文档管理归档系统及使用说明

文档管理归档系统及使用说明一、适用业务场景本系统适用于各类组织、团队及个人对日常业务文档的统一管理与规范归档，具体场景包括但不限于：企业行政事务：管理制度、会议纪要、通知公告、合同协议等行政类文档的长期保存与快速检索；项目协作管理：项目方案、需求文档、进度报告、验收材料等全周期文档的版本控制与团队共享；法务合规归档：合同审批文件、法律纠纷材料、合规审查报告等敏感文档的加密存储与权限管控；人力资源文档：员工档案、劳动合同、培训记录、绩效评估等人事资料的分类管理及调阅追溯；知识库建设：技术手册、操作指南、行业报告、经验总结等知识型文档的系统化沉淀与复用。二、系统操作流程（一）账号登录与权限配置登录系统访问系统登录入口（通过组织内部指定平台进入），输入分配的账号及初始密码（首次登录需强制修改密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）；若忘记密码，“忘记密码”，通过预留手机号或邮箱（由系统管理员预先配置）验证后重置，或联系部门负责人及管理员*协助处理。权限确认登录后，右上角显示当前用户身份（如“普通用户”“部门管理员”“系统管理员”），不同身份对应不同操作权限（普通用户可/本部门文档，部门管理员可管理本部门分类及权限，系统管理员可全系统配置及数据维护）。（二）文档与元数据填写文档进入“文档管理”模块，“文档”按钮，支持单文件或批量（批量需压缩为.zip格式，单文件大小不超过50MB，支持格式包括.docx、.pdf、.xlsx、.pptx、.jpg等常用办公格式）；选择本地文件后，系统自动校验文件格式及大小，若不符合要求，提示“文件格式不支持”或“文件大小超限”，需调整后重新。填写元数据成功后，进入“文档信息填写”页面，需完整填写以下字段（带*为必填项）：文档编号：按规则填写（如“部门代码-年份-序号”，示例：“XZB-2024-001”），若未填写，系统自动唯一编号；文档需准确反映文档内容，避免使用“新建文档1”等模糊命名；所属分类：从预设分类树中选择（一级分类如“行政类”“项目类”，二级分类如“制度文件”“会议纪要”），若分类不存在，可联系部门管理员*新增；创建人：自动获取当前登录用户名，不可修改；创建日期：默认为当前日期，可修改为实际文档创建日期；密级：根据文档敏感度选择“公开”“内部”“秘密”（默认“内部”，密级为“秘密”的文档需经部门负责人*审批后方可）；关键词：填写3-5个核心关键词（如“年度总结”“绩效考核”），便于后续检索；备注：可选填，补充文档用途、关联项目等信息。（三）分类归档与目录管理创建/编辑分类部门管理员*进入“分类管理”页面，可新增一级分类（“新增分类”，输入分类名称及排序号，排序号越小越靠前），或为一级分类新增二级分类（选中一级分类后“添加子分类”）；支持编辑分类名称（修改后需确认是否同步更新已归档文档的分类标识）及删除分类（若分类下存在文档，需先清空文档或转移至其他分类）。文档归档并填写元数据后的文档默认暂存“未归档”区，部门管理员*或创建人可将其拖拽至对应分类目录下，或选中文档后“归档至”，选择目标分类；归档完成后，文档状态变更为“已归档”，可在对应分类目录下查看，同时系统记录归档操作人及时间。（四）权限设置与共享协作文档权限配置选中已归档文档，“权限设置”，可添加查看、编辑、权限：查看权限：用户仅可预览文档内容，不可修改或；编辑权限：用户可修改文档内容及元数据，修改后系统自动保存新版本；权限：用户可文档至本地，支持在线预览时或批量。权限对象可选择“指定用户”（搜索并添加用户名）或“部门角色”（如“全体行政人员”“项目组成员”），支持批量配置。共享与协作普通用户需共享文档时，“分享”按钮，分享（可设置有效期及访问密码），通过内部通讯工具发送给协作方；若多人需共同编辑文档，建议使用“在线协作”功能（仅支持.docx/.xlsx格式），实时查看修改痕迹，避免版本混乱。（五）检索与调取文档检索方式关键词检索：在系统首页搜索框输入关键词（支持文档标题、关键词、备注内容模糊匹配），“搜索”即可显示匹配文档列表，按“相关性”“创建时间”“文档标题”排序；分类检索：展开左侧分类目录，逐级目标分类，查看该分类下所有已归档文档；高级检索：“高级检索”，可组合条件检索（如文档类型、创建日期范围、密级、创建人等），缩小检索范围。文档调取检索到目标文档后，文档名称进入详情页，可查看文档元数据、版本历史（若有修改记录）、操作日志（、分享、编辑记录）；支持在线预览（系统内置预览器，无需），或“”保存至本地；密级为“秘密”的文档时需二次验证身份（输入工号及密码）。三、常用登记模板（一）文档信息登记表字段名称填写说明示例文档编号按部门代码-年份-序号规则填写，如“XZB-2024-001”XZB-2024-001文档标题准确反映文档内容，避免使用简称2024年度公司行政管理制度文件名称时的原始文件名（含后缀），如“2024行政制度.docx”2024行政制度.docx所属分类从分类树中选择，如“行政类-制度文件”行政类-制度文件创建人系统自动获取当前用户名，不可修改创建日期文档实际创建日期（格式：YYYY-MM-DD）2024-01-15密级公开/内部/秘密（默认“内部”，密级文档需审批）内部关键词用逗号分隔的核心词汇，便于检索行政,制度,2024存储位置系统自动（如“分类/归档日期/文档编号”）行政类/制度文件/20240115/001备注可选填，说明文档用途、关联项目等适用于公司各部门行政事务管理（二）年度归档清单归档部门归档日期文档总数分类统计（按一级分类）负责人行政部2024-12-30156行政类：80份；项目类：50份；其他：26份项目部2024-12-2889项目类：89份；财务类：0份人力资源部2024-12-2967人力资源类：67份；行政类：0份赵六四、使用规范与提示（一）文档命名与分类规范命名规范：文档标题需简洁明了，避免使用“/”“*”“?”等特殊字符，建议包含日期、主题（如“20240115-项目启动会纪要.docx”）；分类规范：严格按照预设分类树归档，不得随意创建分类或跨级归档，新增分类需经部门管理员审核通过后由系统管理员配置。（二）版本管理与安全控制版本管理：重要文档修改后，系统自动新版本（原版本保留为“历史版本”），可通过“版本历史”查看各版内容及修改人，避免覆盖关键信息；安全控制：密级为“秘密”的文档禁止通过外部分享，仅支持指定用户内部分享；定期修改密码（建议每3个月更换一次），不与他人共用账号，离开电脑时及时退出系统。（三）定期维护与备份定期清理：每月末由部门管理员*清理“未归档”区中的临时文件（如草稿、重复文档），保证系统存储空间高效利用；