舞蹈家协会文件管理办法制度

舞蹈家协会文件管理办法制度

一、总则1.目的为加强舞蹈家协会（以下简称“协会”）文件管理，确保文件管理的规范化、科学化、系统化，提高文件处理效率，充分发挥文件在协会工作中的作用，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于协会内部各部门、各分支机构以及与协会工作相关的各类文件管理活动。包括但不限于协会日常办公文件、业务文件、会员资料文件、会议文件、上级来文等。3.管理原则遵循统一领导、分级负责、分类管理、安全保密的原则。协会办公室作为文件管理的统筹部门，负责制定文件管理制度和规范，并对各部门文件管理工作进行指导、监督和检查。各部门负责本部门文件的收集、整理、归档和保管等具体工作。二、文件的分类与编号1.文件分类-按来源分类：分为外部文件和内部文件。外部文件包括上级主管部门文件、合作单位来文、会员来文等；内部文件包括协会领导指示、各部门工作报告、通知、决议等。-按性质分类：分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。行政文件涉及协会日常行政管理事务；业务文件围绕舞蹈活动组织、会员服务等业务工作；财务文件涵盖财务预算、报销、审计等相关资料；人事文件包含人员招聘、培训、考核等方面的文件。-按时间分类：分为年度文件、季度文件、月度文件等，以便于按时间顺序进行查阅和管理。2.文件编号-编号规则：文件编号采用“分类代码+年份+顺序号”的格式。分类代码根据文件分类确定，如行政文件代码为“XZ”，业务文件代码为“YW”等；年份采用公元纪年的后两位数字；顺序号为该类文件在当年的流水号，从001开始。-编号示例：一份2024年的行政类第15号文件，编号为“XZ24015”。-编号管理：文件编号由协会办公室统一负责编制和管理，各部门在提交文件时需向办公室申请编号，并确保编号的准确性和唯一性。三、文件的起草与审核1.起草要求-内容准确：文件内容应符合国家法律法规、舞蹈行业规范以及协会章程的要求，主题明确，表述清晰，逻辑严谨，数据准确。-格式规范：文件应采用协会统一规定的格式，包括字体、字号、行距、页边距等。文件标题应简洁明了，准确反映文件主题；正文层次分明，一般采用“一、（一）、1.、（1）”等层次序号。-语言通顺：使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和句子，确保文件易于理解和执行。2.审核流程-部门初审：文件起草完成后，由起草部门负责人对文件的内容、格式、语言等进行初步审核，确保文件质量。审核通过后，在文件上签署审核意见和姓名、日期。-相关部门会签：涉及多个部门业务的文件，需送相关部门会签。会签部门应认真审阅文件，对涉及本部门的内容提出意见和建议。如存在分歧，由起草部门与相关部门协商解决；协商不成的，提交协会领导协调决定。-领导终审：经过部门初审和会签后的文件，报协会领导进行终审。协会领导从文件的政策导向、整体布局、重要事项决策等方面进行审核，终审通过后签署批准意见，文件方可正式印发。四、文件的收发与登记1.文件接收-外部文件接收：协会指定专人负责外部文件的接收工作，通过邮件、快递、传真等方式接收的文件，应及时进行清点、核对，检查文件的完整性和准确性。对于重要文件或紧急文件，应立即通知相关部门或人员。-内部文件接收：各部门之间传递的文件，由接收部门指定人员负责接收，并在文件传递记录上签字确认。2.文件登记-登记内容：对接收的文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、文件名称、来文单位（或部门）、来文日期、密级、份数等。-登记方式：采用纸质登记册和电子登记表格相结合的方式进行登记。纸质登记册应妥善保管，电子登记表格应定期备份，确保登记信息的安全和可查询。-文件分发：根据文件的内容和性质，按照协会领导的批示或既定的分发原则，将文件及时分发给相关部门或人员。分发时应填写文件分发记录，注明文件去向、接收人等信息。五、文件的传阅与办理1.文件传阅-传阅范围：根据文件的内容和重要程度，确定文件的传阅范围。一般情况下，涉及全局性工作的文件应在协会领导班子、各部门负责人中传阅；涉及特定业务的文件，传阅范围可限定在相关业务部门人员。-传阅方式：采用传阅单的方式进行传阅，传阅单上应注明文件名称、编号、传阅人姓名、传阅时间等信息。传阅人应在传阅单上签字并注明传阅时间，不得擅自扩大传阅范围或积压文件。-传阅跟踪：协会办公室负责对文件传阅情况进行跟踪，及时提醒传阅人尽快传阅文件，确保文件传阅的及时性和完整性。2.文件办理-办理要求：各部门收到需要办理的文件后，应按照文件要求和协会领导的批示，在规定的时间内认真办理。办理过程中如有问题或需要协调的事项，应及时与相关部门或协会领导沟通。-办理反馈：文件办理完毕后，承办部门应及时将办理结果反馈给协会办公室或相关领导。反馈内容应包括办理情况、存在的问题及下一步建议等。对于需要回复的文件，承办部门应按照规定的格式和要求进行回复，并经协会领导审核后发送。六、文件的归档与保管1.归档范围凡反映协会工作活动、具有保存价值的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等，均应按照本办法的规定进行归档。具体包括：-协会制定的各项规章制度、工作计划、工作总结等。-上级主管部门的来文、批示等。-协会与外部单位签订的合同、协议等。-会员的入会申请、会员信息资料等。-协会组织的各类活动的策划方案、活动照片、视频等资料。2.归档时间各部门应在每年的第一季度将上一年度形成的文件材料进行整理、分类，向协会办公室移交归档。对于重要活动或紧急任务形成的文件，应在活动结束或任务完成后及时归档。3.归档要求-纸质文件归档：应保证文件的齐全、完整，去除文件上的金属物，按照分类和编号顺序进行装订，编目成册，填写档案盒封面和脊背信息，注明档案类别、年份、起止文件编号等。-电子文件归档：将电子文件存储在指定的存储设备中，按照分类建立文件夹，文件夹命名应与纸质文件分类一致，并为每个电子文件命名，确保文件名能够准确反映文件内容。同时，应建立电子文件目录，记录文件名称、存储路径、形成时间等信息。-照片、音像资料归档：照片应进行编号，并注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；音像资料应标注录制时间、内容简介等，与相关文字材料一并归档。4.保管措施-档案库房建设：协会应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。-档案保管期限：根据文件的性质和重要程度，确定档案的保管期限，一般分为短期（1-5年）、中期（5-10年）、长期（10年以上）。保管期限届满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。-档案借阅制度：建立严格的档案借阅制度，明确借阅流程和审批权限。内部人员因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，经部门负责人和协会领导审批后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。外部单位借阅档案，需持单位介绍信，经协会领导批准后方可借阅。七、文件的保密与安全1.保密制度-密级划分：根据文件内容的敏感程度和重要性，将文件划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密级文件是指涉及协会核心机密、对协会发展有重大影响的文件；机密级文件是指涉及协会重要业务信息、商业秘密等的文件；秘密级文件是指一般性的内部敏感信息文件。-保密措施：对不同密级的文件采取相应的保密措施。绝密级文件应专人保管，严格限制接触范围，存储设备应进行加密处理；机密级文件应存放在专门的保密柜中，借阅需经过严格审批；秘密级文件也应妥善保管，防止信息泄露。-人员保密教育：加强协会全体人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。对违反保密规定的人员，将按照协会相关规定进行严肃处理。2.安全管理-防火防盗：档案库房应配备消防器材，定期进行消防检查，确保消防设施完好有效。安装防盗门窗、监控设备等，加强库房安全防范。-数据备份：对于电子文件，应定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，应建立数据恢复机制，确保在需要时能够及时恢复数据。八、文件的鉴定与销毁1.鉴定工作-定期鉴定：协会办公室应定期组织对档案进行鉴定，一般每三年进行一次。鉴定工作由协会办公室牵头，会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保管期限、价值等进行评估。-鉴定标准：根据文件的历史价值、现实利用价值、是否涉及法律纠纷等因素，确定档案是否仍有保存必要。对于失去保存价值的档案，应予以销毁。2.销毁程序-编制销毁清单：经鉴定需要销毁的档案，由档案管理人员编制销毁清单，详细列出档案的名称、编号、数量、形成时间等信息。-审批签字：销毁清单报协会领导审批，经领导签字同意后方可进行销毁。-销毁方式：对于纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；