行政文件归档及管理制度手册

行政文件归档及管理制度手册一、总则（一）目的与依据为规范公司行政文件的形成、收集、整理、归档及管理工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及公司《行政管理办法》，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门（含分支机构）在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文件、电子文件及声像资料，包括但不限于制度类、会议类、合同类、证照类、人事类、财务类（非涉密）等行政文件。二、行政文件归档范围与分类规则（一）归档范围制度规范类：公司发布的各项管理制度、流程文件、通知公告、红头文件等；会议管理类：各类会议纪要、会议议程、参会人员名单、会议决议、会议记录（含录音/录像整理稿）；合同协议类：行政类合同（如办公场地租赁、采购合同）、服务协议、合作意向书及附件；证照资质类：公司营业执照、各类许可证、资质证书、年检报告、变更登记材料等；人事管理类：员工花名册、劳动合同、离职证明、培训记录、奖惩文件、社保公积金缴纳证明；行政管理类：固定资产台账、办公设备采购清单、车辆管理档案、后勤服务合同、安全检查记录；声像电子类：公司活动照片、视频、录音（重要会议、庆典等）、电子公文（含OA系统审批记录）、扫描件（需与纸质文件一致）。（二）分类规则采用“年度-问题-机构”三级分类法，具体一级分类（年度）：以文件形成自然年度为单位，如“2024年”；二级分类（问题）：按文件性质分为“制度规范”“会议管理”“合同协议”“证照资质”“人事管理”“行政管理”“声像电子”7大类；三级分类（机构）：按文件形成部门细分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”等。示例：2024年行政部形成的“2024年办公采购管理办法”档案编号为“2024-制度规范-行政部-001”。三、行政文件归档操作流程详解（一）文件收集与预归档责任主体：文件形成部门为第一责任人，部门指定专人（如经理或专员）负责本部门文件收集；收集时间：文件办理完毕后3个工作日内完成初步收集；收集要求：纸质文件：需为正式版本（加盖公章或签字确认），字迹清晰、无破损，附件齐全；电子文件：格式为PDF、Word、Excel等通用格式，命名规范为“文件名-文号-形成日期”（如“2024年办公采购管理办法-行政办〔2024〕5号-20240315”）；声像资料：需标注拍摄时间、地点、内容说明，刻录光盘或存储至公司指定服务器。（二）文件整理与编号排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，如会议纪要按会议日期排序，合同按签订日期排序；去除夹带物：剔除文件中的回形针、大头针等金属物，避免损坏文件；编号：依据“三级分类规则”编制档案编号，使用铅笔在文件右上角标注，电子文件编号需与纸质文件一致；装订：纸质文件采用左侧装订，超过20页的加装卷皮，卷皮注明档案名称、编号、年度、部门、页数。（三）编制归档目录目录内容：包括序号、文件标题、文号/编号、形成日期、页数、保管期限、备注等字段；编制要求：纸质目录：一式两份（部门留存一份、移交行政部一份），使用黑色水笔或电脑打印，字迹工整；电子目录：使用Excel表格编制，与纸质目录内容一致，存储至“档案管理-归档目录”文件夹。（四）移交与接收移交时间：每季度最后一个月25日前，各部门向行政部档案管理员（档案管理员）完成本季度文件移交；移交流程：移交部门填写《行政文件移交清单》（见附件1），注明文件数量、类型、编号等信息；双方共同核对文件数量、完整性，确认无误后在移交清单上签字（移交人、接收人各执一份）；纸质文件交行政部档案室保管，电子文件至公司档案管理系统。（五）审核与入库审核内容：行政部档案管理员对移交文件进行审核，重点检查文件完整性、分类准确性、编号规范性；问题处理：对不符合要求的文件，退回移交部门3个工作日内整改；审核通过后，档案管理员在归档目录上标注“已归档”及日期；入库保管：纸质文件按档案编号顺序装入档案盒，标注档案盒名称（如“2024年行政部制度规范类档案”），存入档案柜；电子文件备份至公司服务器及移动硬盘，保证数据安全。四、常用归档管理表格模板附件1：行政文件移交清单序号文件标题文号/编号形成日期页数保管期限备注12024年考勤管理制度行政办〔2024〕3号2024-02-108长期含附件2份2一季度办公会议纪要办会纪〔2024〕5号2024-03-201210年附签到表…移交部门：__________________移交人：__________________日期：__________________接收部门：行政部接收人：__________________日期：__________________附件2：行政文件分类编号规则表一级分类（年度）二级分类（问题）三级分类（机构）编号规则示例2024年制度规范类行政部2024-制度规范-行政部-0012024年会议管理类人力资源部2024-会议管理-人力资源部-0052024年合同协议类财务部2024-合同协议-财务部-012附件3：档案借阅申请表借阅人姓名所在部门借阅日期归还日期某员工市场部2024-04-102024-04-17借阅档案名称《2024年市场推广方案》文号：市推〔2024〕8号档案编号：2024-制度规范-市场部-003借阅原因项目方案参考是否复印/摘录□否□是（复印件___页）部门负责人审批______________（签字）档案管理员审批______________（签字）五、关键管理要点与风险提示（一）归档时效管理年度归档：次年1月31日前完成上一年度所有文件归档，由行政部牵头组织各部门联合检查；专项文件：重大项目、重要活动形成的文件，需在项目结束后15日内完成归档。（二）保密与安全涉密文件（如未公开的财务数据、战略规划）需单独存放，按公司《保密管理制度》管理，借阅需经总经理*审批；档案室需配备防火、防盗、防潮、防虫设备，定期检查（每季度1次），保证环境适宜（温度14-24℃，湿度45-60%）；电子档案需加密存储，定期备份（每月1次），防止数据丢失或泄露。（三）档案利用与销毁借阅档案需填写《档案借阅申请表》（附件3），经部门负责人及档案管理员审批，借阅期限不超过7天（特殊情况可续借）；档案销毁需由行政部鉴定保管期限，对到期无保存价值的文件编制《档案销毁清单》，经分管领导*审批后，由2人以上共同监销，并在销毁清单上签字确认，禁止私自销毁。（四）责任追究未按时归档、文件丢失或损毁的，视情节轻重对部门责任人处以500-2000元罚款；私自复制、外传涉密档案或造成泄密事件的，按《保密管