合同管理流程及审批标准化操作手册

合同管理流程及审批标准化操作手册一、前言为规范公司合同全生命周期管理，防范法律风险与经营风险，提高合同审批效率，保证合同条款合规、权责清晰，特制定本手册。本手册适用于公司各部门及分支机构的所有合同管理活动，涵盖合同起草、评审、审批、签署、履行、变更、解除及归档等环节，旨在实现合同管理的标准化、规范化和精细化。二、适用范围与业务场景（一）适用主体公司各业务部门（如采购部、销售部、市场部、研发部等）、职能部门（如财务部、人力资源部、法务部）及所有涉及合同签订的员工。（二）适用合同类型本手册适用于公司对外签订的所有经济合同，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、技术开发合同、租赁合同、劳动合同（需结合人力资源专项制度）、保密协议等。（三）核心业务场景业务发起场景：部门因采购物资、提供服务、销售产品、合作开发等业务需求，需与外部主体签订合同时。风险控制场景：合同条款涉及法律合规、财务资金、知识产权、商业秘密等风险时，需通过评审流程规避潜在问题。决策审批场景：根据合同金额、重要性及公司授权体系，需由不同层级管理人员审批时。履约跟踪场景：合同签订后，需对履行进度、质量、付款等环节进行监控，保证合同目的实现。三、标准化操作流程与步骤合同管理遵循“事前预防、事中控制、事后改进”原则，分为以下7个核心环节，每个环节明确操作主体、内容及输出成果：（一）合同起草操作主体：业务部门（由具体经办人负责，部门负责人*审核）操作步骤：明确需求：经办人根据业务需求，梳理合同核心要素（如合作主体、标的物、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），收集相关背景资料（如招标文件、往来函件、技术参数等）。选择模板：优先使用公司《标准合同模板库》（由法务部维护），若无对应模板，可参考行业示范文本或自行起草，但需保证条款合规。填写内容：按模板要求填写合同，保证：合作主体信息准确（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；标的物描述清晰（名称、规格、型号、技术标准等，可附附件）；权利义务对等（价款、支付方式、交付/验收标准、违约责任等条款明确）；法律风险可控（争议解决方式、管辖法院、保密条款、知识产权归属等合规）。内部审核：经办人完成起草后，提交至部门负责人*进行初审，重点审核业务需求匹配性、条款完整性及数据准确性。输出成果：《合同（草案）》《合同背景资料汇编》（二）合同评审操作主体：法务部（主导）、财务部、业务部门、相关技术部门（如需）评审标准与分工：评审部门评审重点法务部1.主体资格（对方营业执照、授权委托书等资质是否有效）；2.条款合法性（是否存在无效条款、法律风险）；3.权责对等性（双方权利义务是否明确、公平）；4.争议解决方式（约定管辖是否明确、有效）。财务部1.价款合理性（是否符合市场价格、预算标准）；2.支付方式（资金安排是否可行、是否符合财务制度）；3.税费承担（约定是否清晰、合规）；4.对方资信状况（是否涉及重大债务、失信风险）。业务部门1.业务需求匹配度（是否满足合作目标）；2.技术参数/服务标准（是否符合实际需求）；3.履约可行性（交付/验收时间、地点是否合理）。技术部门1.技术条款（标准、参数、验收方案是否科学）；2.技术支持（是否具备履约技术能力）。操作步骤：发起评审：业务部门通过OA系统提交《合同（草案）》《合同审批单》及评审资料，明确评审部门及节点。并行评审：各评审部门在2个工作日内完成评审，填写《合同评审意见表》，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体理由。意见汇总：法务部收集各评审意见，反馈至业务部门进行修改；若存在重大分歧，由法务部组织召开评审会协调解决。输出成果：《合同评审意见表》《修订版合同（草案）》（三）合同审批操作主体：根据合同金额、类型及公司《合同授权管理办法》确定审批人（部门负责人、分管领导、总经理、董事会等）审批权限划分（示例）：合同类型金额区间审批人采购合同≤10万元部门负责人*10万-50万元分管领导＞50万元总经理*销售合同≤20万元部门负责人*20万-100万元分管领导＞100万元董事会操作步骤：提交审批：业务部门将最终版《合同（草案）》《合同评审意见表》《合同审批单》按审批顺序提交至各审批人。逐级审批：审批人重点审核：评审意见是否落实；审批权限是否符合规定；合同条款是否符合公司战略及利益。审批通过：所有审批人签署“同意”意见后，合同进入签署环节；若审批不通过，退回业务部门重新修订。输出成果：签署完整的《合同审批单》（四）合同签署操作主体：法定代表人/授权委托人、业务部门经办人操作步骤：主体确认：签署前，核实对方签约主体资格（核对营业执照原件、授权委托书，保证授权范围与合同内容一致）。签署方式：纸质合同：双方签字并加盖合同专用章（公章无效），骑缝章齐全；电子合同：通过公司指定的第三方电子签约平台（如e签宝）签署，保证签署人身份真实、意愿真实。文本留存：签署后，业务部门收取对方合同原件至少2份（1份归档，1份交财务/履约部门），同时留存电子版。输出成果：正式签署的合同文本（纸质+电子）（五）合同履行与跟踪操作主体：业务部门（经办人）、财务部、法务部操作步骤：履约计划：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划》，明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），责任到人。进度监控：经办人定期跟踪履约情况，填写《合同履行跟踪表》，记录：标的物交付/服务提供情况；验收结果（需双方签字确认）；付款进度（财务部核对发票、付款凭证）。异常处理：若出现对方违约（如延迟交付、质量不达标）或不可抗力，业务部门应立即书面通知法务部，收集证据（如函件、照片、检测报告），按合同约定协商解决，必要时启动法律程序。输出成果：《合同履行计划》《合同履行跟踪表》《履约异常处理报告》（六）合同变更与解除操作主体：业务部门、法务部、审批人操作步骤：变更申请：因业务需求变化或不可抗力需变更合同时业务部门提交《合同变更申请单》，说明变更原因、变更内容及对合同的影响，附双方确认的《变更协议（草案）》。审批评审：变更流程参照“合同起草-评审-审批”环节，重大变更需重新履行评审程序。签署生效：《变更协议》经双方签署后生效，作为原合同补充文件，与原合同具有同等法律效力。解除流程：需解除合同时业务部门提交《合同解除申请单》，明确解除原因、责任划分及赔偿方案，按审批权限报批后，签订《合同解除协议》，结清债权债务。输出成果：《合同变更申请单》《变更协议》《合同解除协议》（七）合同归档操作主体：业务部门、档案管理部门操作步骤：资料整理：合同履行完毕或终止后，业务部门收集全套资料，包括：合同正本（含附件、变更/解除协议）；《合同审批单》《合同评审意见表》；背景资料（招标文件、往来函件、验收单、付款凭证等）。分类归档：按“合同类型-年度-编号”规则整理，填写《合同归档清单》，移交至档案管理部门。保管期限：根据档案管理规定，明保证管期限（如一般合同保管10年，重要合同保管20年以上或永久保管）。输出成果：《合同归档清单》《合同档案（电子+纸质）》四、常用模板与表单（一）《合同审批单》合同名称编号合同类型□采购□销售□服务□其他______签订日期年月日甲方（我方）名称：_________________________统一社会信用代码：_________________乙方（对方）名称：_________________________统一社会信用代码：_________________合同金额人民币__________元（大写：______）履行期限______年_月_日至______年_月_日业务部门意见经办人：__________部门负责人*：__________（签字）日期：______年_月_日法务部意见_________________________________________________________________________法务专员：__________（签字）日期：______年_月_日财务部意见_________________________________________________________________________财务经理：__________（签字）日期：______年_月_日审批意见分管领导：__________（签字）总经理*：__________（签字）日期：______年_月_日（二）《合同履行跟踪表》合同编号合同名称履行节点计划完成时间实际完成时间完成情况（□正常□延迟□异常）标的物交付______年_月_日__________□□□验收确认______年_月_日__________□□□付款进度______年_月_日__________□□□经办人__________部门负责人*__________（签字）（三）《合同变更申请单》原合同编号变更原因□业务需求变化□不可抗力□对方违约□其他______变更内容_________________________________________________________________________（可附《变更协议》草案）影响说明_________________________________________________________________________业务部门意见部门负责人*：__________（签字）日期：______年_月_日法务部意见_________________________________________________________________________法务专员：__________（签字）日期：______年_月_日审批意见分管领导：__________（签字）日期：______年_月_日五、关键风险控制与操作要点（一）主体资格风险防范措施：签订前核实对方营业执照、授权委托书（非法定代表人签署时）、相关资质证书（如行业许可证），保证签约主体合法有效，避免与分公司、分支机构等无独立承担民事责任能力的主体签约（除非有总公司授权）。（二）条款完整性风险防范措施：合同必须包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等），避免使用“按双方协商”“按惯例”等模糊表述，重要术语需定义明确。（三）审批流程风险防范措施：严禁“先签批后补手续”或“越权审批”，合同必须按权限逐级审批，审批意见需明确具体，避免“同意”等笼统表述；电子合同需保证签署过程可追溯，签署人身份经实名认证。（四）履约监控风险防范措施：业务部门需定期跟踪合同履行，建立《履行异常台账》，对延迟履约、质量瑕疵等问题及