产品说明书及用户手册编写规范模板

产品说明书及用户手册编写规范模板一、适用范围与典型应用场景本规范适用于各类硬件产品（如消费电子、工业设备、医疗器械等）、软件产品（如应用程序、管理系统工具等）及相关服务类产品的说明书及用户手册编写。典型应用场景包括：新产品上市前，需统一技术文档与用户指导材料的编写标准；产品迭代更新时，对现有手册进行同步修订；企业内部培训，帮助编写人员掌握规范化的内容组织与表达逻辑；第三方合作（如代工厂、外包团队）时，提供统一的编写要求，保证文档一致性。二、编写流程与操作步骤（一）需求分析与规划明确产品定位与目标用户梳理产品核心功能、使用场景（如家用/商用、专业/非专业），分析用户特征（如年龄、技术背景、使用习惯），确定文档的侧重点（如操作指引、安全警示、功能详解）。示例：工业设备用户需重点关注技术参数与维护流程，消费电子产品用户需关注快速上手与常见问题解决。确定文档类型与结构框架根据产品复杂度选择文档类型：单一产品可合并为“产品说明书”，多系列/模块化产品需分册编写（如《快速入门指南》《技术手册》《安全手册》）。框架搭建参考本规范“三、核心内容模块与模板结构”，保证模块完整且符合用户阅读逻辑。（二）资料收集与整理收集技术资料获取产品技术参数、设计图纸、电路图、软件界面截图、测试数据等原始资料，保证数据准确性与时效性。收集用户反馈（如售后工单、用户调研），提炼常见问题与操作痛点，纳入“故障排除”“使用技巧”模块。审核资料合规性确认产品标识（如型号、规格）、安全警示标识符合国家/行业标准（如GB5296.1《消费品使用说明总则》、ISO20607《产品说明书编写指南》）；涉及专利、认证的内容需标注清晰（如“本产品已申请专利：ZL.X”）。（三）内容撰写与优化按模块逐项编写严格遵循“三、核心内容模块与模板结构”中的要点，保证每个模块内容完整、逻辑清晰。示例：“功能说明”模块需按“核心功能→子功能→操作步骤”展开，避免跳步；“安全警示”需按风险等级（高/中/低）分级说明。语言与表达规范使用简洁、口语化语言，避免专业术语堆砌（如需使用术语，需在“附录”中解释）；操作步骤采用“祈使句+序号”（如“1.长按电源键3秒，直至指示灯亮起”），避免歧义；配图/表格需与文字对应，标注清晰（如图1、表1），截图需包含关键界面元素（如按钮、菜单）。（四）审核与修订多轮审核机制技术审核：由产品工程师/技术团队审核技术参数、操作步骤的准确性；用户体验审核：邀请目标用户（如小王、李工）试读文档，确认内容易懂性、步骤可行性；合规审核：由法务/合规部门审核安全警示、标识、认证信息的合规性。修订与反馈建立“审核问题清单”，明确修订内容、责任人及完成时间；修订后需再次审核，直至所有问题闭环。（五）定稿与发布格式统一封面：包含产品名称、型号、版本号、发布日期、编写单位、Logo；页眉/页脚：添加文档标题、页码、公司名称；字体/字号：用宋体五号，标题用黑体（一级标题三号、二级标题四号），行距1.5倍。发布与归档发布格式：根据产品特性选择PDF（通用）、电子书（如epub）、在线文档（如内部知识库）等形式，保证兼容性；归档：文档版本、修订记录、审核报告需统一归档，保存期限不少于产品停产后3年。三、核心内容模块与模板结构（一）基本信息模块模块名称核心内容要点编写要点说明产品名称全称、品牌名称需与产品标识、包装一致型号规格具体型号、配置参数（如尺寸、重量）分项列出，避免遗漏关键参数版本信息文档版本号、修订日期版本号格式建议：V1.0（初始版）、V1.1（修订版）适用范围产品适用场景、兼容设备/系统明确限制条件（如“仅支持Windows10及以上系统”）责任主体生产商、经销商名称及地址地址需完整，避免使用简称（二）产品概述模块模块名称核心内容要点编写要点说明产品简介产品定位、核心价值用1-2句话概括产品用途，如“本设备为家用智能清洁，适用于硬质地板自动清扫”主要特性核心功能列表（3-5项）按重要性排序，突出差异化优势应用场景典型使用环境（如家庭/办公室）结合用户画像，描述具体场景包装清单内含物品名称及数量需注明“以实物为准”，避免纠纷（三）功能说明模块模块名称核心内容要点编写要点说明功能列表分模块列出功能（如基础功能、高级功能）采用“功能名称+简要描述”格式操作指引按功能模块分步骤说明操作流程步骤编号清晰，配关键操作截图参数配置可调节参数（如亮度、温度）设置方法明确默认值、调节范围及注意事项交互说明按钮/图标含义、界面元素指引可附界面图并标注说明（如“①电源键②模式切换键”）（四）安全警示模块模块名称核心内容要点编写要点说明风险等级按危险程度分级（高/中/低）高风险用“⚠️危险”标识，中风险用“⚠️警告”，低风险用“ℹ️注意”预防措施针对风险的规避方法具体可操作，如“禁止在潮湿环境下使用本设备”应急处理高风险应对步骤（如起火、漏电）步骤简洁明确，优先保障人身安全安全标识产品本体警示图标说明图标需符合GB2893《安全色》标准，并解释含义（五）故障排除模块模块名称核心内容要点编写要点说明常见故障按频率排序的故障现象（如无法开机、异常噪音）列出用户反馈率TOP5问题排查步骤分步骤说明排查方法（从简到难）包含“用户自查建议”与“专业检修指引”解决方法针对故障的具体解决方案简单故障可直接解决（如“检查电源连接”），复杂故障建议联系售后联系方式售后服务电话、地址（用*号代替）电话格式：“400-*-”，地址：“省市区路号”（六）维护保养模块模块名称核心内容要点编写要点说明日常维护使用后清洁、存放方法具体操作细节（如“用湿布擦拭表面，避免液体流入”）周期保养定期检查/更换部件（如滤网、电池）明确周期（如“每3个月清理一次滤网”）注意事项维护过程中的禁忌（如“禁止自行拆解设备”）强调非专业人员禁止操作，避免损坏产品（七）附录模块模块名称核心内容要点编写要点说明术语解释专业术语缩写、名词解释按字母顺序排列，便于用户查阅认证信息产品认证标志（如CE、RoHS）及说明标志需清晰，标注认证范围更新记录文档版本修订历史（版本号、修订日期、修订内容）便于用户跟进文档变更四、关键注意事项与质量把控（一）内容准确性技术参数（如尺寸、重量、功率）需与产品实际测试数据一致，误差范围控制在±5%以内；操作步骤需经实际操作验证，保证每一步均可执行，避免“理想化步骤”；安全警示内容需经过风险评估，不得遗漏高风险场景（如高压部件、高温部件）。（二）语言规范性避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，改用“建议”“请”等明确指引；同一术语需统一表述（如“电源适配器”不可交替使用“充电器”）；图文对应，截图需包含关键操作点（如按钮位置、参数设置界面），避免模糊或无关内容。（三）合规性要求产品标识（如型号、生产日期）需符合《产品质量法》要求；安全警示需符合GB5296.1标准，高风险产品需标注“GB4943.1-2021信息技术设备安全”；涉及环保、节能的内容需标注相应标识（如能效标识、绿色产品标识）。（四）用户体验优化文档结构遵循“用户使用逻辑”：先快速上手（如“快速入门”），再深入功能（如“功能详解”），最后故障处理；复杂操作可配视频教程（二维码至内部平台），降低用户理解成本；重点内容（如安全操作、关键步骤）可使用加粗、色块等方式突出显示。（五）版本管理建立文档版本控制表，记录每次修订的“版本号、修订日期、修订人、修订内容”；