员工入职与离职手续办理清单

员工入职与离职手续办理清单适用场景说明本清单适用于企业人力资源部门、用人部门及员工在员工入职与离职全流程中的手续办理，旨在规范操作、保证信息准确、保障交接完整，同时明确各方责任，提升管理效率。入职场景：新员工通过面试录用后，需完成从入职准备到试用期管理的全流程手续，保证员工快速融入岗位，企业合规用工。离职场景：员工因个人原因或企业需求提出离职时，需完成工作交接、薪资结算、资料归还等手续，保证业务连续性和企业信息安全。入职手续办理流程一、入职准备阶段HR发起入职通知用人部门确认到岗日期后，HR向新员工发送《入职通知书》（含报到时间、地点、所需资料清单、联系人等信息）。内部同步：通知IT部门准备办公设备（电脑、工位、系统权限等），行政部门安排工位、门禁卡、办公用品等。员工准备入职资料新员工按《入职通知书》要求准备资料，包括但不限于：证件号码复印件（正反面）；学历/学位证书复印件；离职证明（如有工作经验）；一寸免冠照片（2张）；银行卡复印件（用于薪资发放，需注明开户行）；社保/公积金转移相关资料（如有）。二、入职办理阶段资料审核与信息登记员工报到当日，HR核对提交资料原件与复印件，确认无误后留存复印件；填写《员工信息登记表》，收集员工紧急联系人、家庭住址、联系方式等个人信息；签署《劳动合同书》（一式两份）、《保密协议》《岗位职责说明书》等文件，明确双方权利义务。入职引导与岗位对接HR带领员工熟悉办公环境，介绍团队成员及部门负责人；用人部门安排导师或直接上级，进行岗位技能培训、公司制度讲解（考勤、绩效、安全规范等）；IT部门协助员工开通企业邮箱、内部系统（如OA、CRM等）权限，配置办公电脑及软件。社保公积金办理HR在员工入职30日内，向当地社保、公积金管理中心办理新增参保手续，保证员工社保权益生效；员工确认社保缴费基数、公积金比例等信息，签字留存《社保公积金缴纳确认单》。试用期跟进试用期内，HR定期与员工及部门沟通，知晓工作适应情况，协助解决困难；用人部门在试用期结束前3个工作日，完成《试用期考核表》，反馈考核结果至HR。三、入职完成阶段HR整理员工入职资料，归入个人档案；发放《员工手册》、工牌、门禁卡等物品，告知使用规范；安排员工参加公司统一入职培训（如企业文化、组织架构、行政制度等）。离职手续办理流程一、离职申请阶段员工提交离职申请员工需提前30日（试用期提前3日）向直属领导提交书面《离职申请表》，说明离职原因及预计最后工作日；直属领导确认离职原因，与员工沟通挽留（如适用），签署意见后转交HR部门。HR审核与离职确认HR核对员工入职时间、合同约定离职期限，确认离职流程合规性；与员工沟通离职意向，解答疑问，同步离职办理流程及注意事项；发放《离职手续办理清单》，明确各环节责任人及截止时间。二、工作交接阶段制定交接计划直属领导与员工共同制定《工作交接清单》，列明交接内容（工作进度、文件资料、客户信息、资产设备等）、接收人及完成时间；交接清单需部门负责人审核确认，保证无遗漏关键事项。执行工作交接员工按清单逐项交接，向接收人详细说明工作要点、待办事项及注意事项；涉及客户资源或重要数据的，需经接收人签字确认交接完成；IT部门协助员工回收办公设备（电脑、手机、门禁卡等），注销系统权限，保证数据安全。交接确认交接完成后，接收人、部门负责人、员工三方在《工作交接清单》上签字确认，交HR部门存档。三、离职结算阶段薪资与补偿结算HR核算员工最后工作日薪资（含试用期工资、绩效奖金等）、未休年假补偿（如有）；若涉及经济补偿，按《劳动合同法》规定计算金额，经员工确认后纳入当月薪资发放。社保公积金停缴HR在员工离职当月办理社保、公积金停缴手续，保证次月不再产生费用；告知员工社保公积金转移流程（如需）。费用报销员工提交未报销的票据，按公司财务制度流程办理报销，HR协助跟进进度。四、资料归还与离职证明归还公司财物员工归还工牌、门禁卡、办公用品、公司文件等财物，行政部门确认无误后签字；如有损坏或遗失，按公司规定处理（需在离职证明开具前完成）。开具离职证明HR在完成所有交接及结算手续后，向员工开具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位名称等信息），加盖公司公章；员工签字确认收到离职证明，双方留存一份。五、后续手续HR更新员工信息系统，标注离职状态，同步至财务、行政部门；整理离职员工档案，按公司规定年限保存；离职后3个月内，HR可进行离职回访（非强制），知晓员工离职原因及改进建议。入职手续办理清单模板类别项目提交材料/说明责任人完成时限基础资料证件号码复印件正反面，需加盖“与原件一致”章员工报到当日学历/学位证书复印件需查验原件员工报到当日离职证明原单位开具，如有工作经验需提供员工报到当日银行卡复印件注明开户行，用于薪资发放员工报到当日合同与协议劳动合同一式两份，双方签字HR、员工入职3日内保密协议涉密岗位必签，明保证密范围与期限HR、员工入职3日内信息登记员工信息登记表含紧急联系人、家庭住址等HR、员工入职3日内社保公积金社保/公积金新增申请表HR填写，员工确认缴费基数HR、员工入职30日内办公与权限系统权限开通申请IT部门根据岗位需求配置IT部门、HR报到当日工位与办公用品领取行政部门根据需求发放行政部门、员工报到当日离职手续办理清单模板类别项目提交材料/说明责任人完成时限离职申请离职申请表提前30日（试用期3日）提交，需部门签字员工、直属领导提交申请当日工作交接工作交接清单列明交接内容、接收人、完成时间员工、接收人、部门负责人最后工作日前5日交接文件与数据原始文件、电子数据、客户信息等员工、接收人最后工作日前3日办公设备与资产归还电脑、门禁卡、公司财物等，行政部门确认员工、行政部门最后工作当日薪资结算最后工作日薪资确认含基本工资、绩效、未休年假补偿等HR、员工离职当日确认费用报销提交未报销票据，按财务流程办理员工、财务部门离职前完成社保公积金社保/公积金停缴申请HR办理，保证次月停缴HR离职当月离职证明离职证明开具注明入职/离职日期、岗位，加盖公章HR、员工完成交接后当日入职办理注意事项资料真实性：员工需保证提交的证件号码、学历等资料真实有效，如有虚假，企业有权解除劳动合同。合同签订：劳动合同需在入职1个月内签订，超期可能面临法律风险；员工需仔细阅读合同条款，确认无误后签字。社保时效：企业需在员工入职30日内办理社保增员，逾期可能导致员工无法享受医保等权益。试用期管理：试用期内HR需定期跟进，部门需及时反馈考核结果，避免超期未转正或违规解除合同。离职办理注意事项离职期限：员工需提前30日书面通知企业（试用期提前3日），擅自离职可能需承担赔偿责任