与公司签订设备采购合同，约定6月底交款，但对方至今未支付，经催告无果。按时间顺序简述，突出关键事实争议焦点1.合同是否有效；2.逾期付款利息如何计算；3.是否需通过诉讼解决。列出需重点解决的法律问题证据材料清单1.采购合同复印件（2023.5.10，共3页）；2.催款聊天记录截图（2023.7.1-8.15，共5页）；3.银行转账凭证（2023.5.15，证明已预付款项）。注明材料页数及来源（四）处理过程栏日期沟通方式参与人员内容摘要下一步计划2024.3.15面谈张、某1.核对合同条款，确认违约责任；2.分析对方可能抗辩理由；3.告知诉讼流程及风险。准备律师函，3日内发送2024.3.18电话张、某1.告知律师函已寄出；2.对方表示愿意协商，约定3月25日面谈。准备协商方案，跟进对方反馈2024.3.25面谈张、某、*公司代表双方就分期付款达成一致：分3期支付，每期4万元，最后一期含利息5000元。拟订和解协议，双方签字（五）结果反馈栏项目填写内容示例备注处理结果双方签订《和解协议》，公司按约定分期付款，某撤回诉讼准备。案件状态：已解决/进行中/终结当事人满意度满意（口头反馈：“结果超出预期，处理效率高”）可记录书面评价或录音存证后续建议1.保存和解协议原件；2.每期付款后及时确认收据；3.若对方违约，可凭协议直接起诉。针对性风险提示（六）附件清单栏序号附件名称页数存放位置（档案夹/电子文件夹）备注1委托协议4纸质档案-01双方签字页2律师函2纸质档案-02邮寄回执复印件3和解协议3纸质档案-03+电子文件夹含签字页及日期四、使用要点提示（一）填写规范信息真实准确：当事人信息、案件事实等关键内容需与原件核对一致，避免模糊表述（如“大概”“可能”），使用法言法语（如“逾期付款”而非“不给钱”）。字迹清晰可辨：纸质档案需用黑色签字笔填写，不得涂改；确需修改时，在旁注明并签名。（二）隐私保护信息加密管理：当事人身份证号、联系方式等敏感信息仅限承办律师及授权人员查阅，电子档案需设置访问密码，禁止外泄。材料脱敏处理：对外提交档案时，隐去当事人非必要隐私信息（如家庭住址可仅保留区县）。（三）动态更新及时记录：每次沟通、处理进展需在24小时内录入档案，保证信息连贯，避免遗漏关键节点（如诉讼时效变更、新证据出现）。多人协作标注：若涉及团队协作，需在沟通记录中注明参与人员及分工，明确责任主体。（四）归档要求分类清晰：按“年度-案件类型-编号”顺序排列档案，便于检索；重大案件（如标的额超100万、涉及人身损害）单独存放并标注“重要”。保存期限：一般民事咨询档案保存5年，刑事案件、行政诉讼案件保存不少于10年，涉及企业核心业务的档案建议长期保存。（五）特殊情况处理跨区域案件：若案