采购管理流程模板及供应商评估表

采购管理流程模板及供应商评估工具包一、适用场景与价值定位本工具包适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型）的日常采购管理场景，涵盖原材料、办公用品、设备采购、服务外包等全品类物资采购。通过标准化流程设计，可实现采购需求规范化、供应商选择透明化、过程管控精细化，降低采购成本、控制合规风险，同时为供应商合作质量提供量化评估依据，助力企业构建高效、阳光的供应链体系。尤其适用于需建立集中采购机制或优化现有采购流程的企业，可结合实际规模调整流程颗粒度。二、采购流程全阶段操作指引1.采购需求发起与确认操作目标：保证采购需求真实、必要且明确，从源头避免盲目采购。关键动作：需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额及依据（如生产计划、库存数据）。采购部门对需求进行初审，重点核对预算合理性（是否超年度预算）、规格描述清晰度（避免模糊表述如“类似产品”）、紧急程度（区分常规/紧急采购，紧急采购需说明原因并经部门负责人*审批）。财务部门参与预算复核，保证需求在预算额度内；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》并经分管领导*审批。最终需求需需求部门负责人、采购经理、财务审核*三方签字确认，形成《采购需求确认单》。2.供应商寻源与筛选操作目标：建立合格供应商池，保证来源合规、资质有效。关键动作：寻源渠道：优先从《合格供应商名录》中选择；名录内无合适供应商时，可通过行业展会、公开招标平台（如采购网、第三方招标平台）、供应商自荐等渠道拓展新供应商（需避开与现有供应商存在关联关系的单位）。资质初审：新供应商需提供以下资料（复印件加盖公章，原件核对后退还）：▶营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；▶相关行业资质证书（如食品经营许可证、ISO质量体系认证、特种设备制造许可证等，根据物资类别确定）；▶法定代表人证件号码明、授权委托书（如委托他人办理）；▶近三年同类物资供货业绩（提供合同关键页复印件）。采购部门建立《供应商资质档案》，定期更新资质有效期（建议每年复核一次），对资质过期或失效的供应商暂停合作。3.询价与比价操作目标：保证价格公允，实现“货比三家、质优价廉”。关键动作：询价方式：常规采购采用书面询价（邮件/传真）或线上询价平台；紧急采购可电话询价（需留存通话记录及书面确认单）；单笔金额超10万元（或企业设定阈值）必须采用公开招标或竞争性谈判。询价要求：向至少3家合格供应商发出《询价单》，明确物资规格、数量、交付地点、付款条件、报价截止时间（预留供应商不少于3个工作日响应时间）。比价分析：收到报价后，采购部门填写《比价分析表》，对比内容包括：▶价格差异（单价、总价是否超出预算，分析原因：如品牌溢价、运输成本等）；▶质量承诺（如质保期、验收标准、不合格品处理方案）；▶交付能力（生产周期、物流方式、应急交付预案）；▶付款条件（预付款比例、账期、违约金条款）。比价结果需经采购经理、财务总监、需求部门负责人*联合评审，确定候选供应商（首选性价比最高者，若价格最低者存在质量风险需书面说明理由）。4.合同签订与订单下达操作目标：明确双方权责，规避法律风险。关键动作：采购部门根据评审结果拟定《采购合同》，合同条款需包含：物资名称/规格、数量/重量、单价/总价、质量标准（如国标/行标/企标）、交付时间/地点、验收方式、付款方式/周期、违约责任、争议解决方式等（建议使用标准合同模板，重大合同需法务部门*审核）。合同签订流程：供应商盖章→采购部门审核→需求部门确认→财务部门复核→总经理*（或授权人）签字盖章（合同正本一式两份，双方各执一份，采购部门留存复印件）。合同签订后，采购部门向供应商下达《采购订单》，注明订单号、合同号、交付明细及注意事项，同时抄送仓库、财务部门。5.物资交付与验收操作目标：保证物资数量准确、质量合格，符合合同约定。关键动作：交付准备：供应商按订单约定时间、地点送货，需提供送货单（注明订单号、物资明细、数量）、出厂检验报告（如需）、合格证等文件。数量验收：仓库管理员根据订单核对送货单与实物数量，点收时需需求部门代表在场确认（如涉及精密设备或技术复杂物资，需邀请技术部门参与）。数量不符时，当场在送货单上注明差异，要求供应商签字确认并反馈采购部门处理。质量验收：▶外观检查：包装是否完好、标识是否清晰、有无破损变形；▶技术参数检测：按合同约定的质量标准，使用专业工具或设备检测（如尺寸、功能指标）；▶抽样检验：按GB/T2828.1标准抽样（或企业自定抽样比例），不合格品率超合同约定则整批拒收。验收合格后，仓库填写《入库验收单》，需求部门、供应商签字确认；不合格时，出具《不合格品通知单》，要求供应商在3个工作日内提出退换货方案，采购部门跟踪处理结果并留存记录。6.付款结算与档案归档操作目标：规范资金支付，保证采购过程可追溯。关键动作：供应商凭《采购合同》《入库验收单》《合规发票》（发票抬头、税号需与企业信息一致）向财务部门申请付款。财务部门审核单据完整性：合同付款条款是否满足（如是否到账期、是否达到付款节点）、验收单数量与发票金额是否一致、发票真伪（通过税务平台查验）。审核无误后，按企业财务流程办理付款（如电汇/承兑汇票），付款后7个工作日内向供应商寄送付款凭证，同步更新《供应商付款台账》。采购部门在付款完成后30日内，整理采购全流程资料（需求申请、比价表、合同、验收单、发票等），按“一单一档”原则编号归档，保存期限不少于5年。三、核心工具表单模板表1：采购需求申请表申请部门申请日期申请人订单号（可选）物资信息规格型号单位需求数量期望交付时间交付地点紧急程度（□常规□紧急，紧急请注明原因：）预算依据（如生产计划/库存预警/项目预算等）审批意见需求部门负责人：__________日期：__________采购经理：__________日期：__________财务审核：__________日期：__________分管领导（超预算时）：__________日期：__________表2：供应商评估表（总分100分，80分以上为合格）评估维度评估指标分值评分标准得分备注（如提供证明材料）资质与合规性营业执照及行业资质有效性15分齐全且在有效期内得15分，缺项每项扣5分无重大违法记录（如诉讼、行政处罚）10分无记录得10分，有记录且影响合作扣10分质量保障能力产品合格率（近1年）15分≥99%得15分，95%-98%得10分，＜95%不得分提供质检报告质保期承诺10分≥1年得10分，6-12个月得5分，＜6个月不得分不合格品处理响应速度10分24小时内响应得10分，48小时得5分提供过往案例价格与成本价格市场竞争力（比价结果）15分最低价得15分，中间价得10分，最高价得5分附比价分析表付款条件合理性5分账期≥60天得5分，30-60天得3分，预付款≤30%得5分，＞30%扣3分交付与服务准时交付率（近1年）10分≥98%得10分，95%-97%得5分，＜95%不得分提供交付记录售后服务响应速度5分48小时内上门得5分，72小时得3分合作稳定性合作年限（如有）5分≥3年得5分，1-3年得3分，＜1年不得分综合评分100分评估结论□优秀（≥90分）□合格（80-89分）□待改进（60-79分）□不合格（＜60分）建议：□纳入合格名录□短期试用□淘汰评估人__________日期：__________审核人：__________日期：__________表3：采购流程跟踪表流程节点节点名称负责人计划时间实际完成时间状态（□进行中□已完成□异常）异常说明及处理措施相关单据编号1需求确认需求部门*YYYY-MM-DD需求-2供应商寻源采购部*YYYY-MM-DD寻源-3询价比价采购部*YYYY-MM-DD比价-4合同签订采购部*YYYY-MM-DD合同-5物资交付验收仓库*YYYY-MM-DD验收-6付款结算财务部*YYYY-MM-DD付款-四、关键风险控制点提示需求真实性风险：严禁“为采购而采购”，需求部门需对需求必要性负责，采购部门需定期抽查需求与实际使用匹配度（如季度库存盘点），避免物资积压或闲置。供应商合规风险：优先选择“三证齐全”且无失信记录的供应商，对涉及安全生产、食品卫生等特殊行业的供应商，需查验其行政许可资质（如安全生产许可证），避免因资质问题导致法律纠纷。价格舞弊风险：询价过程需保证公平性，禁止向单一供应商透露报价信息，比价分析表需详细记录各供应商报价构成，审计部门可定期抽查比价记录，防止“围标”“串标”。质量验收风险：验收环节需多人参与（仓库、需求部门、技术部门），避免单人验收；对隐蔽性质量问题（如原材料