企业档案管理制度模板档案分类与归档流程覆盖版

企业档案管理制度模板（档案分类与归档流程覆盖版）第一章总则1.1制度目的为规范企业档案管理，保证档案的完整性、真实性和安全性，提高档案利用效率，防范档案管理风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业各部门（含子公司、分支机构，下同）在业务活动中形成的有保存价值的各种形式档案，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物档案等。1.3基本原则档案管理遵循“分类科学、归档及时、保管规范、利用安全、责任到人”的原则，保证档案管理全流程可控、可追溯。第二章档案分类标准体系2.1分类依据结合企业组织架构、业务类型及文件特点，采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。2.2具体分类类别2.2.1综合管理类包含企业行政、人事、财务（非业务类）、审计、法务等综合管理职能文件，具体行政管理：公司章程、股东会决议、董事会纪要、内部管理制度（如考勤、办公规范）、会议记录（年度/季度/专题）、重要请示批复等；人力资源管理：员工名册、劳动合同、入职离职手续、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利方案（非个人部分）、职称评定材料等；财务审计：年度财务报告、审计报告、税务登记证、银行开户许可证、财务制度（非业务核算类）等；法务事务：合同模板、知识产权证书（商标、专利）、法律纠纷相关材料、合规文件等。2.2.2业务运营类包含企业主营业务相关的各类文件，按业务板块细分：市场营销：市场调研报告、营销方案、客户资料（非敏感信息）、招投标文件、广告宣传材料等；销售管理：销售合同、订单记录、发货单、客户反馈、销售业绩报表等；供应链管理：采购合同、供应商资质文件、入库单、出库单、物流单据等；生产运营：生产计划、工艺流程文件、质量检测报告、设备台账、安全生产记录等。2.2.3项目管理类针对企业立项的各类项目（如研发项目、基建项目、改扩建项目等），按项目全生命周期归档：立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目计划书等；实施阶段：项目合同、会议纪要、进度报告、变更申请、验收材料等；结题阶段：项目总结报告、成果鉴定材料、审计报告、项目资料移交清单等。2.2.4科技与信息化类包含技术研发、信息系统建设、数据管理等文件：技术研发：研发项目立项书、实验记录、技术图纸、专利申请材料、成果转化文件等；信息化建设：信息系统需求文档、设计方案、测试报告、上线验收记录、系统运维日志等；数据管理：数据标准规范、数据采集记录、数据备份日志、数据安全管理制度等。2.2.5实物与声像类包含企业获得的荣誉奖杯、牌匾、印章、具有纪念意义的实物，以及照片、录音、录像等声像资料：实物档案：荣誉证书（原件/复印件）、印章（废止印章）、纪念品、模型等；声像档案：重要活动照片（附拍摄时间、地点、人物说明）、会议录音录像、产品演示视频等。第三章归档操作流程详解3.1文件收集阶段3.1.1收集责任主体各部门负责人为部门文件收集第一责任人，指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件日常收集；项目归档由项目负责人牵头，项目组成员配合，在项目各阶段及时收集相关文件。3.1.2收集范围与时间要求日常文件：在文件办理完毕后3个工作日内，由兼职档案管理员*收集至部门临时档案盒；项目文件：在项目立项、实施、结题各阶段完成后5个工作日内，收集阶段成果文件；专项文件（如年度总结、审计报告）：在文件形成后7个工作日内完成收集。3.1.3收集要求保证文件原件（如无原件，需注明“复印件”并加盖部门公章）、签署完整、字迹清晰；电子文件需为最终版本，格式为通用格式（如PDF、DOC、XLS等），重要电子文件需同时保存纸质版；声像档案需标注拍摄时间、地点、事件、人物及拍摄人信息，并附文字说明。3.2文件整理阶段3.2.1整理标准排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，如会议纪要按会议时间排序，合同按签订日期排序；编页：纸质文件采用阿拉伯数字连续编页（正面页右下角，背面页左下角），装订成册的文件需加盖编页章；装订：左侧装订，对无法装订的（如照片、图纸）采用专用文件夹或档案盒存放，避免折叠、涂改。3.2.2整理工具使用统一规格的档案盒（长310mm×宽220mm×厚30mm-50mm），盒面标注“部门名称-档案类别-年度-起止文号”；电子文件整理后存储至企业指定服务器，按“部门/类别/年度/文件名”建立文件夹层级。3.3档案鉴定阶段3.3.1鉴定主体由档案管理办公室（或综合管理部）牵头，组织业务部门负责人、档案管理员*组成鉴定小组，对文件价值进行评估。3.3.2鉴定标准永久保存：公司章程、股东会/董事会决议、年度财务报告、重要合同、专利证书、重大荣誉材料等；长期保存（10-30年）：项目文件、管理制度、员工劳动合同、审计报告等；短期保存（10年以下）：日常通知、会议记录（非重要）、临时性业务单据等。3.3.3鉴定流程兼职档案管理员*对收集的文件进行初步筛选，填写《档案价值鉴定表》（见表3-1）；鉴定小组对《档案价值鉴定表》进行审核，确定保管期限及是否销毁；对无需保存的文件，由鉴定小组双人监销，并填写《档案销毁清单》（见表3-2），销毁记录永久保存。3.4档案归档阶段3.4.1归档时间年度归档：每年第一季度（1-3月），各部门完成上一年度档案整理并移交至档案室；项目归档：项目结题后1个月内，完成项目档案整理并归档。3.4.2归档流程部门预归档：兼职档案管理员*整理本部门档案，填写《文件归档清单》（见表3-3），经部门负责人审核签字；档案室接收：档案管理员*核对《文件归档清单》与档案实物，检查文件完整性、规范性，确认无误后签字接收；系统登记：将档案信息录入企业档案管理系统，包括档案编号、名称、类别、保管期限、存放位置等，唯一档案号（规则：部门代码-类别代码-年度-流水号，如“BG-01-2023-001”）；上架存放：纸质档案按档案号顺序排列于档案柜，电子档案至服务器对应文件夹，保证存放有序、易于检索。3.5档案移交阶段3.5.1移交情形部门撤销或合并时，所有档案由原部门移交至承接部门或档案室；员工离职时，其经手未归档文件需移交至部门兼职档案管理员*；档案管理员*岗位变动时，需办理档案管理交接手续，填写《档案移交签收表》（见表3-4）。3.5.2移交要求移交双方需当面清点档案数量、核对档案信息，确认无误后在《档案移交签收表》上签字；档案移交后，档案管理员*需在档案管理系统中更新档案存放位置及责任人信息。第四章档案保管与利用4.1档案保管要求存放环境：档案室需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防磁设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；定期检查：档案管理员*每季度对库存档案进行一次清点，检查档案有无损坏、丢失，发觉问题及时处理；电子档案备份：电子档案需定期（每月）进行本地备份和云端备份，重要数据需异地存放，保证数据安全。4.2档案利用规范查阅权限：企业员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》（见表3-5），经所在部门负责人签字后，档案管理员*予以提供；查阅要求：查阅档案需在档案室指定区域进行，严禁涂改、勾画、抽取、撤换档案，严禁擅自复制（需复制的，经档案管理部门负责人批准）；借阅流程：档案原则上不借出档案室，确因特殊需要借阅的，需经分管领导批准，借阅期限不超过3个工作日，到期归还时需检查档案完整性。第五章管理规范与风险防控5.1责任追究对未按规定及时归档、伪造或损毁档案、擅自提供或泄露档案信息的部门或个人，视情节轻重给予通报批评、经济处罚直至纪律处分；因档案管理不当造成企业损失的，追究相关人员赔偿责任。5.2培训与考核企业每年组织至少一次档案管理培训，内容包括制度解读、分类标准、归档流程等，保证各部门人员掌握档案管理要求；档案管理纳入部门年度绩效考核，对档案管理规范的部门给予表彰，对不规范的部门扣减相应绩效分数。5.3制度更新本制度由档案管理办公室负责解释，每年根据企业业务发展及法律法规变化进行修订，修订后经总经理办公会审议发布。第六章附则本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。本制度未尽事宜，由档案管理办公室另行制定补充规定。模板表格表3-1档案价值鉴定表部门名称文件名称文件编号形成日期初步保管期限鉴定小组意见最终保管期限备注鉴定小组签字：日期：表3-2档案销毁清单部门名称档案号文件名称销毁原因销毁日期监销人销毁人备注部门负责人签字：日期：表3-3文件归档清单部门名称归档年度档