某市工信局设备采购管理制度

某市工信局设备采购管理制度

某市工信局设备采购管理制度第一章总则第一条目的为加强某市工信局设备采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，结合本局实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于某市工信局机关及下属各事业单位使用财政性资金采购设备的活动。本制度所称设备，是指各种形态和种类的物品，包括办公设备、专用设备等。第三条采购原则设备采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则，严格按照法律法规和本制度规定的采购方式和采购程序进行。第四条职责分工1.局办公室负责制定年度设备采购预算，汇总各部门采购需求，组织实施集中采购工作，协调采购过程中的相关事宜，并对采购项目进行验收。2.各业务部门根据工作需要提出设备采购申请，负责对采购设备的技术参数、功能要求等进行审核，并参与采购项目的验收。3.财务部门负责对采购资金进行预算审核、支付管理和财务监督，确保采购资金的合理使用。4.纪检监察部门负责对设备采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。第二章采购预算与计划第五条采购预算编制1.每年第四季度，各部门应根据工作任务和业务发展需要，结合现有设备状况，提出下一年度设备采购需求，填写《设备采购需求申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、用途、采购预算等内容，报局办公室。2.局办公室对各部门提交的采购需求进行汇总、审核，结合本局年度工作计划和财政部门下达的预算控制指标，编制年度设备采购预算草案。3.年度设备采购预算草案经局领导班子会议审议通过后，报财政部门审核批准。第六条采购计划制定1.财政部门下达年度设备采购预算后，局办公室根据批准的预算，结合实际工作进度，制定年度设备采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间等内容。2.对于因工作需要临时增加的设备采购项目，各部门应填写《临时设备采购申请表》，说明采购原因、采购金额等情况，经部门负责人签字、局领导审批后，由局办公室纳入采购计划。第三章采购方式第七条公开招标1.达到公开招标数额标准的设备采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照财政部门规定执行。2.采用公开招标方式采购的，局办公室应当在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应当包括采购人、采购项目名称和数量、采购需求、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.开标、评标活动应当按照法定程序进行，由依法组建的评标委员会负责评标。评标委员会成员应当严格遵守评标纪律，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。第八条邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：-具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；-采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，局办公室应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容与公开招标公告的内容基本相同。第九条竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：-招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；-技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；-采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；-不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，局办公室应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当从符合资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。第十条单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：-只能从唯一供应商处采购的；-发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；-必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购部门应当在财政部门指定的媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示内容包括采购人、采购项目名称、采购内容、拟采购的货物或者服务的说明、拟采购的供应商名称、采购预算金额等。3.公示无异议的，采购部门应当向财政部门提交单一来源采购申请，经财政部门批准后，与供应商进行协商谈判，签订采购合同。第十一条询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，局办公室应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价通知书应当包括采购需求、报价要求、合同草案的条款等事项。4.询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。第四章采购程序第十二条采购申请1.各部门根据批准的采购计划，填写《设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、技术参数、采购预算等内容，经部门负责人签字后，报局办公室。2.局办公室对采购申请进行审核，审核内容包括采购项目是否符合采购计划、技术参数是否合理、预算是否超支等。审核通过后，报局领导审批。第十三条采购实施1.经局领导审批同意的采购申请，由局办公室按照本制度规定的采购方式组织实施采购。2.在采购过程中，局办公室应当严格遵守法律法规和采购程序，确保采购活动的公平、公正、公开。如遇特殊情况需要变更采购方式的，应当报财政部门批准。3.采购人员应当与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应当包括采购设备的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，应当报财务部门备案。第十四条采购验收1.设备到货后，局办公室应当及时组织相关部门和人员进行验收。验收人员应当按照采购合同和相关标准对设备的数量、规格型号、质量等进行检验。2.验收合格的设备，验收人员应当填写《设备验收单》，经采购部门、使用部门、财务部门等相关人员签字确认后，方可办理入库和报销手续。3.验收过程中发现设备存在质量问题或与采购合同不符的情况，采购部门应当及时与供应商沟通协商，要求供应商采取更换、退货、补货等措施。如协商不成，应当按照合同约定通过法律途径解决。第五章供应商管理第十五条供应商资格审查1.在采购活动开始前，局办公室应当对参与采购的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的经营资格和供应能力。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明等相关材料。3.对供应商资格审查不合格的，不得允许其参与采购活动。第十六条供应商诚信管理1.建立供应商诚信档案，对供应商在采购活动中的表现进行记录和评价。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、诚信度等方面。2.对诚信记录良好的供应商，在同等条件下可以优先选择合作；对存在不良诚信记录的供应商，视情节轻重给予警告、暂停或禁止参与本局采购活动等处理。第十七条供应商投诉处理1.供应商对采购活动事项有疑问的，可以向局办公室提出询问，局办公室应当及时作出答复。2.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向局办公室提出质疑。局办公室应当在收到质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。3.供应商对质疑答复不满意或者局办公室未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向财政部门投诉。财政部门应当在收到投诉后三十个工作日内对投诉事项作出处理决定。第六章采购监督与审计第十八条内部监督1.纪检监察部门应当对设备采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的执行情况、采购人员的廉洁自律情况等。2.定期对采购项目进行检查，查阅采购文件、合同、验收报告等资料，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.受理对采购活动中违规违纪行为的投诉举报，依法依规进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。第十九条审计监督1.财务部门应当加强对设备采购资金的财务管理和监督，严格审核采购资金的支付申请，确保采购资金专款专用、安全合规。2.审计部门应当定期对设备采购项目进行审计，审计内容包括采购预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况、采购资金使用效益等方面。3.对审计中发现的问题，审计部门应当及时出具审计报告，提出审计建议。被审计部门应当根据审计报告和审计建议，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。第七章附则第二十条