某市科技局会议室管理制度

某市科技局会议室管理制度

第一章总则第一条目的为加强某市科技局会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保各项会议的顺利进行，为全局工作提供有力的会议保障，特制定本管理制度。第二条适用范围本制度适用于某市科技局机关内所有会议室，包括但不限于大型会议室、中型会议室和小型会议室。第三条管理原则会议室的管理遵循统一安排、合理调配、高效使用、安全维护的原则，以满足局内各部门不同类型会议的需求，同时确保会议室设施设备的完好和正常使用。第二章管理职责第一条办公室职责（一）负责全局会议室的统筹管理，制定会议室使用计划和相关管理制度，并监督执行。（二）负责会议室的预订受理、协调安排，确保会议室资源的合理利用。（三）定期对会议室进行检查、维护和清洁，保证会议室环境整洁、设施设备完好。（四）负责会议室设备的采购、更新和报废处理等相关工作。第二条使用部门职责（一）提前按照规定程序预订会议室，准确提供会议相关信息，包括会议时间、参会人数、会议内容等。（二）在使用会议室期间，遵守会议室的各项规定，爱护室内设施设备，如因使用不当造成损坏，应及时报告并承担相应责任。（三）会议结束后，使用部门应及时清理会议现场，保持会议室整洁，关闭电器设备、门窗等，确保安全。第三章会议室预订第一条预订方式（一）使用部门需至少提前[X]个工作日通过内部办公系统或填写《会议室使用申请表》向办公室提出预订申请。申请表应包含申请部门、会议时间、会议时长、参会人数、会议主题等详细信息。（二）紧急会议或临时会议可随时申请，但应在使用前尽量提前告知办公室，以便安排。第二条预订审批（一）办公室收到预订申请后，根据会议室的使用情况进行审核。如申请时间与其他会议安排无冲突，予以批准；如有冲突，办公室应及时与申请部门沟通协调，协助其调整会议时间或安排其他合适的会议室。（二）对于涉及重要领导或重大活动的会议预订，办公室应优先安排，并及时向相关领导汇报。第三条预订变更与取消（一）如因特殊情况需要变更会议时间或取消预订，使用部门应至少提前[X]小时通知办公室，以便及时调整安排。（二）如未提前通知而导致会议室资源浪费，办公室将对使用部门进行记录，并在一定范围内进行通报批评。第四章会议室使用第一条使用规定（一）使用部门应严格按照预订时间使用会议室，不得擅自延长使用时间。如需延长，应提前向办公室申请，经同意后方可继续使用。（二）会议期间，使用部门应保持会议室安静，不得大声喧哗、打闹，以免影响其他部门正常办公。（三）严禁在会议室内吸烟、吃东西、乱扔垃圾等，保持会议室的环境卫生。（四）使用部门不得擅自移动或拆卸会议室的设施设备，如需使用特殊设备或进行设备调试，应提前与办公室联系，由专业人员协助操作。第二条设备使用（一）会议室配备的投影仪、音响、麦克风等设备，使用部门应在专业人员指导下正确使用，确保设备正常运行。（二）使用过程中如发现设备故障，应立即停止使用，并及时通知办公室安排维修。未经许可，不得自行维修或拆卸设备。（三）会议结束后，使用部门应按照操作规程关闭设备电源，整理好相关设备和连接线，确保设备摆放整齐。第三条会议服务（一）办公室根据会议需要，提供必要的会议服务，如会议资料的复印、茶水供应等。使用部门如有特殊服务需求，应提前与办公室沟通。（二）会议服务人员应提前到达会议室，做好会议准备工作，包括调试设备、摆放资料、准备茶水等。会议期间，应随时关注会议进展，及时提供服务。第五章会议室维护与安全第一条日常维护（一）办公室安排专人负责会议室的日常清洁工作，保持会议室地面、桌面、门窗等干净整洁，设备摆放整齐有序。（二）定期对会议室的设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行。如发现设施设备损坏或存在安全隐患，应及时维修或更换。（三）对会议室的装修、家具等进行定期检查，如发现损坏或老化，应及时安排修复或更新，以保持会议室的良好环境和形象。第二条安全管理（一）会议室应配备必要的消防器材，并定期检查维护，确保其处于良好状态。使用部门和人员应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知识。（二）会议期间，使用部门应注意用电安全，不得私拉乱接电线，不得在会议室内使用大功率电器。会议结束后，应及时关闭电器设备电源，确保无安全隐患。（三）加强会议室的门禁管理，未经授权人员不得擅自进入会议室。使用部门在使用会议室时，应妥善保管会议室内的物品和资料，防止丢失或泄密。第六章考核与监督第一条考核机制（一）办公室定期对各部门会议室使用情况进行统计和分析，将会议室使用的规范性、设备维护情况、环境卫生等纳入部门绩效考核指标体系。（二）对于严格遵守会议室管理制度，使用情况良好的部门，给予适当的表彰和奖励；对于违反制度的部门，视情节轻重给予相应的扣分处理，并要求其限期整改。第二条监督检查（一）办公室负责对会议室的使用和管理情况进行日常监督检查，发现问题及时督促使用部门整改。（二）鼓励全局干部职工对违反会议室管理制度的行为进行监督和举报，对于有效举报给