销售合同评审及管理工具

销售合同评审及管理工具一、适用场景与价值本工具适用于企业销售业务中合同全生命周期管理，覆盖从合同发起、多部门评审、审批签订到履行跟踪的全流程。具体场景包括：新合同签订前：业务部门需对客户资质、交易条款、法律风险等进行内部评审，保证条款合规、权责清晰；跨部门协作：法务、财务、业务等部门需基于统一标准对合同条款提出专业意见，避免职责交叉或遗漏；合同归档与履约跟踪：对已签订合同进行分类管理，实时监控履行进度，提前预警违约风险，保障企业权益。通过标准化流程和工具模板，可提升合同评审效率、降低法律与财务风险，保证销售业务合规有序开展。二、全流程操作指引步骤1：合同发起与信息录入操作主体：业务员（*）具体操作：业务员与客户达成初步合作意向后，根据《销售合同模板》（见核心工具模板）填写合同基础信息，包括合同编号、双方主体信息（客户名称、统一社会信用代码等）、合同标的、数量、单价、总金额、交货/服务时间、支付方式、违约责任等核心条款；附件：补充客户资质文件（如营业执照复印件、授权委托书）、技术协议、订单确认函等支撑材料；提交至部门负责人审核，确认信息完整性与业务真实性后，流转至评审环节。步骤2：多部门联合评审评审部门：法务部、财务部、业务部、相关业务负责人（如技术、仓储等）评审要点与操作：法务部（法务专员*）：重点审核合同主体合法性、条款法律效力（如违约责任、争议解决方式）、知识产权归属、保密条款等，对法律风险点标注并提出修改建议；财务部（财务经理*）：审核合同金额与定价策略一致性、付款条件（如预付款比例、账期）、开票信息、税务合规性，评估客户信用风险及回款可行性；业务部（业务主管*）：确认合同标的、交付标准、服务周期等与业务需求一致，核查客户需求与合同条款的匹配度；其他部门（如技术部）：涉及技术交付的合同，需审核技术参数、验收标准、售后支持条款的可行性。输出结果：各部门在《合同评审表》（见核心工具模板）中填写评审意见，明确“通过”“修改后通过”“不通过”结论，对修改条款需标注具体调整要求。步骤3：审批与定稿审批层级：根据合同金额及重要性分级审批（示例：10万元以下由业务负责人审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）；操作流程：法务部汇总各部门评审意见，与业务员沟通修改合同条款，形成最终版本；按审批层级逐级提交审批人，审批人确认无误后签字批准；审批通过后，由法务部或行政部加盖合同专用章，合同正式生效。步骤4：签订与分发操作主体：业务员、行政部具体操作：业务员与对方授权代表签订合同，保证签字、盖章完整（若为电子合同，需通过指定电子签章平台签署）；行政部对签订后的合同进行编号登记，复印3份（原件由财务部归档，业务部、法务部各留存1份），同步更新《合同台账》（见核心工具模板）。步骤5：履行跟踪与归档操作主体：业务员、财务部具体操作：业务员按合同约定跟踪交付/服务进度，记录履约情况（如发货时间、验收确认单），及时反馈异常（如客户延迟验收）；财务部根据合同约定跟踪回款，对逾期未付款项发起催收，并记录在《合同台账》中；合同履行完毕（如质保期到期）后，业务员整理合同履行资料（如验收报告、回款凭证），与合同原件一并交财务部归档保存，归档期限不少于10年。三、核心工具模板模板1：销售合同评审表合同基本信息合同编号SR-2024-X客户名称X有限公司合同标的X产品/服务合同总金额（元）X业务员*提交评审日期年月日评审部门/人员评审意见结论签字/日期法务部（*）【示例】第5条违约责任建议明确“逾期付款的日违约金比例”，补充争议管辖约定为“甲方所在地法院”。修改后通过*/–财务部（*）【示例】预付款比例为30%符合公司规定，客户信用评级良好，回款周期可行。通过*/–业务部（*）【示例】交付时间与客户需求一致，技术参数已确认无误。通过*/–分管领导【示例】同意各部门评审意见，按修改后版本执行。批准*/–模板2：销售合同台账合同编号客户名称合同标的签订日期合同金额（元）履行状态（待履行/履行中/已完成/已终止）负责人备注（如异常情况）SR-2024-001X公司X设备2024-03-1550,000履行中*预计4月10日交付SR-2024-002YYY企业X服务2024-03-20120,000已完成*质保期至2025-03-20四、关键风险提示客户资质风险：签订前务必核查客户营业执照、经营范围及履约能力，避免与无合法经营主体或信用不良的客户合作；条款完整性风险：合同中需明确标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心要素，避免条款模糊导致争议；评审时效风险：各部门需在收到合同后2个工作日内完成评审，紧急合同可启动加急流程，保证业务进度不受影响；变更管理