企业内审流程及表单标准化手册

企业内审流程及表单标准化手册一、适用范围与触发条件本手册适用于企业内部各部门、各分支机构的常规管理审计、专项业务审计（如采购流程、财务报销、安全生产等）以及新制度/新流程实施后的合规性审计。当出现以下情况时，需启动内审程序：年度审计计划周期内；管理层认为某领域存在潜在风险（如成本异常、流程漏洞）；外部监管要求或第三方审计前自查；新制度/系统上线后需验证执行效果；发生重大投诉或内部举报需核查。二、审计全流程操作规范（一）审计前期准备阶段目标：明确审计范围、组建团队、制定方案，保证审计工作有序开展。步骤1：审计任务立项责任主体：审计部负责人操作内容：根据年度审计计划或管理层临时需求，确定审计对象（如“2024年第二季度采购流程审计”）、审计目标（如“检查采购审批合规性、价格合理性”）；评估审计风险（如高风险领域：大额采购、供应商准入），明确审计重点；编制《审计任务立项表》（见模板1），经审计部负责人审批后启动。步骤2：组建审计组责任主体：审计部负责人操作内容：根据审计专业需求，选派审计人员（如财务审计需具备会计资质，流程审计需熟悉业务），确定审计组长（明）及组员（华、*强）；明确分工：组长统筹协调，组员负责资料收集、现场检查、问题记录；审计组需与被审计部门无直接业务关联，保证独立性。步骤3：制定审计方案责任主体：审计组长操作内容：收集被审计部门基础资料（如组织架构、制度文件、近3个月业务数据）；确定审计范围（如“2024年1月-6月采购业务”）、审计依据（如《企业采购管理办法》《会计准则》）；设计审计方法（如文件审阅、访谈、数据比对、现场盘点）；编制《审计实施方案》，明确时间节点（如“7月1日-7月10日现场检查”）、输出成果（如《审计报告》《整改清单》），报审计部负责人审批。步骤4：下发审计通知责任主体：审计组操作内容：审计开始前3个工作日，向被审计部门发出《审计通知书》（见模板2），内容包括审计目的、范围、时间、组员、需配合事项（如提供资料清单、安排访谈人员）；被审计部门收到通知后，需指定对接人（如采购部经理*刚），准备相关资料（如采购合同、审批单、供应商档案）。（二）审计现场实施阶段目标：通过现场检查、访谈等方式，获取审计证据，识别问题。步骤1：召开首次会议责任主体：审计组长操作内容：召集审计组、被审计部门负责人及对接人参会，介绍审计组成员、审计目标、流程及时间安排；明确双方职责（如被审计部门需如实提供资料，审计组需保密敏感信息）；确认审计重点及沟通机制（如每日17:00同步当日进展）。步骤2：收集与审阅资料责任主体：审计组员操作内容：根据资料清单，核对被审计部门提供的文件（如采购申请单、比价记录、验收报告），检查资料完整性（如“近3个月采购合同是否连续编号”）；对关键资料进行复印/扫描，由被审计部门盖章确认（如“此复印件与原件一致”），作为审计证据；记录资料缺失或异常情况（如“部分采购审批单无部门负责人签字”），填写《资料审阅记录表》（见模板3）。步骤3：现场检查与访谈责任主体：审计组员操作内容：现场检查：对业务流程进行全流程跟踪（如从采购申请录入到付款审批），观察实际操作是否与制度一致（如“是否按规定进行三家比价”），使用《现场检查记录表》（见模板4）记录时间、地点、发觉事项；人员访谈：与被审计部门经办人（如采购专员丽）、负责人（如刚）及关联部门人员（如财务部*芳）进行访谈，提前准备访谈提纲（如“请说明大额采购的比价流程”），访谈时需2人以上在场，记录访谈要点（见模板5），并由被访谈人签字确认。步骤4：初步汇总问题责任主体：审计组长操作内容：每日审计结束后，审计组召开内部会议，汇总当日发觉的资料问题、现场偏差、访谈反馈；对问题进行初步分类（如“流程不符合项”“资料缺失项”“执行偏差项”），判断问题性质（一般/重要/重大）；确认问题是否需补充证据（如“发觉采购价格高于市场均价，需补充近期市场价格对比数据”）。（三）审计报告编制阶段目标：客观呈现审计发觉，提出整改建议，形成结论性文件。步骤1：整理审计证据责任主体：审计组员操作内容：对审计证据（文件、记录、访谈纪要）进行编号、分类，保证问题与证据一一对应（如“问题1：采购审批单无负责人签字——证据：2024年3月采购申请单（编号PQ20240315）”）；排除无效证据（如未经签字确认的访谈记录、来源不明的数据）。步骤2：撰写审计报告初稿责任主体：审计组长操作内容：报告结构包括：审计概况（目的、范围、时间）、审计发觉（问题描述、证据、影响程度）、整改建议（具体、可操作）、审计结论；问题描述需客观（如“2024年1-6月，15笔采购业务未执行‘三家比价’制度，涉及金额68万元”），避免主观评价；整改建议需明确责任部门、整改时限（如“采购部需在7月31日前完善比价流程，并组织培训”）。步骤3：沟通审计发觉责任主体：审计组长操作内容：报告初稿完成后，与被审计部门负责人沟通，逐项确认问题及依据，听取对方解释（如“未比价因供应商为独家授权，提供授权证明”）；对争议问题，补充证据后再次沟通，直至双方达成一致；被审计部门需在《审计发觉沟通记录》（见模板6）上签字确认。步骤4：出具正式审计报告责任主体：审计部负责人操作内容：根据沟通结果修改报告，经审计部负责人审核、管理层审批后，出具《内部审计报告》（见模板7）；报告发送至被审计部门、管理层及相关职能部门，抄送审计部存档；报告发送时间：审计结束后10个工作日内。（四）整改跟踪验证阶段目标：保证问题整改到位，形成管理闭环。步骤1：制定整改计划责任主体：被审计部门操作内容：收到审计报告后5个工作日内，制定《整改计划表》（见模板8），明确每项问题的整改措施、责任人、完成时限（如“问题1：未执行比价——措施：修订采购制度，增加比价流程节点——责任人：采购部*刚——完成时限：2024年8月15日”）；整改计划报审计部备案。步骤2：实施整改措施责任主体：被审计部门操作内容：按计划落实整改（如修订制度、补充培训、追回违规款项）；整改过程中需保留相关证据（如修订后的制度文件、培训签到表、整改前后对比照片）。步骤3：提交整改报告责任主体：被审计部门操作内容：整改到期后3个工作日内，向审计部提交《整改完成报告》（见模板9），附整改证据；报告说明整改措施、完成情况、未完成原因（如“因系统升级延迟，流程节点调整推迟至8月20日”）。步骤4：验证整改效果责任主体：审计组操作内容：收到整改报告后5个工作日内，通过资料审阅、现场检查等方式验证整改效果（如“检查新采购制度是否发布，抽查后续采购业务是否执行比价”）；填写《整改效果验证表》（见模板10），确认“整改合格”或“需继续整改”；对整改不合格的，退回被审计部门重新制定整改计划，延长整改期限。步骤5：归档审计资料责任主体：审计部操作内容：审计项目结束后15个工作日内，整理所有审计资料（立项表、方案、通知、记录、报告、整改材料等），按“审计项目-时间”分类编号；电子资料加密存储，纸质资料装订成册，保存期限不少于3年。三、关键表单模板模板1：审计任务立项表项目名称2024年第二季度采购流程审计审计对象采购部、各使用部门审计目标检查采购审批合规性、价格合理性、流程完整性审计依据《企业采购管理办法》（2023版）审计风险等级中风险计划时间2024年7月1日-7月20日审计组长*明审计组员华、强审计部负责人审批意见同意，按方案执行审批人签字___________（日期：2024年6月25日）模板2：审计通知书内部审计通知书审字〔2024〕号致：采购部、各使用部门根据2024年度审计计划，我部将于2024年7月1日至7月10日对贵部门2024年1月-6月采购流程执行情况进行审计。现将有关事项通知审计目标：检查采购审批合规性、价格合理性、流程完整性；审计范围：采购申请、审批、比价、合同签订、验收、付款全流程；审计组：组长明，组员华、*强；需配合事项：（1）提供2024年1月-6月采购合同、审批单、验收单、付款凭证等资料；（2）安排采购经办人、部门负责人接受访谈；（3）指定对接人：采购部经理刚，联系方式：（内部短号）。请贵部门提前准备相关资料，配合审计工作。审计部2024年6月28日模板3：资料审阅记录表审计项目名称2024年第二季度采购流程审计审阅日期2024年7月2日资料名称2024年3月采购申请单资料编号PQ20240301-15审阅内容审批流程完整性发觉问题3笔申请单无部门负责人签字问题描述申请人：阳，审批人：海，缺少部门负责人*刚签字处理意见要求采购部补充签字，作为证据留存审阅人签字*华被审计部门确认___________模板4：现场检查记录表检查时间2024年7月3日9:00-11:00检查地点采购部办公室检查对象采购流程执行情况检查人员明、华检查项目采购比价执行情况检查内容大额采购（≥10万元）是否执行三家比价现场发觉2024年5月采购设备（编号SB20240508），金额12万元，仅提供1家供应商报价问题描述供应商A报价12万元，未提供供应商B、C报价，违反《采购办法》第5条证据附件采购申请单（SB20240508）、供应商A报价单检查人签字明、华被检查人签字*刚模板5：访谈记录表访谈时间2024年7月4日14:00-15:30访谈地点会议室A访谈对象采购部经理*刚职务部门经理访谈人*明记录人*华访谈主题采购比价流程执行情况访谈内容记录Q：请说明大额采购的比价流程？A：规定需3家比价，但实际中因部分供应商独家授权，只能提供1家报价，需提供授权证明。Q：独家授权证明如何审核？A：由市场部出具《供应商独家授权说明》，审计时需提供。关键信息确认大额采购独家授权需提供市场部证明文件被访谈人签字___________访谈人签字明、华模板6：审计发觉沟通记录审计项目名称2024年第二季度采购流程审计沟通时间2024年7月8日沟通地点审计部会议室参会人员明（审计组长）、刚（采购部经理）、*华（审计组员）沟通问题1.3笔采购申请单无部门负责人签字；2.1笔大额采购未执行三家比价，提供独家授权证明。被审计部门意见1.补充签字，后续加强审批流程培训；2.独家授权证明齐全，流程合规，但今后需提前告知审计部。双方确认结论问题1：需补充签字并培训；问题2：合规，但需优化沟通机制。被审计部门签字___________（*刚）审计组签字___________（*明）模板7：内部审计报告（节选）内部审计报告审字〔2024〕号致：管理层、采购部、各使用部门一、审计概况2024年7月1日至7月10日，审计部对采购部2024年1月-6月采购流程执行情况进行了审计，重点检查审批合规性、价格合理性及流程完整性。二、审计发觉流程不符合项：2024年3月，15笔采购申请单无部门负责人签字，涉及金额28万元，违反《采购办法》第3条“审批需逐级签字”规定；执行偏差项：2024年5月，采购设备SB20240508（金额12万元）仅提供1家供应商报价，虽提供独家授权证明，但未提前告知审计部，存在沟通风险。三、整改建议采购部需在7月31日前完成15笔申请单补充签字，并组织审批流程培训；修订《采购管理办法》，增加“独家采购需提前3个工作日告知审计部”条款。四、审计结论采购流程整体基本合规，但需加强审批环节管控及沟通机制优化。审计部2024年7月15日模板8：整改计划表审计项目名称2024年第二季度采购流程审计整改部门采购部问题编号001问题描述15笔采购申请单无部门负责人签字整改措施1.补充15笔申请单部门负责人签字；2.7月20日前组织审批流程培训，留存签到表；3.7月25日前修订《采购流程操作指引》，明确审批节点。责任人*刚配合人丽、阳计划完成时间2024年7月31日审计部审核意见同意整改方案，按计划执行审核人签字*明模板9：整改完成报告审计项目名称2024年第二季度采购流程审计整改部门采购部问题编号001问题描述15笔采购申请单无部门负责人签字整改措施落实情况1.15笔申请单已补充部门负责人*刚签字（见附件1）；2.7月22日组织培训，参会15人，签到表见附件2；3.7月28日发布《采购流程操作指引》V2.0，明确审批节点（见附件3）。整改效果审批流程规范，未再发生类似问题附件清单1.补签字申请单复印件；2.培训签到表；3.《采购流程操作指引》V2.0报告人签字*刚报告日期2024年8月5日模板10：整改效果验证表审计项目名称2024年第二季度采购流程审计整改部门采购部问题编号001整改措施补充签字、培训、修订指引验证方式1.审查15笔申请单签字；2.检查培训记录；3.抽查7月-8月采购申请单（20笔）。验证结果1.15笔申请单签字齐全；2.培训记录完整；3.20笔新申请单审批流程合规。验证结论整改合格，问题已解决验证人签字*明验证日期2024年8月10日四、关键控制点与风险提示（一）审计独立性保障审计组成员不得参与被审计部门的业务决策或执行工作；审计过程中发觉审计组成员与被审计部门存在利益冲突时，需及时更换人员。（二）审计证据有效性证据需客观、相关、充分，如文件需原件或盖章复印件，访谈需2人以上在场并签字；避免仅依赖单一证据（如仅凭口头说明），需交叉验证（如访谈+文件审阅）。（三）沟通技巧应用与被审计