2026年跨境电商培训公司印章使用审批管理制度

2026年跨境电商培训公司印章使用审批管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司各类印章的申领、保管、使用与销毁流程，明确各环节审批权限与责任，防范印章滥用、冒用等风险，保障公司经营活动合法合规，维护公司资产与声誉安全，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及旗下所有分校/教学点的各类印章管理，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、教学业务专用章（如课程结业证书专用章）、分支机构印章等，不含员工个人名章（个人名章管理参照《财务管理制度》执行）。第三条管理原则印章管理遵循四项原则：一是统一管理原则，公司所有印章由行政部归口管理，分支机构印章需经总公司审批后方可启用；二是审批授权原则，任何印章使用均需按规定流程申请，经对应权限负责人审批，严禁无审批用印；三是专人保管原则，每枚印章指定唯一保管人，保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管责任；四是痕迹可溯原则，所有印章使用均需记录《印章使用登记册》，留存用印文件复印件或扫描件，确保使用过程可追溯。第四条制定依据本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》及公司《行政管理制度》《财务管理制度》制定，若相关法律法规或公司制度调整，本制度同步修订。第二章印章分类与职责分工第五条印章分类公司印章按用途分为五类：一是公司公章，用于对外出具正式文件（如资质证明、对外函件）、签订重要协议（如战略合作协议）等；二是合同专用章，仅用于签订各类业务合同（如学员培训合同、供应商合作合同）；三是财务专用章，用于财务相关业务（如开具票据、银行结算、费用报销审批）；四是法人章，与财务专用章配合使用，用于银行账户操作、票据签章等；五是业务专用章，包括教学业务专用章（用于课程结业证书、学员成绩单盖章）、分支机构印章（用于分支机构日常业务函件）等，仅限指定业务场景使用。第六条行政部行政部为印章管理核心部门，主要职责：每年12月统计公司现有印章，编制《印章管理台账》，明确印章名称、启用日期、保管人、使用范围；负责新印章申请审核与制作，按规定流程对接专业刻章机构，确保印章合规；每季度开展一次印章专项检查，核查印章保管情况、使用登记完整性；负责印章停用与销毁审批，监督销毁过程；组织新入职保管人签订《印章保管责任书》，开展印章管理培训。第七条财务部财务部配合行政部管理财务类印章，职责包括：指定专人保管财务专用章、法人章，确保两章分人保管（不得由同一人保管）；建立财务类印章使用台账，记录每笔用印业务的用途、金额、审批人；每月向行政部提交《财务印章使用月度报表》，配合行政部开展印章检查；财务类印章停用或更换时，需在3个工作日内将旧印章交回行政部，由行政部统一销毁。第八条业务部门各业务部门（含教学研发部、运营部、市场部等）配合印章管理工作：按业务需求申请印章使用，确保用印文件内容真实、合规；用印后及时将文件复印件或扫描件提交行政部归档；发现印章使用异常（如伪造、冒用）时，立即向行政部报告；分支机构业务部门需按总公司要求，定期提交分支机构印章使用情况报告。第九条印章保管人印章保管人承担直接保管责任，主要职责：妥善保管印章，存放于带锁保险柜或抽屉，严禁随意放置；严格按审批流程用印，对不符合规定的用印申请（如无审批、文件内容存疑）有权拒绝；每次用印后立即记录《印章使用登记册》，内容包括用印日期、用印人、用印事由、文件名称、审批人、留存材料情况；保管人因休假、离职等原因需交接印章时，需经行政部审核，与接任人共同办理交接手续，填写《印章交接登记表》。第三章印章启用与使用审批流程第十条印章启用流程新印章启用需经四步审批：第一步，申请部门向行政部提交《印章启用申请表》，说明申请理由、印章用途、使用范围及拟保管人；第二步，行政部审核申请材料，确认需求合理性，若为分支机构印章，需报总公司总经理审批；第三步，审核通过后，行政部对接刻章机构制作印章，新印章需在行政部备案（留存印模）；第四步，行政部组织保管人签订《印章保管责任书》，在《印章管理台账》登记新印章信息，向各部门发布《印章启用通知》，明确新印章使用规则，印章正式启用。第十一条常规用印审批流程常规用印（如日常业务函件、普通合同）按三级流程审批：第一步，用印人填写《印章使用申请表》，说明用印事由、文件名称、份数，附用印文件原件；第二步，用印人所在部门负责人审核，确认文件内容与业务需求一致，签署审核意见；第三步，按印章类型提交对应权限负责人审批（公司公章、合同专用章需行政部负责人审批；财务专用章需财务部负责人审批；业务专用章需对应业务部门负责人审批）；审批通过后，用印人持《印章使用申请表》及文件到保管人处用印，保管人核对审批信息无误后，完成用印并记录《印章使用登记册》，留存文件复印件。第十二条重大事项用印审批流程重大事项用印（如金额超过50万元的合同、对外担保文件、公司资质变更文件）需额外增加审批层级：在常规审批流程基础上，需提交公司分管领导或总经理审批；涉及财务类重大事项（如银行账户变更、大额资金支付相关文件），需同时经财务部负责人与总经理双重审批；审批通过后，用印人需在行政部留存用印文件原件（或扫描件），行政部需在3个工作日内将文件归档至公司重要档案库。第十三条紧急用印审批流程因紧急情况（如紧急合同签订、应急函件出具）需立即用印，且对应审批人无法现场审批时，可启动紧急流程：用印人通过电话、即时通讯工具向审批人说明情况，获取口头同意；用印人持《印章使用申请表》（注明“紧急用印”）及文件到保管人处用印，保管人需记录审批人口头同意的时间、方式；紧急用印后2个工作日内，用印人需补充完成书面审批手续，将审批人签字的《印章使用申请表》交保管人存档，未补充完成的，保管人需向行政部报告。第四章印章保管与使用规范第十四条保管要求印章保管需符合五项要求：一是存放安全，所有印章需存放于带锁保险柜，保险柜钥匙由保管人随身携带，不得转交他人；二是环境适宜，保管环境需干燥、通风，避免印章受潮、损坏；三是专人专管，保管人不得擅自将印章交他人保管，确需临时交接（如休假），需经行政部同意，与接任人办理交接手续并记录；四是外出管理，印章原则上不得带出公司，确需外出用印（如现场签订合同），需提交《印章外出使用申请表》，经行政部负责人审批，由两人共同携带（用印人+保管人），外出期间保管人需确保印章不脱离监管；五是定期检查，保管人需每日核对印章数量，每周清洁印章，确保印章清晰、无损坏。第十五条使用规范用印过程需遵守四项规范：一是内容审核，保管人需核对用印文件内容与《印章使用申请表》一致，确认文件无涂改、内容完整，对存疑文件（如字迹模糊、条款不明确）需暂停用印，联系用印人核实；二是签章位置，印章需盖在文件指定位置（如合同落款处、函件落款日期上方），确保印章清晰、完整，不得盖在空白页或空白文件上；三是份数核对，按《印章使用申请表》注明的份数用印，不得额外增加用印份数，每份文件需逐一盖章，不得批量盖印；四是留存记录，用印后保管人需在《印章使用登记册》记录完整信息（包括用印日期、用印人、审批人、文件名称、份数、留存材料情况），同时留存用印文件复印件（或扫描件），与《印章使用申请表》一并归档，保存期限不少于5年。第十六条禁止性规定印章使用严禁以下行为：一是无审批用印，任何情况下不得未经审批擅自用印；二是空白用印，严禁在空白合同、空白函件、空白纸张上盖章；三是超范围用印，不得超出印章使用范围用印（如用业务专用章签订合同）；四是擅自复制，严禁私自复制印章或制作印章印模；五是泄露信息，保管人不得向无关人员泄露印章保管位置、使用密码等信息；六是擅自销毁，停用印章需交行政部统一处理，不得私自销毁。第五章印章停用与销毁第十七条印章停用情形出现以下情形时，印章需停用：一是公司名称变更、分支机构撤销，对应印章需停用；二是印章损坏、磨损导致签章不清晰，需更换新印章，旧印章停用；三是业务调整，原业务专用章不再使用；四是法律法规或公司制度要求停用的其他情形。第十八条停用流程印章停用按三步执行：第一步，使用部门或保管人向行政部提交《印章停用申请表》，说明停用原因、停用日期，附拟停用印章；第二步，行政部审核停用理由，确认无误后，在《印章管理台账》标注“停用”状态，发布《印章停用通知》，告知各部门该印章不再生效；第三步，行政部将停用印章存放于公司档案库，单独封存，封存期间需定期检查，确保印章完好。第十九条销毁流程停用印章需在停用后1年内销毁，流程如下：第一步，行政部每年1月统计上一年度停用印章，编制《印章销毁清单》，说明每枚印章的停用原因、停用时间；第二步，《印章销毁清单》需经行政部负责人、公司分管领导审批；第三步，行政部组织销毁工作，需有2名及以上工作人员在场（含行政部人员、财务部人员），采用粉碎、熔毁等不可逆方式销毁，销毁过程需拍摄照片或视频留存；第四步，销毁完成后，参与人员在《印章销毁清单》签字确认，行政部将《印章销毁清单》及销毁记录归档，保存期限不少于10年。第六章监督检查与责任追究第二十条监督检查行政部每季度开展一次印章专项检查，检查内容包括：《印章管理台账》与实际印章是否一致，有无遗漏、丢失；《印章使用登记册》记录是否完整，留存材料是否齐全；保管人是否按规定存放印章，有无违规保管行为；用印文件是否符合审批流程，有无无审批用印情况；分支机构印章使用是否符合总公司规定，有无超范围用印。检查结束后5个工作日内，行政部出具《印章检查报告》，对发现的问题提出整改要求，跟踪整改落实。第二十一条责任追究对违反本制度的行为，按情节轻重追究责任：一是轻微违规（如用印登记遗漏、临时交接未记录），由行政部责令整改，对责任人进行口头警告；二是一般违规（如无审批用印但未造成损失、印章保管不当导致轻微损坏），对责任人进行书面警告，扣发当月绩效奖金的10%，保管人需承担印章修复费用；三是严重违规（如空白用印、擅自销毁印章、印章丢失导致公司损失），对责任人给予记过或开除处分，若造成经济损失，需按损失金额的30%-50%承担赔偿责任；涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。第七章附则第二十二条制度修订本制度根据公司业务发展、印章管理需求变化