会议纪要编写与存档模板

会议纪要与存档模板使用指南一、适用会议类型二、编写流程详解（一）会前准备明确会议基本信息：提前获取会议通知，确认会议名称、时间（起止时间）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员名单及缺席人员说明。梳理会议议程：与主持人确认会议核心议题及讨论顺序，明确各议题预计时长，保证记录时能按逻辑顺序梳理内容。准备记录工具：提前准备会议纪要模板（电子版/纸质版），或使用支持实时协作的文档工具（如腾讯文档、飞书文档），方便多人同步记录；若涉及数据展示，可提前准备图表素材备用。（二）会中记录动态跟踪讨论内容：按议程顺序记录，重点关注各议题的“讨论要点”（包括不同参会人的核心观点、分歧意见）、“决议事项”（最终达成的共识或结论）及“行动项”（具体任务、负责人、完成时限）。突出关键信息：对数据、时间节点、责任人等核心信息需准确标注，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期“2024年X月X日前”）。客观记录发言内容：避免加入个人主观判断，以中性语言转述参会人观点（如“*技术部经理提出：需优化系统接口以提升数据传输效率”），若存在争议，需同时记录多方意见。（三）会后整理与审核初稿撰写：会议结束后2个工作日内，根据会中记录整理初稿，保证结构清晰（按议程分段落，行动项单独列表），语言简洁无歧义。信息核对：将初稿与参会人员（尤其是议题负责人）核对，确认决议内容、行动项负责人及时限无误，避免遗漏或偏差。提交审批：审核通过后，由主持人签字确认（电子文档需添加审批备注），最终版同步发送至所有参会人员及相关部门抄送。（四）存档管理分类存储：按“年份-月份-会议类型-会议名称”格式建立文件夹（如“2024-09-周例会-产品规划会”），电子文档统一保存至指定共享服务器（如企业网盘/OA系统），纸质文档需装订后归档至文件柜。权限与追溯：电子文档设置查阅权限（仅参会人员及相关部门可访问），重要会议纪需永久保存，常规会议纪要保存期限不少于2年；若需查阅历史纪要，可通过会议名称、日期或关键词快速检索。三、纪要模板结构会议基本信息会议名称[例如：2024年第三季度产品规划推进会]会议时间[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]会议地点[例如：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号X）]主持人[*总监]记录人[*助理]参会人员[经理、主管、*专员等（按部门/职务列出）]缺席人员及原因[例如：*主管（因出差请假）]会议主题[明确会议核心目标，例如：讨论Q3产品迭代方向及资源分配方案]会议议程与讨论内容议程一：[议题名称]讨论要点[1.市场部反馈：用户调研显示，70%用户希望新增A功能；2.技术部评估：A功能开发周期约2周，需增加2名开发人员]分歧意见[1.运营部认为应优先优化B功能（当前用户投诉率较高）；2.财务部对新增开发人力成本提出疑问]决议事项[优先推进A功能开发，同步启动B功能优化方案调研]议程二：[议题名称]（按实际议程逐项记录，每议程包含讨论要点、分歧、决议）行动项清单序号行动内容1完成A功能需求文档初稿2提交B功能优化调研报告3核算A功能开发人力成本附件清单1.用户调研数据报告（2024Q3）.pdf2.产品功能优先级评估表.xlsx其他说明|[备注：下次会议时间暂定2024年9月20日14:00，地点待通知]|四、关键注意事项内容真实客观：严格按会议实际记录，不添加未经确认的信息，决议内容需经参会人核对无误，避免主观臆断。重点突出明确：行动项需包含“具体任务+负责人+时限”三要素，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述；决议事项需清晰区分“已完成”与“待推进”内容。及时性与规范性：初稿需在会后2个工作日内完成，保证信息时效性；格式统一遵循模板结构，字体、段落等保持规范（如标题加粗、行动项表格化）。保密与归档：涉密会议需标注“保密”字样，限制查阅范围；存档时保证电子文档