企业会议管理制度及模板

企业会议管理制度及工具模板一、制度目的与适用范围为规范企业会议组织流程、提高会议效率、保证会议决策有效落地，减少无效会议成本，特制定本制度。本制度适用于企业各部门、各分支机构组织的各类会议，包括但不限于决策会议、工作例会、项目推进会、专题研讨会等。二、会议类型与职责划分（一）会议类型定义决策类会议：如董事会、总经理办公会、部门负责人例会，需形成明确决议，对企业经营管理或部门工作有重大影响。协调类会议：如项目推进会、跨部门对接会，旨在解决资源调配、流程衔接等问题，明确责任分工。信息类会议：如工作通报会、培训会、分享会，主要传递信息、统一认知或提升团队能力。临时性会议：如突发事件处理会、紧急任务部署会，需快速响应、即时决策。（二）各方职责会议发起部门：负责明确会议目标、提出议题、准备背景材料，并提前向组织部门申请。会议组织部门（如行政部、总经办）：负责协调会议时间、场地、设备，发布通知，收集反馈，并做好会务保障。参会人员：需提前熟悉议题、准备相关材料，按时参会，积极参与讨论，落实会议决议。记录人：由组织部门指定或发起部门安排，负责记录会议要点、决议事项及责任分工，会后整理纪要。三、会议全流程管理规范（一）会议筹备阶段议题与材料提报发起部门需提前3个工作日向组织部门提交《会议申请表》（见模板1），明确会议名称、目标、议题、建议时长、参会人员范围及所需材料。涉及重大决策的议题，需附背景分析、备选方案及风险评估材料，供参会人员提前审阅。时间与场地确认组织部门根据会议重要性和参会人员日程，协调会议时间（优先选择工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00，避免临近下班或周末）。预订场地时需确认：会议室容量、投影设备、麦克风、白板、网络等是否正常，并提前30分钟完成设备调试。会议通知发布至少提前2个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发布正式通知，包含：会议名称、时间、地点、议程、参会人员、需准备材料及联系人。对重要决策类会议，需在通知中标注“需提前反馈意见”，要求参会人员24小时内提交书面建议。（二）会议召开阶段会前准备记录人提前15分钟到场，检查会议材料、签到表、录音设备（如需）。参会人员提前5分钟入场，签到后按指定就座，将手机调至静音或震动模式。会议主持主持人（通常为部门负责人或指定人员）准时宣布开会，重申会议目标及议程，控制会议节奏（每个议题建议不超过30分钟，超时需提醒或另约时间）。发言需围绕议题展开，避免偏离主题；鼓励多人参与讨论，避免少数人垄断发言时间。关键环节把控对决策类会议，需明确表决方式（如举手、投票），记录表决结果并形成书面决议。对协调类会议，需当场明确每个事项的责任人、完成时限及所需资源，避免模糊表述。信息类会议可设置互动环节（如Q&A），保证信息传递到位。（三）会议后续阶段纪要整理与分发记录人需在会后24小时内完成《会议纪要》（见模板2），内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、责任人、完成时限及下一步行动计划。纪要经主持人审核无误后，于次日12:00前分发至所有参会人员及相关领导，并通过系统存档（如企业OA）。决议跟踪与反馈责任部门需在决议时限前3个工作日向组织部门反馈进展情况，未按时完成的需书面说明原因及预计完成时间。组织部门每周整理《会议决议跟踪表》（见模板3），提交至总经理办公会，对逾期未完成的事项进行督办。资料归档会议结束后，组织部门需收集会议通知、签到表、纪要、相关材料等，整理成电子档案（命名格式：会议名称_日期），保存期限不少于3年。四、会议常用工具模板模板1：会议申请表会议基本信息会议名称会议类型（决策/协调/信息/临时）建议召开时间年月日时分建议时长（分钟）建议地点参会部门/人员（附名单）会议目标（简述会议需达成的核心目的，如“确定项目预算方案”）主要议题1.2.3.需准备材料1.《方案》（附件1）2.部门数据报表（附件2）发起部门联系人及电话审批意见部门负责人签字日期组织部门审核（场地/设备可行性）签字分管领导审批签字模板2：会议纪要会议名称：项目推进会会议时间：2023年月日14:00-16:30会议地点：总部3楼第一会议室主持人：*经理（项目负责人）记录人：*助理参会人员：总、主管、专员、工程师（共8人）缺席人员：*（请假，已提前提交材料）一、议题及讨论要点议题1：项目进度滞后原因分析*专员汇报：当前开发阶段完成率仅60%，主要因第三方接口调试延迟（原定7月15日交付，延迟至7月25日）。*工程师补充：接口文档不清晰导致反复沟通，建议后续与供应商签订明确交付协议。讨论结论：进度滞后客观存在，需制定追赶计划。议题2：项目资源调配方案*主管提议：从市场组抽调2名专员协助测试组，预计可缩短3天工期。总强调：需保证市场组日常工作不受影响，抽调人员需经理与市场部*经理共同确认。二、决议事项及行动计划序号决议事项责任人完成时限所需支持1与供应商重新对接接口文档，明确7月20日前交付调试版本*工程师7月18日法务部提供合同模板2市场组抽调2名专员至测试组，经理与经理7月17日前确认人员*经理7月17日人力资源部办理调动手续3制定项目追赶计划表，明确各阶段关键节点*专员7月19日*工程师提供技术支持三、下一步安排下次会议时间：2023年7月21日10:00，地点：线上会议（腾讯会议），议题：追赶计划执行情况复盘。模板3：会议决议跟踪表会议名称决议事项责任部门/人计划完成时间实际完成时间进展说明（正常/延迟/需支持）延迟原因（如延迟）反馈日期项目推进会接口文档确认技术部/*工程师2023-07-182023-07-18正常-2023-07-19项目推进会市场组人员抽调项目部/*经理2023-07-172023-07-18延迟市场部临时紧急任务，需协调1天2023-07-19五、执行保障与纪律要求（一）会议纪律准时参会，不得无故缺席；确需请假的，须提前4小时向主持人及组织部门提交书面请假申请（紧急情况可后补），请假超过3次/季度者，取消年度评优资格。会议期间禁止玩手机、处理与会议无关的工作，或随意走动；如需接听电话，需向主持人示意后离场。未经允许，不得擅自录音、录像或对外泄露会议内容（涉密会议需签署保密协议）。（二）效率优化控制会议数量：能用邮件/即时通讯工具解决的，不召开会议；同类会议合并召开，避免重复讨论。缩短会议时长：例行会议原则上不超过1小时，专题会议不超过2小时，超时会议需提前报分管领导审批。推广无纸化会议：材料提前通过电子版分发，减少纸质打印；会后纪要以电子版为主，确需纸质版的需经领导批准。（三）责任追究对未按时完成会议决议的责任部门，由组织部门发出《督办通知》，连续2次未完成的，在部门绩效考核中扣减相应分数。对因准备不充分（如材料缺失、数据错误）导致会