人工智能通识 课件 第八章 办公软件实战应用

人工智能通识：新技术与创新实践文件系统基础:数字世界的组织方式PART01WPS文字:排版技巧与自动化模板设计PART02WPS表格:公式函数、数据统计与图表生成PART03目录CONTENTSWPS演示:排版与动态效果设计PART03实践:综合文档处理与数据分析报告制作PART03文件系统基础：数字世界的组织方式01文件系统基础：数字世界的组织方式01文件的基本概念01文件夹的组织结构02文件管理的最佳实践03办公软件中的文件操作04WPS文字：排版技巧与自动化模板设计02WPS文字：排版技巧与自动化模板设计02项目前景优秀的文档排版不仅美观大方,更能提高阅读效率和理解程度。在开始排版之前,了解一些基本原则非常重要。一、文档排版基础与规范02WPS文字：排版技巧与自动化模板设计

1.文档结构与层次一个条理清晰的文档应该有明确的结构层次。WPS文字提供了多级标题功能,可以轻松创建层次分明的文档结构:

•使用“开始”选项卡中的“标题1”“标题2”等样式,为文档建立清晰的层级关系,注意合理使用标题级别,一般不超过三级,避免结构过于复杂,如图8-1所示。图8-1“开始”选项卡02WPS文字：排版技巧与自动化模板设计

•利用“视图”选项卡中的“大纲”功能,可以整体把握文档结构并快速调整。标题样式的使用不仅能美化文档外观,更为自动生成目录、导航和交叉引用奠定基础,如图8-2所示。图8-2“视图”选项卡02WPS文字：排版技巧与自动化模板设计

2.段落格式与对齐方式段落格式直接影响文档的整体美观和可读性,如图8-3所示:

•正文段落通常采用首行缩进2个汉字,行间距设置为1.5倍或固定值(如23磅)。

•标题段落可设置居中或左对齐,并适当增加段前段后间距。

•不同类型内容采用不同对齐方式:正文通常两端对齐,表格标题居中,图片标题居中。02WPS文字：排版技巧与自动化模板设计

3.字体与字号的选择字体与字号的选择应考虑专业性、可读性和一致性,如图8-4所示:

•正式文档中,中文部分可选用宋体、黑体、楷体等,英文和数字部分可选用TimesNewRoman、Arial等。

•标题与正文字号要有明显区别,例如正文小四,一级标题小二加粗。

•在同一文档中,同类元素保持字体字号一致,避免杂乱无章。02WPS文字：排版技巧与自动化模板设计掌握一些高级排版技巧,可以使文档更加专业美观,提升工作效率。二、高级排版技巧01页面设置与分节控制02样式与格式刷的高效应用03自动化目录生成与更新02WPS文字：排版技巧与自动化模板设计表格和图片是文档中常用的信息呈现方式,掌握其排版技巧至关重要。三、表格与图文混排专业表格设计应用表格样式调整表格结构设置对齐方式图文混排技巧010203040502WPS文字：排版技巧与自动化模板设计模板是提高文档制作效率的关键工具,能够确保文档风格的一致性和专业性。四、自动化模板设计与应用模板设计基础1创建与保存模板2自动化元素设置3模板的应用与管理402WPS文字：排版技巧与自动化模板设计除了基本的排版功能,WPS文字还提供了多种提高工作效率的实用工具。五、实用功能与效率技巧1.批注与修订功能2.查找替换与格式统一3.文档保护与安全设置WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成0303数据是表格应用的基础,高效的数据输入与精确的格式设置是后续分析的重要前提。一、数据录入与格式设置WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成数据录入技巧1单元格格式设置2表格样式与美化303WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成公式是由运算符、数据、单元格引用位置、函数等组成的。公式必须以“=”开头,系统将“=”后面的字符串识别为公式。在WPS表格中,我们常说的“公式”不仅仅是函数调用,它还可以是各种表达式的组合。公式的本质是一个运算表达式,由等号开头,用于计算并返回一个值。例如:

•简单数值运算表达式:=A1+B1-C1,表示将A1和B1相加后再减去C1。

•包含函数的表达式:=SUM(A1:A5)/5,表示将A1到A5单元格相加并除以5。

•函数与逻辑判断组合表达式:=IF(SUM(A1:A5)>300,“优秀”,“达标”),用于根据总分判断等级。这类表达式综合使用了常量、运算符、函数调用与单元格引用,是我们日常编制表格逻辑的基础工具。函数是WPS表格的核心功能,掌握常用函数能够实现复杂的数据计算与处理。二、应用公式和函数03WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成01基本计算函数02条件函数03查找引用函数04单元格引用方式03WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成

WPS表格提供了丰富的数据分析工具,帮助用户深入挖掘数据价值。三、数据分析与统计1数据排序与筛选2高级筛选3数据透视表03WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成图表是表格数据的视觉表达,能够直观展示数据特征和趋势,增强沟通效果。四、图表制作与数据可视化基本图表类型01高级图表功能03图表创建与编辑0203WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成掌握一些高级技巧和功能,可以进一步提升WPS表格的应用效率。

1.模板与工作表管理

•创建并保存常用报表模板,包含预设格式、公式和图表,快速应对周期性报表需求。

•使用工作表分组功能(选中多个工作表+右键),实现多表同步编辑,特别适合创建多期相同结构的报表。

•应用工作表保护和单元格锁定,防止重要数据和公式被误修改。

•正确设置打印区域、页眉页脚和打印选项,确保纸质报表的专业呈现。五、高级技巧与效率提升03WPS表格：公式函数、数据统计与图表生成

2.数据导入与共享

•支持从多种来源导入数据,如CSV文件、数据库和网页表格。

•使用外部引用功能在不同工作簿间建立数据链接,实现数据的集中管理和分散使用。

•可将表格导出为PDF、HTML等通用格式,方便与不同系统用户共享。

•利用WPS云文档功能,支持多人协同编辑,提升团队协作效率。通过掌握WPS表格的这些核心功能,同学们将能够高效处理从简单的个人数据到复杂的企业分析各类任务。这些技能不仅适用于学习环境,更是现代职场中不可或缺的专业能力。WPS演示：排版与动态效果设计0404WPS演示：排版与动态效果设计

WPS演示是一款功能完善的演示文稿制作软件,能够帮助用户创建生动有效的演示文稿,用于课堂报告、商业演讲或项目汇报等场景。WPS演示生成的文件,扩展名为.pptx。一个WPS演示由若干张幻灯片及相关联的备注和演示大纲等内容组成。一、演示文稿设计原则一份好的演示文稿不仅信息丰富,更应该视觉吸引力强、逻辑清晰、重点突出。04WPS演示：排版与动态效果设计1.设计原则与注意事项有效的演示文稿应遵循以下基本原则:•简洁明了:每页幻灯片聚焦于一个核心观点,避免信息过载。•视觉层次:通过大小、颜色、位置等元素创建明确的视觉层次,引导观众注意力。•一致性:整套幻灯片在风格、字体、配色等方面保持一致。•可读性:确保文字大小适宜(标题不小于24磅,正文不小于18磅),对比度足够。04WPS演示：排版与动态效果设计2.演示文稿结构设计一份完整的演示文稿通常包含以下部分:•封面:包含标题、演讲者信息和日期。•目录/大纲:概述整个演示的结构和主要内容。•主体内容:按逻辑顺序组织的核心信息。•总结/结论:强化关键信息和行动号召。•问答页:预留给互动环节的页面。设计演示文稿时,可采用“金字塔结构”———先总述,后细节,最后再总结,这种结构符合人类的信息接收习惯,更容易被理解和记忆。04WPS演示：排版与动态效果设计二、主题与模板应用

WPS演示提供了丰富的主题和模板,可以快速创建专业的演示文稿。2.创建和自定义模板1.选择与应用主题04WPS演示：排版与动态效果设计三、内容排版与组织内容是演示文稿的核心,清晰的排版和组织能够有效传达信息。01文本排版技巧02智能对齐与布局03图文混排与版式设计04WPS演示：排版与动态效果设计四、多媒体元素应用多媒体元素能够使演示文稿更加生动丰富,提升受众的参与度和理解度。图片处理与美化1图表与数据可视化2音频与视频嵌入304WPS演示：排版与动态效果设计五、动画与交互效果适当的动画和交互效果可以增强演示的视觉吸引力和信息传递效果。对象动画设计1页面切换效果2交互控件与超链接3高级动画技巧404WPS演示：排版与动态效果设计六、演示技巧与最佳实践除了制作精美的幻灯片,掌握一些演示技巧也很重要。1.演示者视图2.演示文稿导出与分享3.演示技巧与注意事项实践：综合文档处理与数据分析报告制作0505实践：综合文档处理与数据分析报告制作一、实践背景假设你是校园活动满意度调查小组的成员,收集了近期校园活动的参与者反馈。现在需要对数据进行分析,并准备一份完整的报告及演示文稿。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作二、第一阶段:数据处理与分析(WPS表格)步骤1:创建数据表格1.打开WPS表格,创建新工作簿“WPS_活动反馈表”。2.在A1单元格输入“学院”,依次在相邻单元格输入:B1“年级”,C1“性别”,D1“活动类型”,E1“满意度评分(1~5分)”,F1“反馈建议”。3.选中A1至F1单元格,单击“开始”选项卡→“格式”→“设置单元格格式”→“对齐”选项卡,勾选“水平对齐-居中”和“垂直对齐-居中”。4.仍选中表头,单击“开始”→“样式”→“套用表格样式”,选择一个蓝色系的表格样式。其结果如图8-43所示。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-43WPS_活动反馈表05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤2:录入模拟数据为方便练习,我们录入一组模拟数据:1.A2单元格输入“信息学院”,B2输入“大一”,C2输入“男”,D2输入“学术讲座”,E2输入“4”,F2输入“内容充实,但会场略小”。2.继续录入更多数据行,确保包括不同学院(如工学院、文学院、医学院)、不同年级(大一至大四)、不同性别、不同活动类型(如学术讲座、体育比赛、文艺晚会、社团招新)和不同满意度评分。3.至少录入20行数据,以保证分析有意义如图8-44所示。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-44录入数据后表格05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤3:数据整理1.选中所有数据(包括表头),单击“数据”→“排序”→“自定义排序”。2.在弹出的对话框的“选项”中,选择“按列排序”,将“活动类型”选为第一排序关键字,“满意度评分”为第二排序关键字。3.第一关键字的“次序”选择“A~Z升序”,第二关键字选择“降序”,单击“确定”。具体步骤如图8-45所示,结果如图8-46所示。步骤4:基础数据分析1.在当前工作表的右侧空白区域(如H1单元格),输入“活动满意度分析”。2.H2输入“活动类型”,I2输入“平均满意度”,J2输入“参与人数”,K2输入“最高评分”,L2输入“最低评分”。3.在H3单元格输入第一种活动类型名称(如“体育比赛”)。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-45数据整理05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-46整理结果05实践：综合文档处理与数据分析报告制作4.在I3单元格输入公式:=AVERAGEIF(D:D,H3,E:E),计算该活动类型的平均满意度。5.在J3单元格输入公式:=COUNTIF(D:D,H3),统计该活动参与人数。6.在K3单元格输入公式:=MAXIFS(E:E,D:D,H3),查找该活动最高评分。7.在L3单元格输入公式:=MINIFS(E:E,D:D,H3),查找该活动最低评分。8.拖动填充柄向下填充,覆盖所有活动类型。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-47基础数据分析05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤5:创建数据透视表,如图8-48所示。1.选中原始数据区域(A1:F21),单击“插入”→“数据透视表”。2.在弹出的对话框中,选择“新工作表”,单击“确定”。3.在右侧的“数据透视表字段列表”中:(a)将“活动类型”字段拖至“行标签”区域。(b)将“学院”字段拖至“列标签”区域。(c)将“满意度评分”拖至“数值”区域,当前值为计算求满意度总得分,根据需要也可以设置为计算满意度平均值。(d)将“性别”字段拖至“报表筛选”区域4.单击数据透视表,使用“数据透视表工具”→“设计”选项卡,应用一个专业的表格样式。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤6:创建图表,如图8-49所示1.基于第一个分析表格(活动满意度分析),选中活动类型和平均满意度两列。2.单击“插入”→“图表”→“柱形图”,选择“簇状柱形图”。3.图表生成后,单击“图表工具”→“设计”→“添加图表元素”→“图表标题”,输入“各类活动满意度评分对比”。4.使用“图表工具”→“格式”调整图表颜色和样式,使其美观专业。5.再次选中活动类型和参与人数两列数据,单击“插入”→“图表”→“饼图”。6.添加图表标题“活动参与人数分布”,并添加数据标签(百分比)。7.创建第三个图表:选中数据透视表,单击“插入”→“图表”→“柱状图”,生成学院与活动类型的满意度对比图,如图8-50所示。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-48创建数据透视表05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-49创建图表05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤7:保存工作成果1.单击“文件”→“另存为”,选择合适的位置保存文件。2.文件命名为“校园活动满意度调查分析.xlsx”。3.确保所有工作表命名清晰(如“原始数据”“数据分析”“数据透视表”)。图8-50创建图表05实践：综合文档处理与数据分析报告制作三、第二阶段:撰写分析报告(WPS文字)步骤1:创建文档并设置格式1.打开WPS文字,创建新文档。2.设置页面:单击“布局”→“页面设置”,将页边距设为上下2.54cm,左右3.17cm。3.设置字体:全选文档(Ctrl+A),设置默认字体为宋体,小四号字,1.5倍行距。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤2:创建文档结构1.输入报告标题“校园活动满意度调查分析报告”,设置为“标题1”样式,居中对齐。2.按Enter换行,输入“一、调查背景与目的”,设置为“标题2”样式。3.换行输入正文内容,介绍调查的背景、目的和意义(自拟内容)。4.继续创建章节:“二、调查方法与数据收集”(包括调查对象、问卷设计、数据收集方法等)。5.创建“三、数据分析与结果”章节。6.创建“四、结论与建议”章节。7.创建“五、附录”章节。其结果如图8-51所示。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤3:插入图表与数据1.将光标定位在“三、数据分析与结果”章节后。2.按Enter换行,输入“3.1各类活动满意度总体情况”,设置为“标题3”样式。3.换行输入文字描述,然后单击“插入”→“图片”→“来自文件”。4.浏览并选择在WPS表格中创建的柱形图图表(也可通过复制粘贴插入)。5.插入图片后,右键单击图片,选择“设置图片格式”→“版式”→“嵌入型”,调整大小适合页面。6.在图片下方插入图表说明:“图1各类活动满意度评分对比”,如图8-52所示。7.继续添加“3.2活动参与情况分析”和“3.3不同学院满意度差异”小节,分别插入饼图和柱状热力图,如图8-53所示。8.在“3.4关键发现”小节中,插入一个表格总结主要数据发现:(a)单击“插入”→“表格”,创建一个4列5行的表格。(b)设置表头:活动类型、平均满意度、参与比例、主要反馈。(c)填入关键数据分析结果。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-51创建文档05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-52插入图片05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-53插入饼图等05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤4:完善报告内容1.在“四、结论与建议”部分,基于数据分析结果,总结主要结论并提出改进建议。2.使用项目符号列表(单击“开始”→“项目符号和编号”)组织建议内容。3.在“五、附录”部分,插入原始调查问卷样本或完整数据表格。4.回到文档开头,在标题后添加摘要部分,简要概括报告的主要内容和发现。步骤5:生成目录与页码1.将光标定位在摘要与第一章之间,单击“引用”→“目录”→“插入目录”,如图8-54所示。2.在弹出的对话框中,选择合适的目录格式,单击“确定”。3.单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”,选择合适的页码格式和位置。4.设置第一页不显示页码:双击页眉区域,勾选“设置奇偶页不同”和“首页不同”。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-54插入目录05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤6:完成报告并保存1.检查全文格式是否一致、图表是否清晰。2.使用“拼写和语法检查”功能检查文档。3.单击“文件”→“另存为”,将文档保存为“校园活动满意度调查分析报告_完整排版.docx”。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作四、第三阶段:制作演示文稿(WPS演示)步骤1:创建演示文稿并选择模板1.打开WPS演示,创建新演示文稿2.单击“设计”→“主题”,选择一个专业、简洁的主题(“简约蓝”)步骤2:设计封面页,如图8-55所示1.在第一张幻灯片中,输入标题“校园活动满意度调查分析”。2.添加副标题,如“提升校园活动质量的数据分析报告”。3.添加发布日期和团队信息。4.调整文字大小和位置,确保美观且易读。05实践：综合文档处理与数据分析报告制作图8-55WPS演示文稿封面页05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤3:创建目录页1.单击“开始”→“新建幻灯片”,选择“标题和内容”布局。2.输入标题“报告内容”。3.在内容区域输入以下要点(使用项目符号):(a)调查背景与目的(b)数据收集与分析方法(c)主要发现与结果(d)结论与建议(e)问答环节05实践：综合文档处理与数据分析报告制作步骤4:创建背景介绍页1.新建幻灯片,选择适合的布局。2.标题设为“调查背景与目的”。3.简明扼要地列出背景信息和调查目的。4.插入相关图标或简