采购与供应商管理操作指南流程工具

采购与供应商管理操作指南流程工具引言采购与供应商管理是企业供应链管理的核心环节，直接影响采购成本、物料质量、交付效率及供应链稳定性。为规范采购业务流程，明确各环节职责，降低运营风险，提升供应商协同效率，本指南提供标准化操作流程与配套工具模板，适用于企业各部门的采购活动及供应商管理工作。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本指南适用于企业所有采购类型的供应商管理活动，包括但不限于：原材料采购、零部件采购、服务采购、办公用品采购等；涵盖供应商全生命周期管理，从引入、评估、合作到退出各环节。（二）典型应用场景新供应商引入场景：当企业因业务扩张、现有供应商产能不足或需引入新技术/新材料时，需通过寻源、审核、评估流程筛选新供应商。常规采购执行场景：针对标准化、高频次采购需求（如生产辅料、办公用品），通过标准化流程完成订单下达、交付验收、付款结算。供应商绩效优化场景：定期对合作供应商的质量、交付、成本、服务等进行评估，针对绩效不佳方制定改进计划或启动淘汰机制。采购合同管理场景：在供应商合作前，通过合同条款明确双方权利义务，规避履约风险；合作中跟踪合同执行情况，保证合规交付。二、标准化操作流程详解（一）新供应商引入全流程目标：筛选资质合规、能力匹配、成本合理的优质供应商，保证供应链源头质量。步骤操作内容责任部门/人输出成果1.需求提出采购部*经理根据生产/业务需求，明确物料/服务规格、技术参数、预估采购量、交付周期等要求，填写《新供应商引入申请表》。采购部*经理《新供应商引入申请表》2.供应商寻源采购专员通过行业平台、展会、同行推荐、公开招标等方式收集潜在供应商信息，初步筛选符合基本资质（如经营范围、产能）的供应商名单（至少3家）。采购专员《潜在供应商名录》3.资质初审采购部联合质量部、技术部对潜在供应商进行资质审核，重点检查营业执照、相关行业认证（如ISO9001）、生产许可证、质量体系文件、过往合作案例（如有）等，形成《供应商资质评估报告》。采购部经理、质量部主管、技术部*工程师《供应商资质评估报告》4.样品/现场审核对通过资质初审的供应商，由技术部负责样品测试（如适用），采购部联合生产部、质量部现场审核供应商生产能力、工艺流程、质量控制点、仓储管理等，填写《供应商现场审核表》。技术部工程师、采购专员、质量部主管、生产部*班长《样品测试报告》《供应商现场审核表》5.商务谈判采购部与供应商就价格、付款方式、交付周期、违约责任、售后服务等条款进行谈判，达成一致后形成《商务谈判记录》。采购部*经理、供应商代表《商务谈判记录》6.合同签订法务部审核采购合同条款（重点审核知识产权、保密、违约赔偿等），保证合规无误后，由采购部与供应商正式签订《采购合同》，双方盖章留存。法务部主任、采购部经理、供应商授权代表《采购合同》（正本+副本）7.系统录入采购专员将新供应商信息（基本信息、资质文件、合同条款等）录入ERP供应商管理系统，分配供应商编码，完成信息建档。采购专员ERP供应商管理系统档案8.试用期评估新供应商合作后3个月内，采购部联合质量部、生产部对其交付准时率、合格率、服务响应速度等进行试用评估，填写《供应商试用期评估表》，评估通过转为正式供应商，否则启动淘汰流程。采购部经理、质量部主管、生产部*主管《供应商试用期评估表》（二）常规采购执行流程目标：高效完成日常采购需求，保证物料按时、按质、按量交付，控制采购成本。步骤操作内容责任部门/人输出成果1.需求提报各部门（如生产部、行政部）根据实际需求填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付日期等，经部门负责人*主任审批后提交采购部。需求部门经办人、部门负责人*主任《采购申请单》（审批完成）2.供应商选择采购专员根据采购需求（如是否为标准品、紧急程度），从合格供应商库中选择1-3家供应商进行询价，对比价格、交期、服务后，确定最终供应商，填写《采购比价记录表》。采购专员《采购比价记录表》3.订单下达采购专员根据确定的供应商信息，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），明确物料信息、数量、单价、总金额、交付地址、交付时间等，经采购部*经理审核后发送给供应商，并确认供应商接收。采购专员、采购部*经理《采购订单》（系统+供应商确认回执）4.交付跟踪供应商按订单要求交付物料后，采购专员在ERP系统中跟踪物流信息，提前通知需求部门准备收货；如遇延迟，及时与供应商沟通协调，保证交付。采购专员《物流跟踪记录》5.验收入库需求部门协同质量部对到货物料进行验收：核对物料名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观、包装是否完好，必要时进行质量检测（如送检），填写《物料验收单》。需求部门经办人、质量部*检验员《物料验收单》（合格/不合格）6.付款结算财务部根据《采购订单》《物料验收单》《供应商发票》等单据，核对无误后安排付款；如物料不合格，根据合同条款暂扣款项，要求供应商整改或退货。财务部*会计、采购专员《付款审批单》《供应商对账单》（三）供应商绩效评估流程目标：客观评价供应商合作表现，识别优势与不足，驱动供应商持续改进，优化供应商结构。步骤操作内容责任部门/人输出成果1.评估周期确定采购部每年末制定下一年度供应商绩效评估计划，明确评估周期（季度/半年度/年度）、评估对象（所有合作供应商）、评估维度及权重。采购部*经理《供应商绩效评估计划》2.数据收集采购部联合质量部、生产部、财务部收集供应商评估周期内的相关数据：交付准时率（生产部）、来料合格率（质量部）、价格竞争力（采购部）、服务响应速度（需求部门）、付款及时率（财务部）等，填写《供应商绩效数据收集表》。各部门数据提供人、采购专员《供应商绩效数据收集表》3.指标计算与评分采购部根据预设评分标准（如交付准时率权重30%，来料合格率权重40%，价格竞争力权重15%，服务响应权重10%，付款及时率权重5%）计算供应商综合得分，划分等级（优秀≥90分，良好80-89分，合格70-79分，不合格＜70分）。采购专员《供应商绩效评分表》4.结果反馈与改进采购部将评估结果（评分、等级、改进建议）书面反馈给供应商，对优秀供应商给予表扬（如增加订单份额、优先合作），对合格供应商要求提交《改进计划》，对不合格供应商启动淘汰程序（如发出《供应商淘汰通知函》）。采购部*经理、供应商对接人《供应商绩效反馈函》《改进计划》《供应商淘汰通知函》5.档案更新采购专员将评估结果、改进记录、淘汰原因等更新至ERP供应商管理系统，形成动态供应商绩效档案。采购专员ERP供应商绩效档案三、配套工具模板（附示例）（一）《供应商资质评估表》适用场景：新供应商引入资质初审阶段字段说明：包含供应商基本信息、资质文件清单、生产/服务能力、质量体系、财务状况、行业口碑等维度，各维度设置“符合/基本符合/不符合”评价及备注。示例：供应商名称*科技有限公司统一社会信用代码91110108联系人*先生联系电话138（虚拟）注册地址北京市区路号生产地址北京市区路号评估维度评估内容证明材料评价结果基本资质营业执照在有效期内，经营范围包含所需物料生产营业执照复印件符合行业认证持有ISO9001:2015质量管理体系认证认证证书复印件符合生产能力拥有3条生产线，月产能≥100吨，设备运行正常现场审核照片+产能说明基本符合财务状况上年度营收5000万元，无重大诉讼审计报告+承诺函符合（二）《采购申请单》适用场景：各部门常规采购需求提报字段说明：包含需求部门、申请日期、物料名称、规格型号、单位、需求数量、用途、期望交付日期、预算金额、审批意见等。示例：申请部门生产部申请日期2024-03-15物料名称A型密封圈规格型号Φ50*10mm单位个需求数量1000用途产线设备维修期望交付日期2024-03-20预算金额5000元审批意见部门负责人*主任：同意，按流程采购。（三）《供应商绩效评分表》适用场景：供应商周期性绩效评估字段说明：包含供应商名称、评估周期、评估维度（交付、质量、价格、服务、付款）、权重、得分、综合评分、等级、改进建议等。示例：供应商名称*精密零件厂评估周期2024年Q1评估维度权重实际表现得分交付准时率30%95%（延迟2次，均在24小时内解决）28.5来料合格率40%98%（不合格批次已退换）39.2价格竞争力15%低于市场均价3%15服务响应速度10%投诉响应时间≤2小时9付款及时率5%按合同约定付款5综合评分100%——96.7等级优秀————改进建议保持现有交付质量，优化小批量订单交付周期。————（四）《采购合同关键信息表》适用场景：采购合同签订前信息核对字段说明：包含合同编号、签订日期、供应商信息、采购物料/服务清单、价格条款、交付条款、付款方式、违约责任、保密条款、合同有效期等。示例：合同编号CG-202403001签订日期2024-03-10供应商名称*科技有限公司供应商地址北京市区路号物料清单规格型号单位数量B型原材料100*200mm吨10交付条款2024-03-30前交付至公司仓库，运费由供应商承担————付款方式验收合格后30天内支付全款，电汇————违约责任逾期交付按日收取0.5%违约金；质量问题无条件退换并赔偿损失————四、关键风险控制与操作要点（一）资质审核风险控制要点：新供应商资质审核必须“三证合一”（营业执照、税务登记证、组织机构代码证，或统一社会信用代码），行业特殊资质（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）需原件审核，留存复印件加盖公章；对供应商提供的过往案例、客户推荐信息需交叉验证，避免虚假信息。责任：采购部对资质材料真实性负责，质量部/技术部对行业认证有效性负责。（二）价格谈判风险控制要点：大宗或非标采购需采用公开招标或竞争性谈判，至少邀请3家合格供应商参与；谈判过程需留存书面记录（如报价单、比价表），避免单一来源定价；价格需参考市场均价及历史采购数据，保证合理性与成本可控。责任：采购部负责谈判组织，财务部负责价格合理性审核。（三）合同条款风险控制要点：合同条款需明确“质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任、知识产权归属、保密条款”等核心内容；法律风险较高合同（如金额超10万元、长期合作合同）需经法务部审核，必要时聘请外部律师参与；合同签订需双方加盖公章或合同专用章，自然人签约需提供身份证件。责任：采购部负责合同条款拟定，法务部负责合规审核，总经理负责最终审批。（四）供应商沟通风险控制要点：与供应商的重要沟通（如需求变更、质量问题反馈、投诉处理）需通过书面形式（邮件、函件）确认，避免口头承诺；建立供应商定期沟通机制（如季度例会），及时解决合作问题，维护良好合作关系。责任：采购专员负责日常沟通记录，采购部*经理负责重大问题协调。（五）数据记录完整性风险控制要点：采购全流