2025年工程监理企业监理资料管理办法

2025年工程监理企业监理资料管理办法一、总则为规范工程监理企业监理资料管理工作，确保监理资料的真实性、完整性、系统性、及时性和规范性，有效支持监理活动开展，并为工程质量评定、工程验收、工程结算及可能出现的争议处理提供可靠依据，依据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程监理规范》（GB/T50319）等法律法规及标准规范，结合工程监理行业特点，制定本办法。本办法适用于公司承揽的所有建设工程监理项目在实施过程中形成的各类监理资料的收集、整理、编制、审核、归档、保管、利用及移交等管理活动。项目监理机构全体人员均应遵守本办法。监理资料管理应遵循以下原则：同步性原则，即资料形成与工程进度保持同步；真实性原则，确保资料内容客观反映工程实际情况；完整性原则，保证资料齐全、无缺失；规范性原则，资料格式、签章、用语符合相关规定；责任可追溯原则，明确资料形成、审核、审批各环节责任主体。二、职责分工项目总监理工程师对监理资料管理工作负全面领导责任。负责审批重要的监理文件（如监理规划、监理实施细则、工程暂停令、工程复工令等），督促检查专业监理工程师和监理员按要求形成和管理监理资料，组织监理资料的阶段整理和最终归档工作。专业监理工程师对其职责范围内形成的监理资料负直接管理责任。负责审核承包单位报送的施工资料，编制本专业的监理实施细则、监理日志、监理月报专业部分、质量评估报告专业部分等，收集、整理、核对本专业的监理资料，并确保其符合要求。监理员负责在专业监理工程师指导下，进行现场检查、旁站、见证取样等工作，并如实、及时记录相关原始记录，如旁站记录、见证记录等，并对记录的真实性负责。资料管理员（可专职或由指定人员兼任）负责监理资料的日常接收、登记、分类、编目、保管、借阅、销毁等具体事务性工作，协助项目总监理工程师进行资料的整理与归档，确保资料存放有序、安全。公司技术管理部门负责对全公司监理资料管理进行业务指导、监督和检查，组织制定统一的监理资料管理标准格式和归档要求，定期组织资料管理培训与交流。三、监理资料的分类与内容监理资料按其性质和内容，主要分为以下几类：A类：依据性文件。包括建设工程监理合同、施工承包合同、勘察设计文件、招投标文件、法律法规及标准规范等。B类：监理工作策划文件。包括监理规划、监理实施细则、监理人员岗位职责及工作计划等。C类：监理过程记录文件。1.监理日志：记录每日监理工作内容、发现的问题及处理情况。2.监理月报：定期向建设单位报告工程进度、质量、安全、造价情况及监理工作小结。3.会议纪要：包括监理例会、专题会议等形成的纪要。4.工作联系单、监理通知单：用于与建设单位、承包单位等进行工作沟通、发出指令或要求。5.工程暂停令、工程复工令：对施工活动进行强制性控制的指令性文件。D类：工程质量控制文件。1.施工组织设计及专项施工方案报审表及审查意见。2.分包单位资格、施工人员资格、工程材料/构配件/设备报审表及审核记录。3.检验批、分项、分部工程验收记录及验收结论。4.质量缺陷与事故处理文件，包括报告、处理方案及验收记录。5.旁站记录、巡视记录、平行检验记录等现场检查记录。E类：工程进度控制文件。包括工程开工/复工报审表、施工进度计划报审表及审查意见、工程延期报审表及审批意见等。F类：工程造价控制文件。包括工程款支付证书、工程变更费用报审表、费用索赔报告及审批意见等。G类：合同管理文件。包括工程变更、费用索赔、工程延期、合同争议等处理过程中的全部文件。H类：竣工验收文件。包括单位工程质量评估报告、竣工验收报告、监理工作总结等。I类：其他资料。包括监理机构内部管理文件、影像资料、电子文档等。四、监理资料的编制与收集监理资料的格式应统一、规范，优先采用国家、行业或公司制定的标准表格。无标准表格的，由项目监理机构根据项目特点制定，并报公司技术管理部门备案。监理资料的填写应内容真实、数据准确、字迹清晰、签字盖章齐全。使用黑色或蓝黑色墨水笔书写或打印，禁止使用铅笔、圆珠笔或红色笔。修改处应划线注明，并由修改人签字或盖章确认日期。监理资料的形成必须与工程建设过程同步，严禁事后补做或伪造。各类记录应及时填写，确保能够准确反映当时的工程状况和监理活动。项目监理机构应建立监理资料台账，对接收和发出的文件进行统一编号、登记，明确文件名称、编号、日期、来源/去向、主要内容、经办人等要素，实现资料的可追溯管理。所有监理资料的原件应妥善保管。如建设单位、承包单位或其他单位需要，可提供加盖公章的资料复印件。涉及重要事项的复印件应注明用途。五、监理资料的审核与审批监理资料实行分级审核审批制度。一般监理记录由记录人自查，专业监理工程师复核；重要的监理文件（如监理通知单、工程暂停令、质量评估报告等）须由专业监理工程师审核后，报项目总监理工程师审批。审核审批应重点关注资料的合规性、真实性、准确性和完整性。审核审批人应对其审核审批意见负责，并在相应位置签字确认。对于承包单位报送的报审、报验资料，专业监理工程师应按照规范要求及时进行审查，提出明确审查意见。审查不合格的，应退回并说明理由，要求承包单位整改后重新报审。六、监理资料的整理与归档监理资料在项目实施过程中应进行动态整理。每月底，资料管理员应协助各专业监理工程师对当月形成的资料进行初步整理、分类和排序。工程竣工验收后，项目总监理工程师应组织项目监理机构人员在规定时间内（通常为1个月内）完成全部监理资料的最终整理与立卷归档工作。归档资料应编制总目录、卷内目录和备考表。归档资料应按照本办法第三条的类别顺序进行组卷，保持文件之间的有机联系。案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件内容。案卷厚度不宜超过4厘米。归档的纸质资料应为原件。字迹材料应符合耐久性要求。案卷装订应采用线装或胶装，不得有金属物，整齐牢固，便于保管和利用。声像、电子等其他载体的监理资料应单独整理归档，并注明与相关纸质档案的对应关系，确保其可读性和安全性。七、监理资料的保管与利用监理资料归档前，由项目监理机构负责在现场指定地点妥善保管，采取防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施，确保资料安全。资料柜应上锁，由资料管理员负责管理。监理资料归档后，应按规定移交公司档案室统一保管。档案室应具备安全保管条件，建立档案接收、保管、统计、利用等制度。公司内部人员因工作需要查阅或借阅监理资料，需办理登记手续，经项目总监理工程师或公司技术管理部门负责人批准。查阅应在指定场所进行，借阅应按时归还。外单位人员查阅监理资料，须持有效证件和单位介绍信，经公司主管领导批准后方可查阅。原则上不得借出，确需借出的，须办理严格的审批和登记手续。查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得涂改、勾画、抽取、拆散、损毁或转借。涉密资料应按保密规定管理。监理资料的保管期限应符合国家及行业有关规定。一般工程监理资料保管期限为工程竣工验收后不少于5年，重要工程监理资料应永久或长期保存。八、监理资料的移交与销毁工程监理合同终止后，项目监理机构应按合同约定和建设单位要求，将需要移交的监理资料整理成册，编制移交清单，办理正式移交手续。移交清单一式多份，移交方和接收方签字盖章后各执一份存查。超过保管期限且无继续保存价值的监理资料，可按规定程序销毁。销毁前应编制销毁清册，列明销毁资料名称、数量、形成时间等，经公司技术管理部门鉴定和主管领导批准后，由档案室和相关部门派员共同监销。销毁清册应永久保存。九、监督检查与奖惩公司技术管理部门应定期（每季度或每半年）或不定期对各项目监理机构的资料管理工作进行检查，检查内容包括资料完整性、规范性、及时性、归档情况等，检查结果纳入项目监理机构及人员绩效考核。对在监理资料管理工作中表现突出、资料质量高的项目监理