公司行政会议记录标准化模版

适用会议类型与场景本标准化模板适用于公司各类行政会议的记录工作，包括但不限于：部门周例会、月度工作总结会、跨部门协调会、公司级季度工作会议、专项任务推进会及临时决策会议等。通过统一记录格式，保证会议信息完整传递、决议事项有效落实，为后续工作跟进及历史查阅提供规范依据。会议记录全流程操作指引一、会前准备阶段明确会议核心要素与会议主持人确认会议主题、目标及预期成果（如“明确Q3市场推广方案分工”“解决项目跨部门协作问题”）。确定会议时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、预计时长。梳理参会人员信息列出必参人员（主持人、核心议题负责人）、可参人员（相关部门代表）、列席人员（如实习生、旁听部门同事）。提前1天向参会人员发送会议通知，附议程及需提前准备的资料（如“请各部门提交Q2工作总结PPT”）。准备记录工具电子记录：使用公司统一（如Word/在线协作文档），提前创建文件并命名“会议-日期-记录人”。纸质记录：准备专用会议记录本，标注页码及日期，保证书写清晰。二、会中记录阶段记录基础信息会议开始后，首先填写模板中“会议基本信息”部分，包括会议全称、起止时间、地点、主持人、记录人、参会人员（姓名+部门+职务）、缺席人员及原因（如“-销售部-经理：出差”）。按议程记录核心内容依据会议议程顺序，逐项记录发言要点：发言人观点：提炼核心内容，避免逐字记录（如“-产品部：建议优化用户注册流程，减少步骤至3步以内”）。讨论过程：记录不同意见及共识（如“市场部提出推广预算不足，财务部建议优先分配线上渠道”）。关键数据：涉及数据需准确记录（如“Q2销售额同比增长15%，但客户复购率下降5%”）。聚焦决议与行动项决议事项：明确结论及依据（如“决议：采纳A方案，由产品部牵头，本周五前提交详细执行计划”）。行动项：详细记录“任务内容+负责人+部门+截止时间+所需资源”（如“行动项1：整理用户反馈报告，负责人-客服部，截止时间7月20日，需提供数据支持表”）。记录特殊情况临时动议：记录提出人、内容及处理结果（如“临时动议：增加议题，会后由行政部收集资料，下次会议讨论”）。未决事项：标注“需进一步调研”“下次会议续议”等备注。三、会后整理阶段初稿整理与核对会议结束后2小时内完成初稿，重点检查：信息完整性：参会人员、决议、行动项无遗漏。逻辑一致性：议程顺序与讨论内容对应，无矛盾表述。对存疑信息（如模糊数据、未明确的行动项），及时向相关参会人核实补充。审核与定稿将初稿提交会议主持人审核，重点确认决议准确性及行动项责任划分。根据审核意见修改后，形成定稿（如需修改，注明修改内容及审核人）。分发与归档定稿后24小时内，通过公司内部系统（如OA/企业）分发至所有参会人员及相关部门抄送人。归档要求：电子版保存至公司共享服务器“行政档案-会议记录”文件夹（命名格式：“会议-20230715-记录人”）；纸质版交行政部统一存档，保存期限不少于3年。标准会议记录模板表格一、会议基本信息项目内容会议名称会议时间年月日上/下午时分-时分会议地点（如：301会议室/腾讯会议X）主持人记录人参会人员（姓名+部门+职务，多人分行列出）缺席人员（姓名+部门+职务+缺席原因）会议类型（例会/专项/临时/月度总结等）二、会议议程及主要内容序号议程项发言人（姓名+部门）发言要点/讨论内容决议事项备注1议程一：Q2工作总结赵六-运营部1.用户增长达20%，但活跃度不足；2.建议增加社群运营活动。决议：运营部于7月25日前提交社群活动方案，包含预算及预期效果。需财务部配合审核预算2议程二：跨部门协作问题钱七-技术部1.市场部需求变更频繁，导致开发延期；2.建议建立需求变更审批流程。决议：从下周起，需求变更需提交《需求变更申请表》，经市场部负责人及技术部经理审批后生效。3临时动议：新员工培训孙八-人力资源部计划8月开展新员工入职培训，需各部门推荐1名业务骨干担任讲师。决议：各部门7月22日前提交讲师名单及培训大纲，人力资源部汇总后统筹安排。三、行动项跟踪序号行动内容负责人所属部门计划完成时间实际完成时间完成情况（未完成需说明原因）备注1提交社群活动方案周九运营部2023-07-25附预算表2制定需求变更审批流程吴十技术部2023-07-20OA流程同步3提交新员工培训讲师名单及大纲郑十一人力资源部2023-07-22四、下次会议安排（如有）会议主题：Q3工作计划评审时间：2023年7月28日14:00-16:00地点：301会议室参会人员：各部门负责人、主持人*五、附件清单附件1：Q2工作总结数据表（运营部提交）附件2：需求变更申请表模板（技术部提供）使用关键注意事项信息严谨性：人名、职务、数据等关键信息需与参会人员确认，避免笔误；决议内容不得添加个人主观判断，需客观记录会议结论。重点突出：行动项需单独列表标注，保证“负责人-任务-时间”三要素明确，方便后续跟进；决议事项与讨论内容区分开，避免信息混杂。格式规范：统一使用宋体小四号字，标题加粗，1.5倍行距；表格内内容对齐，序号连续，无空白单元格（如无内容填“-”）。保密管