行政工作管理流程标准指南

行政事务管理流程标准指南前言为规范公司行政事务管理，提高工作效率，明确各环节责任分工，保证行政工作有序开展，特制定本指南。本指南适用于公司各部门及全体员工的行政事务处理，涵盖会议组织、办公用品管理、固定资产管理、印章使用、差旅安排、档案管理及应急处理等核心场景，旨在为行政工作提供标准化操作依据。一、会议组织与管理规范（一）会议筹备与适用范围本规范适用于公司各类会议的组织与管理，包括但不限于部门例会、跨部门协调会、项目推进会、外部接待会议及全体员工大会等。会议筹备需明确会议目标、参与人员、议程安排及资源需求，保证会议高效务实。（二）会议组织全流程操作指引会议发起与申请申请人（部门负责人或会议组织者）填写《会议申请表》，注明会议名称、目的、时间、地点、预计参会人员、议程概要及所需资源（如投影仪、白板、茶水等）。提前3个工作日将申请表提交至行政部审核，涉及跨部门或外部人员的会议需提前5个工作日申请。会议审批与通知行政部收到申请后1个工作日内完成审核，重点核查会议必要性、时间冲突及资源可行性，审批通过后由申请人通知参会人员。通知内容需包含会议时间、地点、议程、参会人员及准备材料（如需），可通过邮件、企业或OA系统发送，并要求参会人员确认是否出席。会议准备与资源协调行政部根据审批结果提前1个工作日布置会场，保证桌椅、设备（投影仪、麦克风、音响等）正常工作，摆放会议材料、席卡、饮用水等。若需线上会议，需提前测试视频会议软件（如腾讯会议、钉钉），告知参会人员会议号及密码，并安排专人负责技术支持。会议召开与记录会议开始前10分钟组织签到，核对参会人员名单，迟到15分钟以上需向会议主持人说明原因。主持人按议程主持会议，控制各环节时间，保证会议聚焦主题；行政人员负责记录会议要点、决议事项及责任人，形成《会议纪要》初稿。会后跟进与归档会议结束后2个工作日内，行政部根据会议记录整理《会议纪要》，经主持人（或部门负责人*）审核确认后，发送至所有参会人员及相关部门。决议事项需明确完成时限及责任人，行政部每周跟踪进度，并在下次会议中通报落实情况。会议材料（申请表、纪要、签到表等）由行政部整理归档，保存期限不少于2年。（三）会议管理相关记录表单会议申请表会议名称会议时间会议地点申请人部门参会人员会议议程所需资源审批人日期会议签到表会议名称日期序号姓名部门签到时间备注会议纪要模板会议名称：时间：地点：主持人：参会人员：会议议题：决议事项：事项描述：责任人：完成时限：待跟进事项：（四）会议组织关键注意事项会议议程需提前1天发送至参会人员，保证参会人员有充分准备；会议时间原则上不超过1.5小时，如需延长需提前说明并征得多数参会人员同意；会议期间关闭手机或调至静音，禁止无关人员随意进出会场；线上会议需提前测试网络及设备，安排专人负责会议录制（如需）；《会议纪要》需客观反映会议内容，避免遗漏决议事项及责任人。二、办公用品与固定资产管理流程（一）适用范围与管理目标本流程适用于公司办公用品的申购、领用、盘点及固定资产的采购、登记、维护、报废等管理，旨在规范物资使用流程，避免浪费，保证资产安全与高效利用。（二）办公用品管理操作步骤需求提报与申购各部门每月25日前提交《办公用品需求表》，注明物品名称、规格、数量、用途及预计使用时间，由部门经理*审核后报行政部。行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制《办公用品采购计划》，经行政主管*审批后实施采购。入库与登记采购物品到货后，行政部与采购员共同核对物品名称、规格、数量及质量，确认无误后填写《办公用品入库登记表》，录入库存台账。入库物品需分类存放，贴好标签（注明名称、数量、入库日期），易损物品单独存放并定期检查保质期。领用与发放员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用日期及用途，部门经理*审批后领取。常规物品（如笔、本、文件夹等）实行“按需领用，月底汇总”，部门每月领用总量不超过上月用量的120%；非常规物品（如打印机墨盒、硒鼓等）需经行政部审核后发放。盘点与核销行政部每季度末组织一次办公用品盘点，核对台账与实际库存，编制《办公用品盘点表》，对盘盈、盘亏情况查明原因并报行政主管*审批后处理。对于过期、损坏无法使用的物品，由行政部填写《办公用品报废申请表》，经审批后统一销毁，并及时更新台账。（三）固定资产管理操作步骤申购与审批部门因工作需要新增固定资产（如电脑、打印机、办公家具等），需填写《固定资产申购表》，注明物品名称、规格、型号、数量、预算及用途，经部门经理、行政部、财务部及总经理审批后采购。验收与建账固定资产到货后，由行政部、使用部门及财务部共同验收，核对物品信息与申购表一致后，填写《固定资产验收单》，并贴上“资产标签”（编号、名称、购置日期、使用部门）。行政部建立《固定资产台账》，记录资产编号、名称、规格、型号、购置日期、金额、使用部门、责任人等信息，财务部同步进行账务处理。领用与转移固定资产领用需填写《固定资产领用单》，经使用部门经理*审批后，行政部办理领用手续，台账更新“使用人”及“使用部门”。部门间资产转移需填写《固定资产转移单》，经双方部门经理*及行政部审批后，更新台账信息，保证账实相符。维护与维修固定资产使用人负责日常保养（如清洁、防潮），发觉故障及时报行政部。行政部接到维修申请后，联系专业维修人员进行维修，维修费用填写《固定资产维修记录表》，单次维修费用超过500元的需报财务部审批。报废与处置固定资产达到使用年限（如电脑5年、办公家具8年）或无法修复时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明报废原因、数量、原值等信息，经行政部、财务部及总经理*审批后处置。报废资产由行政部统一回收，残值收益交财务部入账，台账及时注销。（四）办公用品与固定资产管理表单办公用品需求表部门月份物品名称规格数量用途需求人审批人办公用品领用登记表领用日期物品名称规格数量领用人部门用途审批人固定资产台账资产编号名称规格型号购置日期原值使用部门使用人状态（五）管理注意事项办公用品采购需选择合格供应商，保证质量与价格合理，优先选择定点供应商；固定资产严禁私自外借、挪用或带离公司，确需外借需经总经理*审批并办理借用手续；办公用品领用需按需申领，杜绝浪费，禁止将办公用品私自带回家或用于非工作用途；固定资产使用人离职时，需办理资产交接手续，行政部核对台账无误后方可办理离职；每年年末对固定资产进行全面盘点，保证账实相符，对盘亏资产需追究相关责任人责任。三、印章使用与档案管理标准（一）印章使用管理规范1.适用范围本规范适用于公司公章、合同章、财务专用章、法人章及部门印章的保管、使用及登记管理，保证印章使用的合法性与安全性。2.操作步骤（1）印章保管公司公章、合同章、财务专用章由行政部指定专人（印章管理员）保管，实行“专人专管、专柜存放”，钥匙由印章管理员随身携带，非工作时间锁入保险柜。部门印章由各部门经理*保管，行政部备案印章样章及保管人信息。（2）用印申请与审批用印需填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、用印日期及申请人，附上待用印文件电子版或纸质版。公章、合同章用印需经部门经理、行政主管及总经理审批；财务专用章用印需经财务经理及总经理审批；部门印章用印需经部门经理审批。（3）用印登记与文件存档印章管理员*核对审批通过后，在《印章使用登记表》上记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人及经手人，确认无误后方可加盖印章。用印文件需一份（含原件）交行政部存档，存档期限按档案管理规定执行；合同类文件需同时交财务部备案。3.注意事项严禁在空白纸张、空白合同或未经审批的文件上加盖印章；印章管理员*需核对用印文件内容与审批内容一致，发觉问题及时拒绝用印并上报；印章不得带离公司，确需外带（如外出签约）需经总经理*审批，由2名以上人员共同携带，全程监督使用；印章遗失或损坏需立即报告行政部及总经理*，及时办理挂失或更换手续，并刊登遗失声明。（二）档案管理规范1.适用范围本规范适用于公司在行政、人事、财务、业务等活动中形成的具有保存价值的文件、资料、合同、会议纪要等档案的管理，保证档案的完整性、安全性与可追溯性。2.操作步骤（1）档案分类与立卷档案分为行政类（会议纪要、制度文件、办公用品台账等）、人事类（员工合同、考勤记录、薪酬档案等）、财务类（发票、报销单、财务报表等）、业务类（合同、项目资料、客户资料等）四大类。各部门在文件形成后1周内完成分类整理，按时间顺序、问题类型立卷，填写《档案立卷目录》，注明档案名称、编号、形成日期、页数及保管期限。（2）归档与移交档案需在次年3月底前完成上年度档案归档，由各部门档案员*将档案移交至行政部，填写《档案移交清单》，双方签字确认。行政部对移交档案进行编号、登记，录入《档案总台账，存入档案柜或档案室，档案室需配备防火、防潮、防盗设施。（3）档案借阅与使用员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编号、借阅用途、借阅期限及申请人，经部门经理*及行政部审批后借阅。档案原则上不得带出档案室，确需带出需经总经理审批，借阅期限不超过3个工作日，到期归还时由档案管理员检查档案完整性。（4）档案保管与销毁档案管理员*定期检查档案存放环境，保证档案安全，对受损档案及时修复或复制。对于超过保管期限的档案，由行政部编制《档案销毁清单》，经总经理*审批后，由2名以上人员共同监销，销毁过程记录在《档案销毁记录表》中，销毁后清单存档备查。3.注意事项档案材料需使用耐久性强的纸张书写，禁止使用圆珠笔、铅笔，保证字迹清晰；涉密档案（如财务数据、商业合同）需单独存放，限制借阅权限，借阅需经总经理*审批；档案管理员*需定期对档案进行清点，保证账实相符，发觉问题及时上报；档案借阅者需爱护档案，不得涂改、勾画、拆散、抽换，违者将按公司规定追究责任。四、差旅申请与费用报销规范（一）适用范围本规范适用于员工因公出差（包括国内出差、境外出差）的申请、审批、费用报销及票据管理，保证差旅行为合规、费用合理。（二）差旅申请与操作步骤出差申请与审批员工出差需提前填写《出差申请表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通方式、预计费用及出差目的，经部门经理*审批后报行政部备案。跨省出差或出差时间超过5天，需经总经理*审批；境外出差需提前10个工作日申请，并附上相关审批文件（如邀请函、签证等）。交通与住宿安排员工出差需选择经济合理的交通方式，优先选择高铁、飞机经济舱或公司指定车辆，特殊情况需说明原因并经审批。住宿标准按公司规定执行（如一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚），超标部分需由出差人自行承担（特殊情况需经总经理*审批）。差旅期间管理出差人员需保持通讯畅通，每日向部门经理汇报工作进展；如需变更行程或延长出差时间，需提前向部门经理及行政部申请，经审批后方可调整。出差期间发生的业务费用（如招待费、会议费）需保留原始票据，并在《差旅申请表》中注明用途。费用报销与票据管理出差结束后5个工作日内，员工整理出差票据（如交通票、住宿发票、餐饮发票等），填写《差旅费用报销单》，注明出差时间、地点、费用明细及报销金额，附上《出差申请表》复印件及原始票据。报销单经部门经理审核后，交财务部复核，财务部核对票据真实性、合规性及报销标准，无误后提交总经理审批，审批通过后由财务部安排付款。（三）差旅管理表单出差申请表姓名部门出差事由出发时间返回时间出差地点行程安排交通方式预计费用申请人审批人差旅费用报销单报销人部门出差时间出差地点费用明细（交通/住宿/餐饮/其他）金额票据张数审批人日期（四）注意事项出差申请需提前3个工作日提交，紧急出差可先口头申请，事后补填申请表；交通票据需与行程一致，住宿发票需注明出差人姓名及住宿日期，禁止虚报、冒报费用；费用报销需在出差结束后30天内完成，逾期未报销需向财务部说明原因，特殊情况可申请延期（不超过15天）；出差期间禁止从事与工作无关的活动，禁止违规报销费用，违者将按公司规定严肃处理。五、行政事务应急处理机制（一）适用范围本机制适用于公司行政事务中突发事件的应急处理，包括但不限于会议设备故障、办公用品短缺、自然灾害（如暴雨、地震）、办公场所安全（如火灾、停电）等，旨在快速响应、有效处置，降低突发事件对办公秩序的影响。（二）应急处理操作步骤事件报告与响应突发事件发生后，第一发觉人需立即向行政部及部门经理*报告，说明事件类型、发生时间、地点及影响程度。行政部接到报告后，根据事件严重程度启动相应应急预案（如一般事件由行政主管负责，重大事件由总经理指挥），并在10分钟内通知相关人员到位。应急处置与协调会议设备故障：行政部立即联系技术支持人员（或IT部门*）进行维修，同时准备备用设备（如投影仪、麦克风），保证会议正常进行。办公用品短缺：行政部紧急调用库存物品，若库存不足，立即联系供应商进行紧急采购，优先保障核心部门需求。自然灾害或安全：立即启动疏散预案，引导员工安全撤离至指定区域，同时联系相关部门（如消防、物业）进行救援，事后配合调查并撰写《突发事件处理报告》。事后复盘与改进突发事件处理结束后，行政部组织相关部门进行复盘，分析事件原因、处置过程存在的问题及改进措施，形成《应急处理复盘报告》，报总经理*审批后存档。根据复盘结果，修订应急预案，补充应急物资（如急救包、应急照明、备用电源等），定期组织应急演练，提高员工应对突发事件的能力。（三）应急处理表单突发事件报告表事件名称发生时间发生地点事件类型报告人报告时间事件描述影响程度应急处理复盘报告事件名称：处理时间：