档案管理规范及借阅流程范本

档案管理规范及借阅流程范本一、引言档案作为组织运行轨迹、业务开展凭证及历史沿革载体，其规范管理与高效利用直接关系到单位合规运营、知识传承及风险防控能力。为确保档案资源的完整性、安全性与可及性，特制定本管理规范及借阅流程，为档案管理工作提供清晰操作指引与制度依据。二、档案管理规范（一）档案分类原则档案分类需兼顾业务关联性与检索便捷性，结合单位实际场景可采用以下分类逻辑（可按需调整）：业务维度：划分为行政文书类（含制度、会议纪要等）、业务运营类（含项目方案、客户资料等）、财务会计类（含凭证、报表等）、人事管理类（含员工档案、劳动合同等）。时间维度：以年度为核心周期，结合月度、季度阶段性档案，便于追溯特定时期工作轨迹。密级维度：区分公开档案、内部档案、机密档案（需单独建档并采取加密保管措施）。（二）档案整理要求1.归档及时性：业务结束后3个工作日内（或项目验收后15日内），由经办人完成档案初步整理并提交档案管理岗审核；年度档案需在次年1月底前完成集中归档。2.文件完整性：归档文件优先为原件（特殊情况附复印件需注明原因），确保文号、页码、签章等要素完整；电子档案需与纸质档案内容一致，格式为PDF、DOC等通用类型，命名规则为“年度-类别-文件主题-序号”。3.编号与装具：采用“年度+分类代码+流水号”编制档号（如2024-XZ-001，XZ为行政类代码）；纸质档案需使用无酸纸档案盒、档案袋，避免阳光直射与潮湿环境下的物理损坏。（三）档案保管要求1.环境管控：档案库房需满足温湿度恒定（温度14-24℃，相对湿度45%-60%）、防盗防火防潮要求，配备温湿度记录仪、烟雾报警器、灭火器及除湿设备；电子档案需存储于加密服务器，每季度进行异地备份。2.保管期限：根据档案价值划分为永久、30年、10年（或自定义期限），永久档案需长期留存，定期档案到期后启动鉴定程序（见“档案销毁”章节）。3.安全防护：涉密档案需单独存放于密码柜，借阅需双人审批；定期对档案进行防虫、防霉处理，每年开展一次档案清查，核对账实一致性。三、档案借阅流程（一）借阅申请借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明档案名称/档号、借阅用途、预计归还日期（普通档案最长7天，涉密档案最长3天）；申请表需经部门负责人签字确认（跨部门借阅需对方部门负责人会签）。（二）审批流程普通档案：档案管理岗审核申请表，确认档案可借阅性（是否在保管期限内、是否已被借出），审核通过后登记借阅信息。涉密档案：需额外提交《涉密档案借阅审批表》，经分管领导审批后，与档案管理岗签订《保密协议》方可借阅。（三）借阅与使用（四）归还与检查借阅人需在约定日期内归还档案，若需续借，需提前1个工作日提交续借申请（续借期限不超过原期限的50%）；档案管理岗需检查档案完整性（纸质档案是否破损、电子档案是否篡改），确认无误后注销借阅登记；若发现损坏或逾期未还，按《档案违规处理办法》追责。四、注意事项（一）违规处理档案损坏（如纸张霉变、字迹模糊）：借阅人需配合修复，无法修复的需出具情况说明，视情节扣减绩效或承担修复费用。档案丢失：借阅人需立即报备，启动档案补建程序（如重新调取电子备份、联系相关方补签文件），并按单位制度承担相应责任。（二）保密要求涉密档案借阅人需严格遵守《保密法》及单位保密制度，禁止向无关人员透露档案内容；借阅结束后，需清除所有电子档案使用痕迹（如删除临时文件、退出加密系统）。（三）档案销毁1.定期档案到期前6个月，由档案管理岗牵头成立鉴定小组（含业务部门、法务、审计人员），对档案价值进行评估。2.鉴定为“无保存价值”的档案，需编制《档案销毁清册》，经分管领导审批后，采用碎纸、焚烧等方式销毁，销毁过程需双人监销并留存记录。