某音乐家协会档案室管理方案

某音乐家协会档案室管理方案

一、总则1.目的：为加强某音乐家协会档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为协会各项工作服务，特制定本管理方案。2.适用范围：本方案适用于某音乐家协会档案室各类档案的管理活动，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节。3.管理原则：遵循集中统一管理、完整性、真实性、保密性、便利性的原则，确保档案管理工作规范、有序、高效。二、档案管理职责分工1.档案管理部门-负责制定和完善档案管理制度、流程，并监督执行。-组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。-负责档案库房的日常管理，确保档案存储环境安全、适宜。-提供档案查阅、借阅等利用服务，并做好相关记录。-对档案进行定期鉴定，按照规定销毁过期或无保存价值的档案。2.各部门-负责本部门档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的完整性和准确性。-定期将本部门应归档的文件材料移交至档案管理部门。-配合档案管理部门开展档案相关工作，如档案清查、统计等。三、档案收集1.收集范围-协会各类会议文件、纪要、决议等。-协会发布的各类规章制度、通知、报告等正式文件。-协会组织或参与的各类音乐活动的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。-会员信息资料，包括会员申请表、会员资格证书、会员活动记录等。-协会与外部单位的往来函件、合作协议等文件。-协会财务账目、审计报告、预算决算等财务资料。-其他具有保存价值的文件、资料、实物等。2.收集要求-各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集工作的及时性。-收集的档案应确保内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。-对于电子档案，应保证其格式规范、存储安全，且与纸质档案内容一致。3.收集流程-各部门在日常工作中，按照收集范围及时收集本部门的档案资料。-每月末，各部门将收集整理好的档案资料填写《档案移交清单》，移交至档案管理部门。-档案管理部门对移交的档案进行审核，对于不符合要求的档案，及时退回相关部门补充完善。四、档案整理1.分类原则-按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类。-分为行政管理类、活动策划类、会员管理类、财务审计类、艺术创作类等一级类目，在一级类目下根据实际情况设置二级、三级类目。2.编号规则-为便于档案的管理和查找，对每份档案进行编号。编号由档案类别代码、年份代码、顺序号等组成。-例如：行政管理类档案2023年第5份档案编号为“XZGL-2023-005”。3.编目要求-编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。-档案目录应准确、规范，便于查阅和检索。4.装订要求-对于纸质档案，按照一定的规格和顺序进行装订，确保整齐、牢固。-装订时应去除金属物，对破损的文件进行修复。五、档案保管1.库房建设与管理-设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘等功能。-配备温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等设施和物品，定期检查维护，确保正常运行和使用。-库房应保持清洁卫生，严禁在库房内堆放杂物。2.档案上架排列-按照档案的分类和编号顺序，将档案上架排列，确保整齐有序，便于查找。-建立档案存放位置索引，明确各类档案的具体存放位置。3.档案盘点与清查-定期对档案进行盘点清查，一般每半年进行一次全面盘点。-盘点清查时，应核对档案的数量、编号、存放位置等信息，确保账物相符。-对盘点清查中发现的问题，及时记录并查明原因，采取相应的措施进行处理。六、档案利用1.查阅服务-协会内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称或编号等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。-查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。-查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.借阅服务-因特殊工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和分管领导审批后，方可办理借阅手续。-借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。-借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理部门应进行认真检查，确认无误后办理归还手续。3.档案复制与摘录-如需复制或摘录档案内容，应在《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》中注明，经审批后，由档案管理部门按照规定进行操作。-复制或摘录的档案内容应妥善保管，不得随意传播或用于其他非规定用途。七、档案鉴定与销毁1.鉴定工作组织-成立档案鉴定工作小组，由协会分管领导、档案管理部门负责人及相关业务部门人员组成。-档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，开展档案鉴定工作。2.鉴定标准-根据档案的保存价值、时效性、利用频率等因素，制定档案鉴定标准。-对于已过保管期限且无保存价值的档案，可进行销毁处理；对于仍有一定保存价值的档案，可适当延长保管期限。3.销毁程序-档案管理部门根据鉴定结果，编制《档案销毁清单》，报档案鉴定工作小组审核。-《档案销毁清单》经审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等符合保密要求的方式。-销毁工作应安排专人负责监督，确保档案销毁彻底，并在《档案销毁清单》上签字确认。八、电子档案管理1.电子档案收集与存储-各部门在日常工作中形成的电子文件，应按照规定及时收集整理，并存储到指定的电子档案存储系统中。-电子档案存储系统应具备安全可靠的数据备份功能，定期进行数据备份，防止数据丢失。2.电子档案整理与分类-电子档案的整理和分类应与纸质档案保持一致，便于相互对应和查询。-为电子档案添加必要的元数据信息，如文件名称、日期、作者、来源等，提高电子档案的检索效率。3.电子档案安全管理-建立电子档案访问权限管理制度，根据不同人员的工作需要，设置相应的访问权限。-加强电子档案存储系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行安全检测和漏洞修复，防止网络攻击和数据泄露。九、附则1.本方案自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由档案管理部门